“Yetki vermeye ve özerklik tanımaya çalışıyorum ama işlerin kalitesi hiç iyi değil. Sürekli düzeltmekten yoruldum.”
Bu cümleyi IT yöneticilerinden sıkça duyuyorum. Aslında bu şikayet, modern IT liderliğinin en yaygın ikilemlerinden birini yansıtıyor: Bir yandan ekibe güvenmek ve mikro yönetimden uzak durmak istiyorsunuz, öte yandan her seferinde karşınıza çıkan hatalar sizi tekrar kontrol döngüsüne çekiyor. Sprint’ler tamamlanıyor, deployment’lar yapılıyor, raporlar gönderiliyor ama bir şekilde işler yine ters gidiyor. Kodda kritik bug’lar gözden kaçıyor, dokümantasyon eksik kalıyor, müşteriye yanlış versiyon gidiyor, son dakika sürprizleri hiç bitmiyor.
Ve bir süre sonra kendinizi her işi tek tek kontrol ederken, her e-postayı göndermeden önce okurken, her raporu baştan aşağı gözden geçirirken buluyorsunuz. Tam da kaçınmak istediğiniz o mikro yönetici rolüne sürükleniyorsunuz.
Sorun gerçekten ekipte mi?
Bu noktada ekibinizle ilgili bazı sorular sormaya başlamış olabilirsiniz: Gerçekten umursamıyorlar mı? İşlerini aceleye mi getiriyorlar? Yanlış insanları mı işe aldık? Bu sorular anlaşılabilir, çünkü tekrarlayan hatalar karşısında insanın aklına ilk gelen şey “karşı tarafta bir problem var” düşüncesi oluyor.
Ama burada durup bir adım geri atmak gerekiyor. Benim deneyimim şunu gösteriyor: Bu tür kalite sorunları çoğu zaman kalıcı ve değişmez ekip problemleri değil, aslında liderlik sorunları ve diğer liderlik sorunları gibi sistematik bir yaklaşımla çözülebilirler. Eğer ekibiniz sürekli detayları kaçırıyorsa, ne kadar sinir bozucu olsa da bunu çözmek yine sizin sorumluluğunuzda. İyi haber şu ki bunu mikro yöneticiliğe dalmadan, ekibin özerkliğini koruyarak başarabilirsiniz.
Kök nedeni bulun: Neden detayları kaçırıyorlar?
Herhangi bir problemi çözmeden önce kök sebebini anlamamız gerekiyor. Bu hatalar “dikkatsizlik” ya da “özen eksikliği” kolay etiketler olabilir, ama gerçek genellikle daha spesifik nedenlere dayanabilir. Bu nedenleri doğru teşhis etmeden atacağınız her adım, belirtileri tedavi etmeye çalışmaktan öteye gidemez.
İlk olası neden belirsizliktir. Ekip üyeleriniz beklentilerinizi tam olarak anlamamış olabilir. “Kaliteli kod” sizin için ne anlama geliyor, onlar için ne anlama geliyor? “Detaylı dokümantasyon” derken neyi kastediyorsunuz? Bu tanımlar net değilse, herkes kendi standartlarına göre çalışır ve sonuçlar tutarsız olur.
İkinci olası neden bilişsel aşırı yüktür. Paralel çalışan beş proje, üç farklı teknoloji stack’i, sürekli context switching yapan bir ortamda çalışan insanların odaklanması zorlaşır. Beyin sürekli görevler arasında geçiş yaparken detayları gözden kaçırma olasılığı katlanarak artar. Belki de ekibinizin kapasitesi değil, üzerlerindeki yük sorundur.
Üçüncü olası neden hesap verebilirlik eksikliğidir. Hatalar olduğunda ne oluyor? Eğer siz sessizce düzeltip hayata devam ediyorsanız, ekibiniz için hata yapmanın gerçek bir sonucu yok demektir. Bu durum, farkında olmadan “hatalar o kadar da önemli değil” mesajını verir.
Dördüncü olası neden, ekibin büyük resmi görmemesidir. O küçük bug’ın müşteride nasıl bir kaosa yol açtığını, eksik dokümantasyonun DevOps ekibini nasıl çıldırttığını, yanlış giden e-postanın satış ekibinin üç aylık ilişkisini nasıl zedelediğini bilmiyorlarsa, detaylara neden önem versinler ki?
Sonuçlara varmadan önce derin bir nefes alın ve ekibinize açık uçlu sorular sorun: “Bu detayların kaçırılmasına neyin sebep olduğunu düşünüyorsun?” ya da “Bu işi düzgün yapabilmek için yeterli zamanın ve kaynağın olduğunu hissediyor musun?” Bu sorular hem gerçek nedeni ortaya çıkarır hem de ekibinize “seni suçlamıyorum, anlamaya çalışıyorum” mesajı verir.
Yeni bir kalite standardı oluşturun
Kök nedeni anladıktan sonra sıra yeni bir standart belirlemeye geliyor. Eğer ekibiniz detay odaklı çalışmıyorsa, muhtemelen detayların o kadar da kritik olmadığını düşünüyorlardır. Bu algıyı değiştirmek sizin elinizde ve bunun için birkaç somut adım atabilirsiniz.
Öncelikle detayları gerçek sonuçlarla bağlayın. O eksik testin son tahlilde nasıl üç saatlik zaman kaybına yol açtığını, yetersiz hata mesajının müşteri destek ekibinin iş yükünü nasıl ikiye katladığını somut örneklerle gösterin. İnsanlar soyut “kalite önemlidir” mesajlarından çok, somut sonuçlardan etkilenir.
İkinci olarak, detaylara dikkat etmeyi performans beklentilerinin açık bir parçası yapın. Eğer birebir toplantılarda bu konuyu hiç gündeme getirmiyorsanız, eğer performans değerlendirmelerinde kalite kriterleri yoksa, ekibiniz bu konunun sizin için gerçekten önemli olmadığı sonucuna varabilir.
Üçüncü olarak tutarlı olun. Eğer bazı hatalara göz yumuyor, bazılarını ise büyük mesele yapıyorsanız, ekibiniz hangi detayların önemli olduğunu kestiremez. Standartlarınız net ve tutarlı olmalı.
Bir sonraki ekip toplantınızda şöyle bir açılış yapabilirsiniz: “Bundan sonra detaylara birlikte özel bir özen göstermek istiyorum. Bu ekipten çıkan her iş, hepimizin imzasını taşıyor. Kalitemiz, itibarımız demek.”
‘Sürpriz yok’ kuralını hayata geçirin
Eğer sürekli son anda hatalarla karşılaşıyorsanız ve çoğu zaman düzeltmek için bile vaktiniz kalmıyorsa, daha iyi bir erken uyarı sistemine ihtiyacınız var demektir. Ben buna “Sürpriz Yok” kuralı diyorum ve özü şu: Sorunlar size son aşamada değil, çözülebilecekleri erken aşamada ulaşmalı.
Bu kuralı hayata geçirmek için ekibinizin işi sadece canlıya geçiş öncesinde değil, sürecin daha erken noktalarında kontrol etmesini sağlayın. Potansiyel sorunları siz yakalamadan önce kendilerinin işaretlemesini teşvik edin. Kritik aşamalara geçmeden önce kısa “güncelleme buluşmaları” yapın; bunların uzun toplantılar olması gerekmiyor, 15 dakikalık bir dokunuş bile yeterli olabilir. Bu toplantıda “Riski nerede görüyorsunuz?” sorusunu sorun ve ekibin cevabını bekleyin.
Pratik bir uygulama olarak “Yatay Denetleme” sistemi kurabilirsiniz. İşi yapan kişinin dışında farklı bir ekip üyesi final kontrolü yapsın. Kod denetlemesi muhtemelen zaten yapılıyordur, ama aynı mantığı dokümantasyona, müşteri iletişimlerine ve raporlara da uygulayabilirsiniz. JIRA ya da kullandığınız proje yönetim aracında görünür “kalite kontrol” adımları ekleyin ki bu adımlar atlanmasın, herkesin radarında olsun.
Gerçek hesap verebilirlik kültürü yaratın
Eğer ekibiniz detaylara yeterince özen göstermiyorsa, bunun bir nedeni de “nasıl olsa müdür yakalar ve düzeltir” düşüncesi olabilir. Bu düşünce kalıbını kırmak, gerçek bir hesap verebilirlik kültürü oluşturmaktan geçiyor.
Bir hata ortaya çıktığında, ne kadar cazip olsa da atlayıp kendiniz düzeltmeyin. Hatayı yapan kişinin kendisinin düzeltmesini sağlayın. Bu yaklaşım kısa vadede daha fazla zaman alır, ama uzun vadede aynı hatanın tekrarlanma olasılığını dramatik şekilde azaltır. İnsanlar kendi düzelttikleri hataları çok daha iyi hatırlar.
Ayrıca işleri gerçek sonuçlarla ilişkilendirin. Eğer müşteriye yanlış bilgi gittiyse, açıklama ve düzeltme e-postasını o işi yapan kişi yazsın. Eğer eksik dokümantasyon başka bir ekibin işini aksattıysa, o ekiple açıklama görüşmesini ilgili kişi yapsın. Bu yaklaşım cezalandırma değil, öğrenme fırsatı yaratma amacı taşıyor.
Bir IT direktörü arkadaşım geçenlerde şöyle demişti: “Ekibimi hatalarının sonuçlarından korumayı bıraktığımda, hata oranımız üç ayda yüzde 60 düştü. Başta acı vericiydi, bazı zor konuşmalar oldu, ama sonuç kesinlikle buna değdi.”
Kalite bir kültür meselesidir
Detayları sürekli kaçıran bir ekip, aslında “kalite herkesin işi” mesajını henüz içselleştirmemiş bir ekiptir. Bu mesajı vermek, tekrarlamak ve davranışlarınızla desteklemek sizin işiniz. Tutarlılıkla, düzenli takiple ve kendi örneğinizle bu kültürü inşa edebilirsiniz.
Mikro yöneticilik çözüm değil, ama “her şey serbest, sonuçta bakarsınız” da değil. Orta yol, net beklentiler artı gerçek hesap verebilirlik artı erken uyarı sistemlerinden oluşuyor. Ve şunu her zaman hatırlamakta fayda var: Her sessizce düzelttiğiniz hata, ekibinizin bir öğrenme fırsatını çalıyor.
Peki sizin ekibinizde en sık kaçırılan detay hangisi? Ve bu detayı erken yakalamak için nasıl bir sistem kurabilirsiniz?