İşinizle ilgili “ önce dijital ” yaklaşımını benimsemeniz, işbirliğini geliştirerek çalışma ortamında verimliliği artıracaktır. Bunun için verilerinizi dijitale taşımanız önemli.
Paul Mah
İlk zamanlar bir pazarlama sloganı gibi duran, tarif etmesi zor kağıtsız ofis konsepti, önümüzdeki dönemde beklenmeyen bir gelişme olmaması halinde artık tam olarak şekillenebilir. Eski süreçlerle ilgilenmek zorunda kalmayan daha fazla sayıda küçük ölçekli işletme ve girişim, BYOD uygulamaları ve bulut servisleri denizine daha fazla aşina olarak, tamamen dijitale dönüşen ekosistemlerinde kağıt çıktı almaktan sessiz sedasız bir şekilde vazgeçiyor.
Ekoloji ve “yeşil” olma endişelerinin yanında, işbirliği ve üretken olma isteğinin de dijital ofis konseptinde güdüleyici unsurlar arasında yer alıyor olması sürpriz değil.
Dijitale yönelmenin avantajlarına ve çalışanların daha fazla işbirliği, işleri daha hızlı tamamlama ve daha verimli çalışma için “önce-dijital” anlayışını nasıl benimseyebileceklerine baktık.
Neden dijital?
Kağıttan vazgeçmenin birinci avantajı -ve belki de en önemlisi- şirketlere kolaylık sağlıyor olması. Dijital veri, içeriğinde büyük ölçüde arama yapılabilir ve kolay bir şekilde taşınabilir olma özelliğindedir. Bulut servislerinin bugün ulaştığı gelişmişlik düzeyi de bilgiyi online olarak saklayabileceğiniz ve bu bilgilere her yerden ve her cihazdan erişebileceğiniz anlamına geliyor.
Dijital dokümanlar veri yedekleme için de oldukça uygundur. Her ne kadar veriyi kullanabilmek için donanımlarınızda bir takım ayarlamalar yapmanız gerekebiliyor olsa da, belgelerin veya faturaların fotokopisini almaktansa dijital veri üzerinde çalışmak çok daha kolay.
Sayısı giderek artan bulut depolama servisleriyle birlikte, belge saklama bir adım öteye gidiyor ve siz bir dokümanın eski versiyonlarını da saklayabiliyor ve istediğinizde eski versiyonlara dönüş yapabiliyorsunuz.
Sonuç olarak dijitalleşme, ilgili veriler üzerinde çok sayıda kişinin çalışmasını kolaylaştırarak iş ortamında işbirliğini üst düzeylere çıkaran yeni bir kapı açıyor. Bu yeni dönemde çok farklı görevler için farklı nesil online araçlar var. Örneğin zaman takibi için Toggl, proje yönetimi için Asana, işbirliği için Yammer… Tüm bu uygulamalar için tek bir kağıtlık bile çıktı almanıza gerek yok.
Peki, dijital doküman devrimine katılmak için nasıl ilerlemelisiniz?
- Notlarınız için dijital bir platform seçin
İş dokümanlarını dijitale dönüştürmeye notlarınızı, fikirlerinizi ve belgelerinizi aktarabileceğiniz bir dijital platforma karar vererek başlayabilirsiniz. Önemli detaylar, grafikler, ses kayıtları ya da ekran görüntüleri için sınırsız dijital havuz olarak önemli bir rol oynamakla kalmaz; aynı zamanda, dijital sistemi organize etmeyi ve bilgiye ihtiyacınız olduğunda onu bulmayı kolaylaştırır.
Seçebileceğiniz platformlar arasında şunlar var:
Microsoft OneNote: Popüler dijital veri platformlarından biri olan Microsoft OneNote, içeriğinde arama yapılabilir zengin bir metin girişine, görsel ve medya dosyaları depolamaya ve hatta mobil üzerinde elle yapılan çizimlere izin verir. OneNote; Windows ve Mac bilgisayarlar, Android ve iOS cihazlar ve hatta Web tarayıcı gibi birçok platform üzerinde çalışabiliyor.
OneNote’un güçlü noktası, veriyi özgür bırakmasında saklı. Metinleri ve diğer desteklenen tüm materyalleri belli bir düzene sokmak ya da olduğu gibi bırakmakta özgürsünüz.
Platformun en son versiyonuna, görseller için Optik Karakter Tanıma (Optical Character Recognition – OCR) özelliği de eklendi. Bu sayede görsel materyaller içinde belli kelimeler kolayca aranabiliyor. Ayrıca Microsoft’un kendi bulut depolama servisi olan OneDrive’ın yanında, platforma, Dropbox desteği de geldi.
Alınan notlar çok sayıda kullanıcı arasında paylaşılabiliyor. Kişisel notlar da özel URL’ler ile genel ile paylaşılabilir hale getirilebiliyor. Evernote, aynı zamanda, alınan dokümanların farklı versiyonlarını kaydediyor. Bu yanlışlıkla ise yapılan değişikliklerin geri alınabilmesini sağlıyor. Böylece platformu ücretli kullanan kişiler, offline kullanabilir hale gelip, hem Evernote’da hem de Office ve PDF dosyalarında içerik araması yapabiliyorlar.
Diğer seçenekler
Yapılması gerekenler listesi tutmayı tercih eden kişiler için Trello ve Todoist uygulamaları, çalışanlar arasında işbirliğine yardımcı olabilecek iki dijital seçenek olarak karşımıza çıkıyor.
Google Keep de, destekleyen Web tarayıcılar ve mobil cihazların kullanılmasıyla notların, listelerin, fotoğrafların ve ses dosyalarının tutulmasını sağlıyor. Son olarak sadece metin girişine izin veren SimpleNote uygulamasını, Microsoft Office 365’in not özelliğini ya da Exhange Server üzerinde cihaz üzerine not tutmayı bile deneyebilirsiniz.
- Yeni veriler için “önce-dijital” yaklaşımını uygulayın
Verilerinizi sonradan sisteme tek tek elle girmek zorunda kalıyorsanız, üretkenlik için veriyi dijital hale getirmenin hiçbir anlamı yok. Evernote, OneNote gibi dijital not tutma araçları, çok sayıda cihazdan verinin yerinde dijitalleştirilmesine izin verdikleri için çok ünlü.
Tablet ya da akıllı telefondan hareket halindeyken çok sayıda veri girişi yapan kullanıcılar için Logitech Keys-To-Go ya da Microsoft Universal Foldable taşınabilir klavye almak akıllıca olur. İPad gibi popüler tabletler için ayrıca çok sayıda klavye kılıflar ve tabletle ataçlandırılabilir klavye seçenekleri bulunuyor.
Gerçek tükenmez kalem ucuna sahip Livescribe, kağıt üzerindeki tüm hareketleri aynı anda iPad ve iPhone’a aktarıyor olmakla birlikte size gerçek bir kalem deneyimi yaşatıyor. Küçük notlar veya şekiller karalamayı tercih edenler için tasarlanan bu akıllı kalemde tüm notlar, eş zamanlı olarak OneNote veya Evernote platformlarına aktarılıyor.
Akıllı kalemin bir artısı da optik karakter tanımlama (OCR) teknolojisini kullanarak el yazısını elektronik yazıya dönüştürebiliyor olması. Livescribe kullanarak not tutmanın kötü tarafı ise iş açısından düşünüldüğünde çok fazla form özelliği bulunan özel bir not defteri yaratmanın kendisi. Bu notları daha sonra iş platformuna aktarmak gerekecektir. Livescribe, standart çizgili bir defter kağıdı üzerinde de çalışabiliyor. Tablet için bu özellik ücretsiz olarak indirilebilir.
Wacom Bamboo Stylus Fineline ve Adonit Jot Script gibi yeni nesil “stylus” kalemler de yazma anında tablet üzerine gelen el ayasından etkilenmeme becerilerini bir adım öteye taşıyarak, kullanıcıların yazı yazarken tıpkı bir defter ya da normal bir kağıda not alıyorlarmış gibi ellerinin istedikleri kadar tablet üzerinde kalmasına izin veriyor.
Surface Pro 3 ve Samsung Galaxy Note gibi phablet özelliğindeki cihazlar ise kendi stylus kalemleri ile gelerek bu işi kolaylaştırıyor. Bu tarz dijital ekran kalemleri, üçüncü partiler tarafından sunulan kalemlerden genel olarak daha iyi bir deneyim sunuyor.
- Eski verilerinizi yorulmadan dijitale taşıyın
Notları, dokümanları ve bu tarz materyalleri dijital olarak aktarabilen araçların ve becerilerin olması iyi bir şey. Ancak bu kağıt faturaları, fişleri, belgeleri, kartvizitleri, ürün broşürlerini veya başka basılı materyalleri almayı bırakacağınız anlamına gelmiyor.
Basılı yardımcı kaynakları en aza indirmenin en iyi yollarından biri mümkün olduğunca tüm belgeleri dijitale taşımanızdan geçiyor. Bunun en kolay yolu ise Scanner Pro gibi bir akıllı telefon uygulamasını kullanmak. Bu tarz uygulamalar kartvizitlerden, fiziki çıktılara kadar her şeyi kolay bir şekilde tarayabilir. Bu taramanın ne kadar kaliteli olacağı ışık gibi ortam özelliklerinden cep telefonunuzun kamerasının kalitesine kadar birçok değişkene bağlıdır.
Son olarak bir masaüstü scanner olarak Fujitsu ScanSnap PV600 de dergi ve kitapların dijitale dönüştürülmesini kolaylaştırır. Taramanın USB ile bağlı bir bilgisayara yapılması yaklaşık 3 saniye sürer. Sayfalardaki eğrilik tarayıcının yazılımı ile otomatik bir şekilde düzleştirilir ve bu da tarama işleminin yüksek kalitede olmasını sağlar. İhtiyaçlarınıza bağlı olarak ScanSnap PV600 sayesinde fikirlerinizi ve notlarınızı fiziki bir not defterine tutmayı sürdürebilir, günün sonunda fiziki sayfaları dijitale kolay bir şekilde aktarabilirsiniz.
Tüm bu çözümler, büyük bir buzdağı olan işinizi dijitalleştirme süreci için ufak öneriler. İşiniz ve iş süreçlerinize göre en uygun olabilecek yüzlerce araç bulunuyor. Tüm bu araçlar sayesinde tek bir sayfa çıktı almadan iş süreçlerinizi yerine getirmeniz mümkün.
