AİHM’de dokümanla yapılan onaylamalar Microsoft SharePoint tabanlı OpenText eDOCs tabanlı iş akış sistemine taşındı. Bu sayede mahkemenin mektup yazma süreci bile saniyelere indi.
Sophie Curtis
Dünyanın en fazla başvuru alan mahkemelerinden biri olan Avrupa İnsan Hakları Mahkemesi (AİHM), yapılan başvuruları yönetmek ve hukuk davaları hakkında daha etkin bilgilendirmede bulunabilmek için OpenText’ten doküman yönetim sistemini kullanıyor.
Merkezi Fransa’nın Strasbourg kentinde olan AİHM’in 800 dolayında çalışanı bulunuyor ve bu çalışanlar her yıl 64 binden fazla dava başvurusunu ele alıyor. Mahkeme, aynı zamanda, görülen davalar ve diğer halka açık belgeleri ulaşılabilir kılmakla yükümlü. Bu nedenle mahkemenin web sitesi her yıl 4.6 milyondan fazla ziyaretçi alıyor.
IT PRO’nun Avrupa’daki kardeş yayınlarından Techworld’e röportaj veren Avrupa İnsan Hakları Mahkemesi IT Başkanı John Hunter, “Dünyada birçok insan için insan hakları oldukça önemli. Mahkeme hükümlerini mümkün olduğunca geniş bir kitleye ulaştırabilme açısından kamuya karşı görevimiz var” diyor ve açıklamasını şöyle sürdürüyor: “Yapılan başvuruların muhtemelen yüzde 90’ı kabul edilmiyor. Yine de başvuruların hepsini incelemek ve başvurularla ilgili hızlı karar almak zorundayız.”
AİHM uzun bir süredir Mahkeme Bilgi Yönetim Sistemi (MBYS) veritabanının kalbine OpenText’in eDOCS platformunu yerleştirmiş durumda. Ancak mahkeme, sürekli artan dava başvurularıyla karşı karşıyaydı ve bu her zamankinden daha yüksek belge hacmini doğuruyordu. Ayrıca diğer mahkeme sistemleri ile entegrasyonun başlaması gerekliliği vardı.
eDOCS 5.3 ile yeni dönem
Bu nedenle AİHM eDOCS’un 5.3 versiyonunu kullanmaya karar verdi. Bu versiyon, tüm davalara, başvurulara ve diğer erişimlere tam kapsamlı olarak bakılabilmesi açısından hem mahkemeye iletilen hem de mahkemenin gönderdiği her türden dokümanın kullanılabilmesini sağlıyor. Bu doküman türleri arasında dava notlarından e-postalara kadar her şey var.
Ayrıca çözüm, sadece mahkemenin ana faaliyetiyle ilgili dokümanların yönetilebilmesini sağlamıyor. Aynı zamanda insan kaynakları, finans ve diğer yönetim departmanlarının yarattığı dokümanların yönetilmesi imkanını da doğruyor. Tüm dokümanlar gerektiği şekilde kategorize ediliyor ve dava yönetim sistemini besliyor.
Hunter, “OpenText çözümünü seviyoruz, çünkü Microsoft’un Office paketi ile tamamen entegre çalışabiliyor. Bu sayede, kullanıcılarımızı platform için biraz eğitmemiz yeterli. Çözüm bize, ayrıca, uygulama açısından esneklik ve dokümanları bulmak için sisteme erişmede kolaylık sağlıyor” diyor.
Doküman onayları Microsoft SharePoint tabanlı bir iş akış sistemi üzerinden gerçekleştirilebiliyor. Tüm kullanıcılar görevlerindeki durumlarını anlık olarak kontrol edebiliyor ve görevleriyle ilgili belgelere eDOCS’dan istedikleri zaman ulaşabiliyorlar. Diğer yandan kullanıcılar işleriyle ilgili görevlere tek merkezi noktadan erişebilmenin rahatlığını yaşıyor, çünkü böylece yeni ya da güncellenen görevlerle ilgili yüzlerce yeni bilgilendirme e-postası almaktan kurtuluyorlar.
AİHM kararları anında haberlerde
AİHM, iş süreçleri için elektronik imza uygulamasına da geçti. Bu sistem sayesinde kullanıcılar, ıslak imza isteyen dokümanlar için bir belgenin çıktısını alıp, imzalayıp, tekrar sisteme taramak zorunda kalmıyorlar. Hem zamandan hem de paradan tasarruf etmiş oluyorlar.
12
