Efektif bir IT dışkaynak teklif çağrısını (RFP) bir araya getirme güç bir iş. Gereksinimleri topladınız. Servis maliyetlerinizin taban seviyesini belirlediniz. Süreç için kuralları ayarladınız. Kontrattaki maddeleri yerli yerine koydunuz. Ayrıntılı bir müzakere takvimi belirlediniz. Şimdi arkanıza yaslanıp RFP yanıtlarının gelmesini bekleme zamanı.
Fakat hemen rahatlamayın. Firma yanıtlarının içerisinde kağıt üzerinde harika gözüken ama anlaşma bir kez yürütülmeye başlandıktan sonra gerçekte tıklayan bir saatli bombaya benzeyen ayrıntılar olabilir. Buradaki dış kaynak tekliflerinin tehlikesine dikkat edin:
1. Büyük İndirimler
Diğer tüm teklif verenlerden yüzde 10’dan daha aşağı bir fiyat veren firmadan kaçının. “Rakipler kabaca diğer tüm sorumlulukları bilir,” diyor Sanda Partners’ın dışkaynak danışmanı Mark Ruckman. “Fiyatını düşük tutan herhangi bir işletme ya işi almaya çalışıyordur ya da kapsamını anlamıyordur.”
2. Kazanç paylaşımı teklifleri
Müşteri ve sağlayıcının geliştirme ya da inovasyon sonucundaki finansal kazanımları paylaşmasını şart koşmayı sevmeyecek ne var? Öyle gözüküyor ki çok şey var.
“Bu taahhütler sıklıkla müşteriye garanti edilmiş tasarrufları sağlamak niyetiyle mekanik fiyat indirimleri olarak ve tedarikçiyi de kâr marjını koruyabilmesi için yenilik yapmaya zorlamak için hazırlanır,” şeklinde konuşuyor global teknoloji ve dışkaynak firması Hunton & Williams’ın eş başkanı Randall Parks. “Tasarrufu elde etmiş olan müşteri, yeniden yapılanma sürecinin zorlu işine katılmak için çok fazla ekonomik teşvike sahip değildir. Sağlayıcının ise böyle bir teşviki vardır ama müşterinin gayretli katılımı olmaksızın hedefi yakalamada yetersizdir.”
Dışkaynak analist firması HfS Research’ün COO’su Esteban Herrera’ya göre kâr paylaşımı anlaşmalarının çoğu çok fazla belirsizdir. “Belirli olduklarında dahi, ilişkiyi olumsuz etkileme eğilimindedirler çünkü gerçek yatırım ve gerçek geri dönüşle ilgili olarak aynı sayfada buluşmak güç olabilir.”
Ve IT servis sağlayıcısı bu tür iyileştirmeleri doğal olarak aramamalı mı? “Müşteriler şu perspektifi benimsemeli; bu tasarrufları elde etmek sağlayıcının sözleşme yükümlüğü olmalı, marj hakkı değil,” diyor dışkaynak danışmanlığı Pace Harmon’dan Steve Martin.
3. Penalty Earnback Provisions
Sağlayıcılar sıklıkla servis seviyesi anlaşmalarında (SLA) hem servis kredilerini (karşılanmayan bir SLA hedefi için satın alıcının faturasına verilen finansal bir kredi) hem de geri kazanımları (müteakip iyi performans için bu kredileri geri kazanma yolu) dahil etmeyi teklif eder. Fakat bu düzenlemelerin gerçek değeri genellikle desteklenmez çünkü geri kazanımlar kolaylıkla kredileri dengeleyebilir, diyor dışkaynak danışmanlığı Everest Group’tan Betty Breukelman. “Her ne kadar ilk etapta çekici gibi gözükse de, sağlayıcı için servis kredilerini geri kazanmak mümkün olduğunda, kredileri tamamıyla boşa çıkartabilir. Bilhassa eğer çok kolay kazanılıyorlarsa,” diyor Breukelman.
4. Çok fazla anlaşma
RFP’niz üzerinde anlaşmaya çalışan bir sağlayıcı istemiyor musunuz? Tekrar düşünün. Sağlayıcılar herhangi bir itiraz yükseltmediğinde veya servis anlaşmasının ayrıntılarına bakma zahmetine girmiyorsa, HfS Research’ten Herrera’ya göre bu bir tehlike.
“RFP yanıtında her şeye ‘kabul ediyoruz’ demek cazip ama bunun güvenilir bir ilişkiye yönlendirmesi olası değil,” diyor Herrera. “Her şeye evet diyen sağlayıcı genellikle ya yaptığı şeyin farkında değildir ya da umursamıyordur. En azından onlar bazı SLA ve diğer performans taahhütleri üzerinde aydınlatma arayışına girerler.”
5. Seyahat maliyetleri
Bir dışkaynak anlaşmasının geçiş evresi oldukça pahalı olabilir. Bazı IT servis sağlayıcıları geçişle ilgili tüm seyahat bedellerini, kendi maliyetleri içerisine yedirmek yerine, aynen yansıtılan masrafların kullanımını teklif edebilirler. Bu neredeyse her zaman problemlere yöneltir.
“Bu oldukça büyük bir uğraş ve şaşkınlık kaynağı olabilir,” diyor paylaşım servisleri ve dışkaynak danışmanlığı KPMG’nin direktörü Marc Stark. “Bu, müşterinin yönetebileceğinden güç bir süreç olabilir.”
6. Kesintisiz iyileştirmeler
Kesintisiz SLA iyileştirmeleri iyi bir şey olabilir ancak eğer bunlar müşteriye bir değer sunuyorsa. Bununla birlikte Herrera, “İşletmenin gerçekte ihtiyacı olmayan SLA’ler ve servis seviyeleri için ödemeyi artırmak mantıklı değil.”
Benzer şekilde, sağlayıcılar da SLA hedeflerinin aşımı için bonus veya müşevvik ödemeler talep edebilir. “Uygulamada, bu tür teşvikler gerçekte yüksek ücretlerle denk. Çünkü performans iyileştirmeleri tipik olarak müşterinin harcamalarını düşürme veya gelirlerini artırma anlamında makul bir değere karşılık gelmiyor.” şeklinde konuşuyor Pace Harmon’dan Martin. “Sonuç olarak bir sağlayıcının servis seviyelerini aşmasının ödülü, servisi sağlamayı sürdürmek olmalıdır.”
7. Son Dakika Teklifleri
Genişleme veya geç teslim talep eden herhangi bir sağlayıcıya çok dikkatle yaklaşın; sağlayıcı aklınızdaki son listede olsa dahi. “Balayı döneminde kaynakları organize edememe veya zaman çizelgesini karşılayamama, bir sağlayıcıyla yaşanabilecek daha büyük meselelerin açık bir habercisidir,” diyor Sanda Partners’dan Ruckman.
8. Karşılıklı Faturalama Hakları
Bu düzenlemeler üzerinden, bir sağlayıcının tam olarak istediği şey geçmiş masrafları faturalama hakkını temin etmektir; masrafların gerçekleşmesinin hemen ardından. Aynı zamanda müşterinin faturayı reddedebileceği pencereyi de kısıtlamak ister. “Onlar tipik olarak iki tarafı karşılıklı olarak önerir,” diyor Pace Harmon’dan Martin. “Sağlayıcı 120 güne kadar olan masrafları faturalayabilir ve müşteri de 120 güne kadarki masrafları reddedebilir.”
Problem şu ki bu gerçekte karşılıklı değildir. “Sağlayıcı faturalama sürecinin üzerinde yüzde 100 kontrole sahiptir ve pratik olarak mümkün olan en kısa zamanda (genellikle masrafların gerçekleşmesinin ardından 30 gün içinde) tüm masrafları faturalamak için sözleşmeye dayalı yükümlülüklere sahip olmalıdır,” diyor Martin. “Diğer taraftan müşteriler, konvansiyonel zaman çerçeveleri içinde (genellikle faturanın alınmasının ardından en az iki yıl) fatura denetlemeleri gerçekleştirme hakkına sahip olmalıdır ve dolayısıyla faturaların ödenmesinin çok sonrasında iyi niyet reddi haklarını saklı tutmalıdır.”
9. Aşırı Kalifiye Personel
Bir dışkaynak teklifindeki yetenek başına düşen fiyatı ölçmek oldukça kolaydır. Ancak birçok müşterinin gözden kaçırdığı şey önerilen yetenek seviyesidir. “Bir müşteri gereğinden fazla yetenekli bir ekibi ya da yüksek fiyatlı kaynaklara götüren yetenek piramidini fark etmekte başarısız olarak bir sürü değeri masada bırakabilir,” diyor Everest Group’un kıdemli başkan yardımcısı Ross Tisnovsky.