Ortak çalışma konusunda zamandan ve paradan tasarruf sunan video konferans çözümleri, şirketler arasında popülaritesini artırıyor. Hem ofiste olan hem de uzaktan erişim sağlayan çalışanlar için video-konferansların doğru yapılmasının yollarını sunuyoruz.
Mary K. Pratt
Konu video konferans olunca “Manners in a Digital World” kitabının yazarı ve aynı zamanda Emily Post Enstitüsü’nün sözcüsü Daniel Post Senning, bunun kazanmanız gereken, ancak kaybedebileceğiniz bir oyun olduğunu belirtiyor ve ekliyor: “Video konferans araçlarını yürütebilme ve yönetebilme beceriniz profesyonelliğiniz ve kim olduğunuz hakkında bilgi veriyor” diyor. Üstelik bunun teknik araçlara yatkınlığınızla ilgili olmadığına, sosyal becerilerinizle de ilgili olduğuna dikkat çekiyor.
Video konferansta ister ana konuşmacı isterse uzaktan katılımcı olun, davranışlarınız ve yaptığınız yanlışlar, işinizdeki itibarınıza önemli bir etkide bulunabilir. İşinizle ilgili geri dönülemez sonuçlar da doğurabilir.
Her büyüklükten şirketin giderek daha fazla ve daha farklı amaçlarla video konferans çözümlerinden yararlandığı bir dünyada bunu doğru yapabilmek önemli bir konu haline geliyor. IDC’nin video-konferans ve ‘telepresence’ alanındaki 2014 raporu, her büyüklükten şirketin masaüstü ve mobil video ortak çalışma platform araçlarının kullanımında artış yaşandığını ortaya koyuyor. Araştırmaya katılan şirketlerin yüzde 44’ü hali hazırda bir video-konferans çözümünü kullandığını, yüzde 42’si ise yakın zaman içinde veya uzun vadede böyle bir çözümü kullanmaya başlamayı planladığını söyledi. Gigaom Research tarafından 2014’te yayınlanan “Video konferans, ortak çalışmada neden önemli?” başlıklı rapor ise uzaktan çalışanların yüzde 87’sinin video-konferans ile kendilerini, takımlarına ve iş süreçlerine daha bağlı hissettiğini söylüyor.
Senning ve bu alanda uzman kişiler, bazı ufak tefek değişikliklerle birçok kişinin sanal etkileşimlerini daha iyi hale getirebileceklerini söylüyorlar. Video konferansa ister şirketinizin son teknoloji tele-presence odasından katılın, ister arkadaşlarınızla birlikte dizüstü bilgisayarınızdan veya Google Hangouts üzerinden bağlanın ihtiyaç duyabileceğiniz bazı tavsiyelerimiz var. Video-konferans konusunda dört ipucu sunuyoruz size:
İpucu 1: Kullanacağınız araçları çok iyi bilin
iPhone’dan FaceTime yaparak bile olsa bugünlerde herkes bazı video konferans deneyimlerinden geçiyor. Ancak bu araçlara gündelik hayatta kullanıyor olmanız, sorunsuz bir deneyim yaşayacağınızı garantilemiyor. Özellikle de işle ilgili durumlar söz konusu ise…
Kurumlar için binlerce dolara mal olan teleprense odalarında kurulu olan orta segment modüler sistemlerden, Skype, Google Hangouts ya da bulut tabanlı Blue Jeans gibi düşük maliyetli veya ücretsiz servislere kadar çok fazla sayıda video-konferans seçeneği bulunuyor.
Şirketinizin kullandığı bunlardan hangisi olursa olsun, bir katılımcı veya bir konuşmacı olarak kullanılan donanımdaki giriş ve çıkışları, yazılımı ve bağlantı seçeneklerini anladığınızdan emin olmanız gerekiyor. İdeal olan bu bilginin konferans başlamadan 90 dakika önce bir ara kontrol edilmesidir. Çünkü en iyi sistemlerde ya da profesyonellerin en çok kullandıkları sistemlerde bile küçük teknik problemler yaşanabilir.
Senning, her türden toplantıyı video-konferans çözümü üzerinden gerçekleştirebiliyor. Kullandığı teknolojiler arasında Google Hangouts’tan, kameralar ve projeksiyon cihazları ile kurulan orta düzey sistemlere kadar birçok teknoloji var. Bu nedenle kendisi birçok sisteme ve bu sistemlerin yaratabileceği problemlere aşina. Bir keresinde, kamera ve bilgisayarını kullanarak uzaktan bir sunum gerçekleştirmesi gerekiyordu ve konferans öncesinde donanımların hepsini test etti – görüntüyü ekrana taşıyacağı projektör hariç. Ve sunum başladığında elbette çalışmayan projektör oldu. Senning bundan çıkardığı dersin tüm ekipmanları önceden test etmek olduğunu söylüyor.
Video konferansta katılımcıların üzerindeki baskı, sunumu gerçekleştirenden daha az olabilir. Ancak genellikle sistemlerini son dakikaya kadar kurmama ve test etmeme sorunu uzaktan katılanlarda oluyor. Yanınızda ekipmanın çalışmasını sağlayan bir teknik eleman ile birlikte kurumsal telepresence odasında değilseniz eğer, o zaman yazılımın kurulu olduğundan, eklentilerin yüklü olduğundan ve devre dışı bırakılmadığından, ses ve durdurma seçeneklerinin neler olduğundan, chat özelliklerinin neler olduğundan toplantı başlamadan önce test ettiğinizden emin olun.
İpucu 2: Görüntü de ses de önemlidir
Video konferansa, telepresence odası dışından katılıyorsanız, ortam seslerine ve kameradaki görüntünüze önem verin. Çünkü görüntünüz ve sizin tarafınızdaki sesler hem toplantıya katılanlara hem de sunumu gerçekleştiren kişilere gidiyor.
Bulunduğunuz ortam öncelikle karmaşadan ve ortam hareketliliğinden uzak olmalı. Hatta dışarı açılan bir pencereye de bakıyor olmama ki, video-konferansa katılan kişilerin dışardan geçenlerle dikkatleri dağılmasın. Tümleşik ortak çalışma platform şirketi Polycom’un IT Grup Başkan Yardımcısı ve CIO’su Scott McCool, katıldığı bir video konferansta şirket çalışanlarından birinin eşinin arkada çocuğunun altını değiştirdiğini hatırlıyor. “Neyse ki, resmi olmayan bir toplantıydı ve bu yüzden görmezden gelindi. Ancak böyle bir şeyin üst düzey bir iş toplantısında gerçekleştiğini düşünün…” diyor McCool.
Video konferans yaptığınız ortamdaki ışık yeterli olmalı ki, başkaları yüzünüzü gölgesiz veya aşırı parlama olmadan görebilsin. Kameraların ve ses girişlerinin, siz hareket etseniz bile aktarım sağlayabilecek şekilde konumlandırılmış olması gerekiyor. Üst segment ekipmanlarda bu daha kolay bir şekilde sağlanacağı bir gerçek.
Dizüstü bilgisayarınızın kendi kamerası gibi dar alana odaklanabilen sabit bir kamera ile video-konferans yapıyorsanız, konuşma alanının dışına çıkmamaya özen göstermelisiniz. Altın kural, telekonferansa katılan herkesin görebilmesi ve görülebilmesidir, ki bu en azından konuşan kişi açısından geçerlidir. Kamera açısı da bir diğer önemli noktadır.
McCool, akıllı telefonlarını bardak tutaçlarına yerleştirerek kullanan satış temsilcilerini veya masaüstü kameralarını yüzlerinin alt tarafına yerleştiren ofis çalışanları gördü. McCool’un bu konudaki yorumu, “Yüzü aşağıdan yukarı görüyorsunuz. Bu gerçekten hiç hoş değil” şeklinde.
Kör açılardan kaçınmak için kameraya göz seviyesinden baktığınızdan emin olun. Tıpkı bir toplantıda insanlarla yüz yüze konuşmanız gibi… Hatta bunun için video-konferans boyunca dizüstü bilgisayarınızı kaldırmanız veya yüksekçe bir yere koymanız gerekiyorsa, bunu yapın.
Kıyafetinize de özen göstermeniz gerekiyor. McCool, kamerada sizi güzel gösterecek bir kıyafet seçmenizi tavsiye ediyor. Bu sade bir renkte, üzerinde çok karışık desenleri olmayan bir kıyafet olmalı. Ayrıca aşırı dikkat çekebilecek takılardan da kaçının.
Ses içinse mikrofonunuzun, sesinizin karşı tarafa fazla yüksek veya alçak gitmesine neden olmayacak şekilde yerleştirildiğinden emin olun. Bazen ortam gürültüsünü önlemek için “mute” tuşundan faydalanın. Ayrıca konferansın bitmesinden sonra karşı tarafa özel bir görüntünün veya sesin gitmesinin önüne geçmek için bunu sağlayabilecek tüm donanımlarınızı kapattığınızdan emin olun.
İpucu 3: Etkileşim kurun
Video sunumlarınızın hatırlanabilir olması için, sizi izleyenler ile konuştuğunuzdan emin olun. Onlara vaaz vermiyorsunuz. Nasıl olursa olsun, monoton bir sesle PowerPoint sayfalarından okumamaya çalışın. Sorular sorarak video-konferansa katılan kişilerle etkileşimi sürdürün. Gerektiğinde onlara isimleriyle hitap etmeyi ihmal etmeyin.
Multi medya özellikleri ile herkesi video-konferansa dahil edebilmek için kullandığınız sistemin yazı tahtası gibi farklı fonksiyonlarından yararlanmayı unutmayın. “Konuşan kafa sendromu”ndan kaçınmak için görüntünüzü, grafikler, görseller, konuyla alakalı videolar göstererek zenginleştirmeye çalışın. Konuyla ilgili çekici noktaları takımınız veya konuyla ilgili konuşmacılarla paylaşmaktan çekinmeyin.
Video konferans katılımcıları, özellikle de uzaktan katılım gösteriyorlarsa pozitif bir modda arkadaşlarına yaslanıp oturmaya meyillidirler. Ancak kariyer uzmanları, çalışanlar böyle yaptıklarında kariyerlerinde parlama fırsatını kaçırdıklarını söylüyorlar. Yazılı veya görüntülü olarak soru sorun. Adınızı, hangi departmanda ne iş yaptığınızla birlikte belirtmeyi unutmayın. Araştırmalara katılın. İlgili olabilecek kaynaklar sunun ve genel olarak gözünüz ve kulağınız açık olsun.
İpucu 4: İş etiğini unutmayın
GE Capital’in Teknoloji Merkezleri ve Servislerden sorumlu CIO’su Charles Galda, sanal toplantıların da tıpkı gerçek hayattaki iş toplantıları gibi belli bir resmiyet düzeyi olduğunu söylüyor. “Sanal toplantıları, gerçek iş toplantıları gibi görüyoruz” diyen Galda, açıklamasını şöyle sürdürüyor: “Takımımdan birisi ile video görüşmesi yapıyorsam, üzerimizde normal bir iş gününde giydiğim kıyafet oluyor. Görüşme esnasında aramızda şakalar yapabiliyoruz. Toplantı başlamadan önce biraz muhabbet edebiliyoruz. Arkama rahat bir şekilde yaslanabiliyorum. Ancak tanımadığın kişilerin de olduğu daha fazla katılımcı içeren bir video konferanstaysam, ortam daha ciddi oluyor. Daha konu odaklı ilerleniyor ve yapılan şakaların sayısı azalıyor.”
Video konferans konusunda yönergeler gibi belli protokoller oluşturmak ve bu kurallara uyulmasını sağlamak, toplantıların daha verimli, etkili ve eğlenceli geçmesini sağlar. Büyük katılımlı toplantılar için şirket yöneticileri, soruların yönlendirilmesi için moteratör sistemini kullanmayı tercih ediyor. Bu tarz toplantılarda katılımcılara, Skype for Business’ın “Rahatsız Etmeyin” özelliği gibi seçeneklerin kullanılmasını tavsiye ediyorlar. Bu toplantıya katılan kişileri, elektronik ortamda farklı nedenlerle bölünmelerden kurtarıyor.
Katılımcıların gerçek dünyada yapılan toplantılardaki etik kurallarını sanal dünyaya adapte etmeleri de sağlanabilir. Giriş konuşmalarıyla başlayın. Yan konuşmadan ve konferans sırasında başka şeylerle ilgilenmekten kaçının. Cep telefonu veya başka cihazların konferansı bölmesine izin vermeyin. Diğer katılımcılara da telefonlarını sessize almaları gerektiğini hatırlatın. Bu şekilde dijital iletişimin etik kuralları oluşturulabilir.
Son olarak uzmanların çalışanlara bir diğer tavsiyesi de video konferans görüşmelerini mümkünse ofisten yapmaları. Bunda zorlanacaklarsa ikinci bir seçenek ofise çevirdikleri bir ev alanından gerçekleştirmeleri yönünde. Senning, video-konferansın da kişilerin profesyonel yaşamlarının bir görünümü olduğunu hatırlatıyor. “Bu köpek havlamasının ya da ağlayan bir çocuğun olmadığı anlamına geliyor. Bu nedenle parmağınız ses kesme düğmesi üzerinde olmalı” diyen Senning, konferansa girmeden önce aynada kendinize bakmayı unutmamanızı da salık veriyor. Son olarak kendinizi göz kontağı kuracak şekilde ayarlayın ve gülümseyin. Ve kameradasınız…