IT dışkaynak kullanımının güçlü bir cazibesi var; daha iyi servis seviyeleri vaadinden daha düşük maliyetlere, stratejik iş meselelerine odaklanmak üzere dahili kaynakları serbest bırakmaya kadar. Eğer IT servis sağlayıcınız (ve CXO’larınızdan bazıları) kendi yollarına yöneldiyse, her şeyi üçüncü partiye aktarmışsınız demektir.
Akıllı IT liderleri başarılı bir dışkaynak kullanımının iç ve dış yeteneklerin dengeli biçimde kullanımını gerektirdiğini bilir. Asgari düzeyde, CIO’lar “tedarikçinin dürüst olmasını sağlamak, anlaşmazlıkların çözümünde yardımcı olmak ve ilişkiden maksimum değeri elde etmek için yeteri derecede güçlü bir iç IT organizasyonuna gereksinim duyarlar,” şeklinde konuşuyor Mayer Brown’ın dışkaynak pratikleri uzmanlarından Bob Kriss.
Fakat bu oldukça kaygan bir zirve. Organizasyon bir kez dış kaynağın faydalarının tadını aldı mı, üçüncü partilerden yapılan tedarik iştahı doğal olarak artar. Çok geçmeden dış kaynağa aktarılan IT işleri portföyü şişer fakat dahili IT servisleri organizasyonu kan kaybettikçe elde edilen faydalar azalmaya başlar.
IT dışkaynağının ne kadar fazlası çok fazladır? Bu müşteriye göre değişir. Ancak burada ele aldığımız sağlam işaretler, bazı işleri geri, kendi bünyenize getirmeye ihtiyacınız olduğunu gösteriyor.
1. CXO toplantılarında servis sağlayıcısını getirmek zorundaysanız CEO genel bir kurul toplantısı için çağrı yapar. CMO büyük veri ve analitik hakkında konuşmak ister. CFO IT’nin giderlerini yeniden incelemek ister. Eğer dışkaynak sağlayıcınızı da tüm önemli iş toplantılarına sürüklemek durumunda kalıyorsanız bu kötü bir işaret. “C-seviye yöneticilere stratejik IT bilgileri sağlamanın tek yolu tedarikçiyi onlarla görüşmeye davet etmek olduğunda, tedarikçiye çok şey vermişsiniz demektir,” şeklinde konuşuyor dışkaynak danışmanlığı firması Sanda Partners’ın kurucusu Adam Strichman. “İyi bir dışkaynak kontratı kritik olan stratejik konuları ve çekirdek işi etkileyen meseleleri kontrol etme hakkını saklı tutar,” diye ekliyor Mayer Brown’dan iş ve teknoloji dışkaynak uygulamaları uzmanı Brad Peterson.
2. Değişiklikler altında boğuluyorsunuz En küçük değişiklik bile önemli oranda kağıt işi gerektiriyorsa, muhtemelen dışarı çok şey vermişsinizdir. “Yönetim ekibiniz tedarikçi onayı sürecinden geçmeden hiçbir şey yapamıyorsa, dolayısıyla geliştirme işi uzadıkça ve sıklıkla maliyetler yukarı tırmandıkça düzeltmelere karşı duramıyorsunuz,” diyor dışkaynak analist firması HfS Research’ün kurucusu Phil Ferst. Bu gibi durumlarda IT organizasyonları, kontratları yenilene kadar önemli olan yeni teknolojilerin benimsenmesinden vazgeçer ve bu da onları stratejik bir olumsuz duruma sokar, diye konuşuyor KPMG’den LePeak.
3. Toplantı odası yeterli gelmiyor “Tedarikçi yönetimi toplantısı için en büyük konferans odasına gereksinim duyduğunuzda, birden en büyük salon yeterince büyük değildir,” diyor Sanda Partners’dan Strichman; her şeyi dışkaynağa aktardınız.
4. İşlem giderleri faydaları aşıyor Bu aşikar bir kırmızı bayrak gibi gözükebilir fakat sürekli büyüyen IT tedarikçileri portföyü, bir dışkaynak müşterisi üzerinde sinsice ilerleyebilir, şeklinde konuşuyor KPMG’nin danışmanlık servisleri araştırma direktörü Stan LePeak. “Bu sıklıkla olur çünkü müşteri doğru yeteneklere olan ihtiyacından ve rekabeti yönetebileceğinden daha fazla tedarikçiye sahiptir,” diyor Mayer Brown’dan Peterson.
5. IT yönetimindeki anahtar üyeler kontrat jokeylerine dönüşüyor CIO, annesinin istediği gibi hukuk fakültesine gitmeyişinden yakınmaya mı başladı? Bu iyi değil. Fersht’e göre dışkaynağı dizginlemeniz gereken diğer işaretler: “Operasyonlar üzerindeki kontrolü kaybettiğinizi hissediyorsunuz ve sadece yönetimsel bir gözlemci haline geldiniz. İşe almak istediğiniz insanlar teknoloji uzmanları değil, kontrat yöneticileri. İşinizi geliştirmek için daha fazla teknoloji bilgisine değil, yönetim muhasebesi yeteneklerine gereksiniminiz var.” Eğer işletmenizin tedarik grubu RFP’lerinin (teklif talepleri) akışını ve IT’den gelen iş bildirilerini kontrol etmek üzere sıkışıp kalmışsa, gerçekten aşırıya kaçtınız demektir, diye konuşuyor Strichman.
6. Temel teknoloji sorularını cevaplayamıyorsunuz Şimdi iş sürekliliğini planlama zamanı. Risk yöneticiniz firma verilerinin nerede saklandığını soruyor ve siz de herhangi bir fikre sahip olmadığınızı fark ettiniz. Bu gülünç bir biçimde aşırı gözüküyor ama Sanda Partners’dan Strichman, yoğun bir biçimde dışkaynak kullanılan IT organizasyonlarında bunu gördüğünü belirtiyor. Ve bu komik değil.
7. Artık kimse dışkaynak işine ya da size ilgi göstermiyor “Daha fazla işi dışkaynağa aktararak daha çok maliyet azaltmaya gidemediğinizde ve tedarikçileriniz patronlarınızı gönderebilecekleri ‘daha fazla personel” olduğu konusunda ikna etmeye çalıştığında,” kapının önüne koyulan ilk kişi siz olabilirsiniz, diye konuşuyor HfS Research’den Ferst. “Yönetimdeki destekçileriniz sizin dışkaynak girişimlerinizle daha az ilgilendiğinde (maliyet düşürme hedeflerini farklı girişimler üzerinden elde ettiklerinde) bu dışkaynak stratejisini dizginleme gerektirdiğinin bir işaretidir,” diyor Fersht.