COVID-19’un getirdiği sosyal mesafe kısıtlamalarıyla birlikte birçok işletme çalışanların evden çalışmasını kolaylaştıran dijital uygulamaları hızla benimsedi. Bu durum e-posta, anlık mesajlaşma ve video konferansa daha fazla odaklanmayı beraberinde getirdi. Öte yandan faks birçok işletme için hala vazgeçilmez olmaya devam ediyor. İşletme kullanıcıları evden çalıştıkları için fiziksel bir faks makinesine erişemediğinde, bu önemli işletimsel zorluklar yaratabiliyor. Bu zorluklar çevrimiçi faks çözümleri ile giderilebiliyor.
Dünyada halen faaliyet gösteren 46 milyondan fazla faks makinesi bulunuyor ve her yıl milyonlarca yeni satış gerçekleşiyor. Her yıl 17 milyardan fazla bireysel belge gönderiliyor ve bu da işletmelerin faksa ne kadar güvendiğini gösteriyor. Yalnızca eFax’ta, her ay 11 milyondan fazla iş abonesi çevrimiçi faks hizmetlerini kullanıyor.
Dokümanların fakslanması birçok sektör için kritik bir iş süreci olmaya devam ediyor
Faks gayrimenkul, hukuk, devlet ve sağlık gibi sektörlerde hala geçerliliğini sürdürüyor. Bununla birlikte, zaman içerisinde kullanım şekli önemli ölçüde değişen faks, son haftalarda daha da hızlı bir şekilde dönüştü. Öyle ki çevrimiçi faks çözümleri, kullanıcıların faks makinesi olmadan faks göndermesine olanak sağladı.
Endüstriler çevrimiçi faks sistemlerine geçtikçe ve BT yapılarını kalıcı olarak yeniden düzenledikçe, dijital faks yeni normalin bir parçası haline gelecek. Fakslama işlemi aslında eskisinden farklı olmayacak. Şirketler şu anda fiziksel faks makinelerine erişemese de dijital teklifler, faksın geleceğine geçişte kuruluşlara yardımcı olacak.
Dijital faks işlemlerinin, faksın geçişine adapte olmaya yardımcı 4 hususu bulunuyor:
Maliyet azaltma: Çevrimiçi bir faks sistemine geçiş, şirketleri ek donanım, yazılım ve ağ sistemlerinin maliyetinden ve verimsiz manuel süreçten kurtaracak. Kuruluşlar, şirket içi faks işlemlerinin gerektirdiği karmaşık bir ağ oluşturma çözümünün maliyetinden tasarruf edecek.
Gelişmiş güvenlik: Dijital faks hizmetleri, şirketlerin faks gönderirken uyumluluk riskini azaltmalarına ve veriyi korumalarına yardımcı olan güvenlik özelliklerine sahiptir. Tıbbi reçete gibi hassas bilgiler gönderirken bile şirketler, çoklu güvenlik protokolleri uygulanmış güvenli bir çözüm kullanabilecek.
Verimliliği kolaylaştırmak: Faks hizmetlerini çevrimiçi taşımak hem zamandan hem de paradan tasarruf edilmesine olanak tanır. Fakslanan belgeler için karmaşık şirket içi depolama çözümlerinin yerini, kullanıcıların gönderilen ve alınan dosyalarının kopyalarına tek bir yerden erişmelerini sağlayan dijital depolama çözümleri alır. Bunları dijital olarak depolamak, personelin kayıtları kolayca aramasını da sağlar.
Artan erişilebilirlik: Birçok kuruluş fiziksel faks makinelerine erişememe zorluğuyla karşı karşıya olduğunda, erişilebilirlik dijital faks çözümlerinin önemli bir avantajı olur. Kullanıcılar, birçok çözüme yani faks kayıtlarına mobil ve tablet cihazlardan erişebilir ve ihtiyaç duydukları yerde ve zamanda belge gönderebilir ve alabilirler.
Faks işleminin birçok sektörde her zaman yeri olsa da artık geleneksel faks makinesine ihtiyaç kalmadı. Dijital faks çözümleri kuruluşlara, kullanıcıların güvenliğini koruma fırsatı verirken, belge paylaşım ihtiyaçları için de tam esneklik sunar. Çalışma dünyasının karşılaştığı değişiklikler ışığında, fiziksel bir faks makinesine ihtiyaç duymadan kritik belgeleri çalışmaya ve paylaşmaya devam edebilmek, birçok işletmenin sorunsuz çalışmasına yardımcı olacaktır.