Çok fazla proje, çok fazla kötü yönetim. Bu birçok IT yöneticisinin çekindiği bir durum. Esasında proje yönetim yazılımı olduğunda dahi, IT projeleri sıklıkla planlanandan daha uzun (çok daha uzun) sürüyor ve maliyeti orijinal bütçeyi aşıyor.
Neden güzel projeler kötü gidiyor? CIO.com düzinelerce IT yöneticisi ve proje müdürüne anket düzenledi ve 12 Yaygın Proje Yönetim Hatası listesiyle geldi; genellikle zaman israfına neden olan ve maliyetli olan bu problemlerden kaçınma yollarını da paylaşıyoruz.
Proje Yönetim Hatası No. 1: Proje yönetimi için doğru insanı atamamak. “Tipik olarak kaynak tahsis etme sırasında çabanın çoğu doğru proje müdürünü bulmaktan ziyade doğru kaynakları bulma üzerine odaklanıyor,” diye açıklıyor teknolojisi çözümleri sağlayıcısı olan Force 3’ün danışmanlık servisleri ve proje yönetim ofisi başkan yardımcısı Sudhir Verma. Aslında sıklıkla “proje müdürleri yetenek takımlarına göre değil uygunluk bazında seçiliyor.” Diğer taraftan yeterince eğitilmemiş ve/veya deneyimsiz bir proje müdürü projeyi tehlikeye atabilir.
Çözüm: Yetenek takımları proje gereksinimleriyle uyumlu olan bir proje müdürü seçin.
Proje Yönetim Hatası No. 2: Takımdaki herkesin projenin arkasında olmasını sağlayamamak. Çoğu kez projeler başarısızlıkla sonuçlanır çünkü departmanlardan, projeden etkilenen ve dahil olan insanlardan yeteri kadar destek almamıştır. Yöneticiler; 1) Herkesin rolünü netleştirmemiştir, 2) Proje başarılı bir biçimde tamamlandığında herkesin elde edebileceği kişisel karşılıkları tanımlamamıştır, 3) Herkesin projeye katkılarının nasıl değerlendirileceğini söylememiştir ve/veya 4) Proje hakkında aciliyet hissi oluşturamamıştır. Bu da ekibi işin her zamanki gibi iyi olacağı düşüncesine sevk etmiştir,” şeklinde konuşuyor etkin iletişim konusunda çalışan eğitimi sağlayan Communispond’un CEO’su Bill Rosenthal.
Çözüm: “Proje müdürü, takımı bir araya toplamakla başlamalı (uzaktaki çalışanlar var olan en iyi teknolojiyle bu toplantıya dahil edilmeli), projeyle ilgili bir sunum yapmalı ve herkesi ateşleyecek şekilde projenin önemini belirtmeli.
Proje Yönetim Hatası No. 3: Yönetim desteği sağlayamamak.
Çözüm: “Organizasyonun daha üst seviyelerindeki birisinin projeyi en başından en sonuna üstlenmesi ve başarısı için kişisel olarak gayret sarf etmesi gerekir,” şeklinde konuşuyor Costa Rican Vacations & Panama Luxury Vacations’ın kurucularından ve pazarlama müdürü Casey Halloran. “Bir projenin başı belirgin olmadığında, işler parçalanma eğilimindedir.”
Proje Yönetim Hatası No. 4: Aynı anda çok sayıda projeyi üretime sokmak. “Çoğu yönetici tüm projeleri aynı anda başlatarak daha fazlasını tamamlayacaklarını düşünür ama gerçekte bu ters etki yapar,” diyor organizasyonlara projelerini daha hızlı tamamlamalarında yardımcı olan Silikon Vadisi firması Realization’un CEO’su Sanjeev Gupta. “Çoklu görev insanları yavaşlatır, kaliteye zarar verir ve hepsinden kötüsü çoklu görev sıralamasının neden olduğu gecikmeler organizasyon çapında katlanarak artar çünkü insanlar diğerlerinin öncelikli görevleri bitirmesi için beklemek zorunda kalır.”
Çözüm: “Bu üretkenlik kayıplarını engellemek için atılacak iyi bir adım yürütmedeki işi yüzde 25-50’ye düşürmektir,” şeklinde konuşuyor. “Bu gidiş gelişi azaltır, müdürlerin ve uzmanların meselelerle ve sorularla uğraşısında daha esnek olmasını sağlar. Her ne kadar sezgisel olmasa da, aktif projeleri yüzde 25-50 nispetinde azaltmak görev tamamlama oranlarını ikiye katlayabilir.”
Proje Yönetim Hatası No. 5: Düzenli İletişim/Toplantı eksikliği. “İletişim başarılı bir proje yönetiminin en önemli etkenidir,” şeklinde konuşuyor firmaların yüksek büyüme ve karlılık elde etmeleri için işlerini teknolojiyle uyumlu hale getirmelerinde online strateji danışmanlığı sağlayan Parkin Web Development’ın başkanı Tim Parkin. “Düzenli ve açık iletişim olmaksızın proje başarılı olmayacaktır.”
Çözüm: Her hafta bir araya gelmek için (sanal olarak veya yüz yüze) ekipteki herkese uygun olan (sadece proje müdürü için değil) bir gün ve saat belirleyin; ve buna sadık kalın. “Belirli gün ve zamanlar takvime alındığında, herkesin uyumlu kalması ve projenin akıcı olması sağlanır.”
Proje Yönetim Hatası No. 6: Kapsamın yeterince ayrıntılı olmaması/Kapsamın sık sık değişmesine izin verilmesi. “Ultra belirgin bir hedefi olmayan herhangi bir proje ölüme mahkumdur,” diyor Halloran. Web tabanlı proje yönetim aracı Easy Projects’in pazarlama müdürü Oz Nazilli ekliyor, “kapsam değişimi projenizin başına gelebilecek en tehlikeli şeylerden bir tanesidir. Eğer düzgün bir biçimde ele alınmazsa maliyet ve zaman aşımına neden olabilir.” Bir logo renginin değiştirilmesi veya web sitesine bir sayfanın eklenmesi gibi küçük bir şey dahi beklenmedik gecikmelere neden olabilir, şeklinde konuşuyor.
Çözüm: En başından projenizin kapsamını tanımlayın ve hem kendinizi hem de ekibinizi kapsam dahilinde tuttuğunuzdan emin olmak için projeyi düzenli olarak takip edin. Gecikmelerden ve orijinal kapsamdaki sapmalardan kaçınmak için “değişim taleplerini orijinal proje kapsamından ayrıca takip edin ve bunun takvimi nasıl etkileyeceğine dair tahminler oluşturun; ve her bir değişiklik için müşteri/paydaş onayını kesinlikle alın,” tavsiyesinde bulunuyor Nazilli.
Proje Yönetim Hatası No. 7: Agresif/Aşırı İyimser Zaman Çizelgesi Vermek. “Proje yöneticileri sıklıkla müşterilerini mutlu etmeye gayret ederken iyi niyetlidir,” diye açıklıyor eski bir yazılım geliştiricisi ve proje müdürü olan ve halihazırda DigitalXBridge’in CEO’su Jay Malone. “Ancak artarda kaçırılan terminler müşteri tarafında sadece güvensizliğe ve kızgınlığa neden olur.”
Çözüm: “İyi bir proje yönetim yazılımı birçok nesneyi ve var olan kaynakların bantgenişliğini yönetmenize imkan tanır,” diye konuşuyor. Bununla birlikte bir tampon eklemek yine de önemlidir; projeniz için ekstra zaman ve para, “bilhassa teknoloji dünyasında.”
Proje Yönetim Hatası No. 8: Esnek olmamak. Proje planınızı kutsal kitabınız olarak düşünüyor olabilirsiniz; “amacınıza ulaşmanız için yapılması gerekenleri kimin tarafından, ne zaman yapılacağını söyleyen… yolunuz boyunca gelen yeni bilgi ve önerileri dinlemekten kaçınmayın,” diyor yazılım ve servis sağlayıcısı Blackbaud’ın proje müdürü Carol Woolfe.
Çözüm: “Çeşitli aralıklarda geri çekilip projenin tamamına taze bir bakış atmak, işlerin o ana dek nasıl ilerlediğini incelemek ve yol boyunca değişmiş olan şeyler bazında gelecekteki işleri nasıl iyileştireceğinizi değerlendirmek güzel bir şeydir,” diye açıklıyor. Bu, sürekli olarak değişiklik yapmak zorunda olduğunuz anlamına gelmiyor; sadece projeye yardımı dokunduğu takdirde önerilere açık olun.
Proje Yönetim Hatası No. 9: Değişiklikleri Onaylamak ve İzlemek için Bir Sisteme sahip olmamak. “Sıklıkla bir projenin başarısı veya başarısızlığı başladıktan sonra meydana gelen değişikliklere bağlıdır,” şeklinde konuşuyor planlama ve maliyet kontrolleri yazılımı sağlayıcısı EcoSys’in başkan yardımcısı Christen Bergerud. Diğer taraftan çoğunlukla değişikliklerin onaylanması ve takip edilmesi için yerli yerinde bir sistem yoktur.
Çözüm: “Takip edilmesi gereken belirgin bir sürece sahip olmak, ilgili ayrıntıların (ne kadara mal olacağı, neden gerekli olduğu, projenin toplamı üzerindeki etkisi) değişim onaylanmadan önce bilinmesini temin etmenin en iyi yoludur. Proje esnasında ve tamamlandıktan sonra performans değerlendirmesi için de bu oldukça efektiftir.”
Proje Yönetim Hatası No. 10: Projelerin Mikro yönetimi. “Çocuk bakıcılığı yapmayın,” uyarısında bulunuyor çeşitli optik ürünleri satan online perakende firması OpticsPlanet’ın kıdemli pazarlama uzmanı Michael Beck. “Mesleğinde ilerleyen proje yöneticilerinin ilerleme ve güncellemeler için proje ekibini kontrol altında tutarak işlerinde bir yürütücü gibi davranması oldukça yaygın.”
Çözüm: “Proje ekibine bakıcılık yapmak yerine, proje boyunca düzenli biçimde güncellemelerin olacağının bilinmesini en başından sağlayın. Bu, ekibinizin durum güncellemelerini ve onlardan beklenen haftalık ilerlemeyi bilmelerini sağlar ve herhangi bir sorun veya gecikmeyi önceden dile getirmeleri için cesaret verir.”
Proje Yönetim Hatası No. 11: Yazılımın Tüm Proje Yönetim Sorunlarını Çözmesini Beklemek. “Sıklıkla problemleri yazılımla çözmeye çalışan insanlarla karşılaşıyorum. Her ne kadar projeler daha görülebilir hale gelse de, altta yatan süreç halen eksiktir,” diye açıklıyor ServerCentral’ın teknoloji operasyonları direktörü Tim Yocum. “Bu durumda elinizde kalan şey projenin bir kontrol listesi gibi hizmet eden maliyetli bir yazılımdır; her projeye/dönüm noktasına efektif biçimde fikir sağlamaksızın.”
Çözüm: Proje yönetim yazılımını akıllıca seçin; tüm ekip üyelerinin rahatlıkla kullanabileceği bir şey olsun. Ardından kullanıcıları uygun biçimde eğittiğinizden ve projelerin takibi için bir sistem oluşturduğunuzdan emin olun. Hepsinin ötesinde insan sermayesinin “yazılım çözümlerinin cazibesiyle gölgelenmesine” izin vermeyin, uyarısında bulunuyor.
Proje Yönetim Hatası No. 12: Başarıyı tanımlamak için bir ölçüte sahip olmamak.
Çözüm: “Bir proje yöneticisinin yapması gereken ilk şey, son kullanıcıların bir projenin başarılı bir biçimde tamamlanmasını anladığından emin olmaktır,” diyor Netage Solutions’on müşteri ilişkileri direktörü Kevin White. “Bir projeyi neyin başarılı yapacağını anlamak proje tamamlandığında herkesin tatmin olmuş bir biçimde ayrılmasını temin eder.”
Bahsetmediğimiz farklı bir yaygın proje yönetimi hatası var mı? Bunu lütfen çözümüyle birlikte bizimle paylaşın.