Dünyada her sistem geri besleme ile gelişir, istenene doğru ilerler. Buna insanlar da dahil… Geri besleme ekibinizin gelişimi için en önemli ve en etkin araçlarınızdan biridir. Günümüzde iş hayatının karmaşıklığı ve zamanın ruhunun “eleştiriye kapalı olmak” rüzgarını artırması ile organizasyonlarda geri besleme ile ilgili sorunlar yaşıyoruz, istediğimiz etkiyi yaratamıyoruz.
Officevibe firmasının yaptığı geniş katılımlı bir araştırmaya göre, çalışanların yüzde 32’si bir geri besleme alabilmek için müdürlerini üç ay bekliyormuş. Ayrıca çalışanlar olumlu veya olumsuz bir geri besleme almak istediklerini de ifade etmişler… Gelin görünen sorunlar üzerinden ilerleyelim.
Kaçınma davranışı
Ekip yöneticileri tepki görmekten çekindiklerinden, çalışanla bir çatışma yaşama ihtimalinden, geri besleme verirken kendilerine güvenmediklerinden, geri beslemenin farklı algılanabileceğinden endişe ediyorlar ve geri besleme vermekten kaçınabiliyorlar. Bu konuyu mümkünse 1:1 görüşmelerin içine veya yıl sonu değerlendirme toplantısına bırakma eğilimi gösterebiliyorlar. Bir başka sebep de “sistemin” geri beslemeyi bir yerde “mecbur” hale getirmesi olabilir.
Geri beslemenin temel amacının “çalışanın gelişimi” olduğu gerçeğini kullanır ve bu temel prensipten yola çıkarsak, kaçınmanın azalacağını ve kaliteli geri beslemelerin verilebileceğini düşünebiliriz. Çoğunlukla kaçırılan önemli bir adım, ekip yöneticisinin geri beslemeyi “gelişimin bir aracı” olarak gördüğünü ekibiyle paylaşmasıdır. Bu paylaşılmadığında ekip üyeleri gelen geri beslemeyi reddetme, mazeret bulma, karşı koyma, farklı anlamlandırma gibi yollara daha kolay sapabiliyorlar.
Kimlik ile eylemi ayıramamak
Geri besleme verirken herhangi bir etiket ile yapılan eylemi, o kişinin olası kimliği ile bağladığımızda geri beslemenin alınması ve bir gelişime vesile olması çok daha zorlaşıyor. Yani örneğin “Her zamanki gibi yine geç kaldın, çok düzensiz birisin” dendiğinde bir eylem genelleştirilmiş, o kişiye bir etiket yapıştırılmış, ardından da “savunma” yapmasını gerektiren bir “ifade” söylenmiş oluyor. Bunu duyan arkadaşımız öncelikle kötü hisseder, sonra “Acaba hep mi böyleyim?” sorusunu sorabilir, sonra da kendini savunma veya mazeret üretme telaşına kapılabilir.
Bir geri beslemede arkadaşımız savunma veya mazeret konumuna geçiyorsa, o geri beslemenin veriliş tarzı ile ilgili bir gelişim alanı var demektir.
Mesajımızı aşırı yumuşatmak
Kaçınma bölümündeki endişeler yüzünden yaygın olarak yöneticilerin vermek istedikleri mesajı aşırı yumuşatma, önemsizleştirme eğiliminde olduğunu da görüyoruz. Bu da çalışanda “Herhalde o kadar da önemli bir şey değil” duygusu yaratıyor ve eyleme geçmesini geciktiriyor.
Geri besleme verirken cümlenin başına “Çok da önemli değil ama…” veya “Acelesi de yok ama …” diyerek mesajınızı verdiğinizde istediğiniz algıyı yaratmanız ve geri beslemenin bir gelişim eylemine dönüşmesi ihtimali de azalmış oluyor.
Geri beslemeden önce uzun bir övgü tiradı yapmak
Yerleşmiş yaklaşımlardan biri “hamburger tekniği.” Bu yaklaşımda ana yemeğe (köfte) gelmek için önce alttaki veya üstteki ekmeği yerleştiriyoruz, yani geri beslemeden önce olumlu tarafları belirtiyoruz. Bu tabii ki yapılabilir, örneğin “Bugünkü sunumda açılışta çok iyiydin, herkesin ilgisini toplayabildiğini gördüm, fakat sonlarda sanki zaman yönetiminde sıkıntı yaşadığını hissettim” dediğinizde önce olumlu sonra da geliştirici cümlelerle güzel bir geri besleme vermiş oldunuz. Fakat bu olumlu cümleleri “abarttığınız” ve “uzattığınız” zaman bunu duyan arkadaşımız geri beslemeyi almama eğilimine girebilir.
Müdürüm beni o kadar övdü ki, herhalde her şey yolunda gidiyor!
Mutsuzluğu ifade etmek ama çözüme ilerlememek
Bir şeylerin iyi gitmediğinin, hata olduğunun ifadesi geri besleme için gerekebilir, bu ifade uzayıp “şikayet” ve “ne olacak halimiz” tonlamasına ilerlediğinde artık o geri besleme olmaktan çıkar, bir ağıta dönüşebilir. Yönetici olarak olumsuz durumların yaratacağı psikolojik etkiye karşı yılmaz olmak değerlidir. Sadece mutsuzluğu, sadece hatayı, sadece eksikliği dile getirmek geri beslemeyi de sakat bırakıyor.
Sorunu netleştirmeden hemen çözüm üzerinde durmak
Geri besleme verirken referanslı bir davranışa atıfta bulunmayıp sadece “olması gerekeni” söylediğimizde bu biraz geri besleme değil de “talimat” gibi anlaşılabilir. Yönetici olarak tabii ki tecrübeli olduğunuzu, işi bildiğinizi, işin nasıl yapılması gerektiğini de bildiğinizi iddia edebilirsiniz. Ekip arkadaşınızın neyi daha iyi yapabileceğine değil de neyin “hemen” yapılması gerektiğine odaklandığınızda geri besleme geliştirici olmaktan çıkmış oluyor.
Geri besleme dilimizin uygunsuzluğu
Geri beslemelerin başarısız olma sebeplerinden önemli biri söylenme şeklinin uygunsuz olmasıdır. Cümlenin içeriği uygun olsa da söylenme şekli algılamayı büyük ölçüde etkiler. Cümlelerin içinde etiketleme, küçümseyici ifadeler, aşağılama, hakaret olmaması son derece önemlidir. Geri besleme verirken ses tonumuzun bile önemi vardır. Hep, devamlı, hepiniz gibi genelleme kelimeleri de etkinliği azaltır ve alıcıların cümleyi ciddiye almaları ihtimalini azaltır.
Diğer önemli bir konu da üslup konusudur. Ben dilini kullanmak, olabildiğince davranış odaklı ve spesifik olmak, açık ve gelişim amaçlı olmasını sağlamak ve samimi olmak, etkinliği ve uygulanabilirliği artıracaktır.
Geri besleme için yıl sonundaki performans değerlendirme toplantısını beklemek
Kaçınma davranışının bir sonucu da geri besleme için yıl sonu toplantısını beklemek, tüm gözlemleri bu toplantıya yığmak ve tek bir toplantı ile yüksek duyguların oluştuğu ve savunma ve mazeret kalkanlarının hemen yükseleceği bir etkileşim yaratmaktır. Geri besleme; birlikte yaşanan olaylar, görünen davranış ve performanslar üzerinden “sürekli” olması gereken bir etkileşimdir. Süregelen bir konu ile ilgili geri besleme vermeyip yıl sonundaki toplantıda “Bu yıl yeterince takım oyuncusu olmadığını düşünüyorum” demek çalışana da haksızlıktır. Yıl sonundaki değerlendirme toplantısında sürpriz olmamalıdır.
Peki geri besleme nasıl verilmeli, bu konuda da basit 5 adımlık bir süreci paylaşmak isterim.
Önce sorun
Lütfen geri besleme vermeden önce nazik bir soruyla söze girin, aniden gözleminizi tek cümlede söylemeyin, çalışan birdenbire bir baskına uğramış gibi hissetmesin.
Örnek sorular veya giriş cümleleri şunlar olabilir.
- Dünkü toplantı ile ilgili bir 5 dakika konuşabilir miyiz?
- Projeyle ilgili bir fikrimi paylaşabilir miyim?
- Sunumunla ilgili konuşmak için şu an iyi bir zaman mı?
- İşler nasıl gidiyor, konuşmak için bir 5 dakikan var mı?
- Son raporun ile ilgili bir geri besleme vermek isterim, senin için uygun olur mu acaba?
Sonra amacı netleştirin
İlk olumlu yaklaşımı aldıktan sonra samimi bir şekilde bu gözlemi, bu geri beslemeyi neden vermekte olduğunuzu bir cümle ile ifade edebilirsiniz, bu cümle aranızdaki güveni de artırıcı rol oynayacaktır.
Örnek ifadeler şunlar olabilir:
- Bunları sana iletmek istedim çünkü çok daha iyisini yapabileceğine inanıyorum.
- Senin bu projede çok daha başarılı olmanı istiyorum.
- Bu geri beslemeyi senin gelişimine katkı verebilmek için iletiyorum.
- Senin başarına yatırım yapıyorum, benim için değerlisin.
- Bence gösterdiğinden daha fazla bir potansiyelin var.
Ardından verilere dayanarak gözleminizi iletin
Bu iki cümleden sonra şimdi gözleminizi, geri beslemenizi verebilirsiniz. Lütfen “ben” dili kullanınız, gördüğünüz, fark ettiğiniz, duyduğunuz, değerlendirdiğiniz konuyu gerçek hayattan bir olaya bağlayarak ifade ediniz.
Örnek cümleler şöyle olabilir:
- Toplantıda Murat’ın sözünü kesip konuştuğunda, tartışmayı başka bir yere götürmek istiyorsun gibi göründü bana.
- Bu hafta üç toplantıya geç geldiğini fark ettim.
- Gelen raporunda önemli detayları atladığını gözlemledim.
- Son toplantıda müşteriyi yeteri kadar dinlemediğine dair bir müşteri görüşü bana ulaştı.
- Demo yaparken sanki seni yeni yazılıma alışamamışsın gibi gördüm.
Şimdi teyit alma zamanı
Bu cümleden hemen sonra arkadaşımızın da benzer gözlemi yapması ile ilgili ondan teyit almak çok değerli olacak ve ortak bir zemin üzerinde ilerlemenizi sağlayacak.
Şu örnek yaklaşımları gösterebilirsiniz:
- Sence kaçırdığım bir şey var mı burada?
- Sen bunu farklı görüyor musun, dinlemek isterim.
- Bu konuyla ilgili senin bakış açın nasıl?
- Ben bir şeyi yanlış anlamış olabilir miyim?
- Bilmem gereken bir arka plan hikayesi var mı burada?
Diyaloğa devam edelim
Bu noktada işimiz bitmedi, bu senaryoyu lütfen “öğretmen” moduna dönüştürüp sadece sizin “doğrularınızı” ilettiğiniz bir monoloğa dönüştürmeyin. Bunun yerine diyaloğa devam etmek, yardım isteği varsa ortaya çıkarmak ve çalışanınıza destek olmaya devam edebileceğinizi ifade etmek çok daha iyi bir devam yolu olabilir.
Şu cümleleri veya soruları kullanabilirsiniz:
- Senin görüşünü merak ediyorum burada.
- Nasıl gittiğiyle ilgili duygularını merak ediyorum.
- Ne gibi zorluklarla karşılaşıyorsun?
- Gelişme fırsatı gördüğün bir süreç var mı bu hikayede?
- Ne tür bir desteğe ihtiyacın var?
Kolay gelsin!
