Proje yönetimi yazılımlarınızdan azami faydayı sağlamak için 11 ipucu…
1. Gereksinim analiziyle başlayın
“Proje yönetim çözümleri her biçim ve ebatta gelir. İlk adım ne tür bir proje yönetim ve/veya işbirliğine ihtiyaç duyduğunuzu belirlemektir,” şeklinde konuşuyor proje yönetimi ve işbirliği çözümleri sağlayıcısı Mavenlink’in pazarlama başkan yardımcısı Catherine Brown. “Söz gelimi, projelerin hepsi içerden mi ya da dışardan tedarikçi ve müşterilerle de çalışıyor musunuz?” diyor Brown. “Görevleri ve terminleri belirlemeye gereksinim duyuyor musunuz yoksa sadece herkesin işbirliği yapabileceği bir ortam mı yaratıyorsunuz? Projeleriniz bütçe ve faturalara dahil olacak mı?”
2. Bulut tabanlı bir servisi düşünün
“Konuşlandırma kolaylığı ve toplam sahip olma maliyeti dahil olmak üzere bir dizi etken sebebiyle bulut tabanlı bir proje yönetim sistemini seçtim,” diye konuşuyor pazarlama servisleri sağlayıcısı LKCS’in İş Geliştirme başkan yardımcısı Sid Haas. “Aynı bulut platformunu yaklaşık üç yıldır kullanıyorduk ve bizim kurup yöneteceğimiz bir yazılım çözümüne nazaran onbinlerce dolar tasarruf sağladık,” diyor Haas. Bunun yanı sıra proje yönetim çözümleri web tabanlı olduğundan “kullanıcılar sisteme herhangi bir yerden, herhangi bir cihaz üzerinden erişebiliyor ve sistem geliştirmeleriyle terfiler mevcut olur olmaz otomatik olarak sağlanabiliyor.” şeklinde konuşuyor.
3. Yazılımın kullanımının kolay olduğundan emin olun
“Hem sezgisel olan hem de genel olarak organizasyonunuzun çalışma biçimiyle uyumlu olan proje yönetim yazılımı arayın,” diyor Ephricon Web Marketing başkanı Jon Payne. “Eğer kutudan çıktığı gibi sizin özelliklerinizi karşılamıyorsa, o zaman dahili olarak özel alanlara ve alanlarla kategorileri yeniden adlandırma yeteneğine sahip bir çözümü seçtiğinizden emin olun,” diye konuşuyor Payne. “İşinizle uyum sağlaması için yazılımınız içindeki etiketleri değiştirmelisiniz, diğer yollardan değil.”
4. Ölçeklenebilir bir proje yönetim çözümü seçin
“Bir organizasyon genelinde proje yönetim çözümü geliştirmek kendi içerisinde uzun vadeli bir projedir,” şeklinde konuşuyor Haas. “Bu yüzden sizi büyütecek ve başlangıçta değerlendirmeyi dahi düşünmeyebildiğiniz özellikleri sunan bir çözümü seçin.”
5. Yazılımı asıl kullanacak olan kişi ve departmanlardan girdi talep edin
“Genel için iyi bir uyuma sahip bir yazılımı seçmek önemli. Bunu yapmanın en iyi yolu seçim sürecine bütün ekibi katmaktır,” diyor iş teknoloji ve servisleri sağlayıcısı e2b tehnologies başkanı Lynne Henslee. “Her departmanın elde etmek isteyebileceği hedefleri olduğundan veya yazılımın neleri yapacağına dair farklı bir fikri olabileceğinden diğer insanlardan ve departmanlardan geri besleme alın,” diyor Henslee. “Bu aynı zamanda uygulamaya ve yazılımın kendisinin kullanımına yardımcı olacaktır. Ekip üyeleri karar sürecinin bir parçası olduklarını ve gereksinimlerinin karşılandığını hissettiğinde, onlar kendilerini sürece daha fazla adayacaklardır.”
6. Yazılımın e-posta gibi çekirdek uygulamalarla entegre olduğundan emin olun
“Bir ürün seçilirken diğer bir önemli seçim kriteri onun entegrasyon yetenekleridir,” diyor Brown. “Örneğin herkes e-posta kullanıyor.” Dolayısıyla, “mesajları aynı zamanda e-posta’ya gönderen bir çözüm kullanıcı katılımını arttıracak ve ürünün erişimini genişletecektir.”
7. İyi bir tedarikçi ve topluluk desteği sunan bir çözümü seçin
“Proje yönetim yazılımını seçerken, zengin bir kullanıcı topluluğuna sahip bir firmayı seçin ki sorular ortaya çıktığında veya en iyi uygulamaları aradığınızda tavsiye için diğer kullanıcılara dönebilirsiniz (online forumları kullanarak),” şeklinde konuşuyor gerçek zamanlı sağlık konumlandırma sistemi (RLTS) yazılım platformu sağlayıcısı Intelligent Insights pazarlama direktörü Joanna Wyganowska.
8. Proje yönetim çözümlerini karşılaştırın
“Gereksinimlerinizi temel alan bir kontrol listesi oluşturun ve ürünleri birbirleriyle karşılaştırın,” tavsiyesinde bulunuyor Brown. Kendisi ayrıca birçok proje yönetim çözümünün ücretsiz denemeler sunduğunu da ekliyor. Ardından “hem proje yöneticisinin hem de ekip üyelerinin yazılımı incelemesini sağlayın.” Dışarıdaki taraflar da (ör., yükleniciler, iş ortakları, tedarikçiler) yazılımı kullanacak olursa fikir beyan edebilirler.
9. Hedefleri erkenden oluşturun
Proje yönetim yazılımını kullanarak ne elde etmeye çalışıyorum sorusunu sorun, diyor proje yönetim çözümü sağlayıcısı Hippo Solutions’ın başkanı Mark Kenny. Neyi yapmasını istiyorsunuz? Durum raporları oluşturmasını mı? Tahminler yapmasını mı? Bir işbirliği aracı olmasını mı? “Hedeflerinizi bir kez belirledikten sonra yazılımı nasıl kuracağınız, onu nasıl kullanacağınız ve insanları bu konuda nasıl eğiteceğinize dair netlik sağlayacaktır. Aksi taktirde uygulama dümensiz bir gemiye benzer.”
10. Yeterli oranda eğitim sağlayın
“Herkesin katılabilmesini sağlamak için birden fazla eğitim oturumları sunun,” diye konuşuyor Mavenlink’ten Brown. “Her oturumun sonunda, herkesin bir hesabının ve kolay hatırlanabilir bir parolasının olduğundan emin olun. Ardından hemen bir proje oluşturun ki çalışanlar gönderi oluşturarak, dosya göndererek ve sistemi kullanarak pratik yapsınlar,” tavsiyesinde bulunuyor. Öğrendiklerini takviye etmek ve olası soruları çözmek için, ilk eğitim oturumunun ardından birkaç hafta sonra yeniden eğitim verin; online video dersleriyle birlikte (tedarikçi veya bir üçüncü parti sağlayabilir.)
11. En az bir kişinin projeleri gerçek zamanlı takip etmekten sorumlu olmasını sağlayın
“Projenizin tutuştuğunu fark etmek için haftalık toplantıyı beklemeyin,” uyarısını yapıyor bulut tabanlı proje yönetim firması Clarizen’in CEO’su Avinoam Nowogrodski. “İlerlemeyi gerçek zamanlı olarak takip etmek ve katasrofik yığınlara dönüşmeden önce tüm sorunları düzeltmek” için bir proje yöneticisi atayın.” Dahası, proje yöneticisi proje ekibiyle düzenli bir iletişim kurmalı ve herkesin yazılımı kullandığını temin etmeli; ve aynı zamanda ekibin güncelliği sağlamalı.