iPhone, Salesforce.com ve Facebook’u suçlayabilirsiniz ama gerçek şu ki işin kendisi çalışan yönelimli teknolojilere geçişi teşvik etti.
“IT’nin tüketicileştirilmesi” (çalışanların bir takım teknolojilerin iş amaçlı olarak kullanımına zorlaması) konusunda düşünceli hatta bazen de şaşkınlık içerisinde olmayan bir IT yöneticisi veya CIO’yla henüz karşılaşmış değilim. Her ne kadar bu trendin en belirgin şampiyonu olsalar da, ofis ortamına Mac’lerini, iPhone’larını ve iPad’lerini getiren Apple’ın kör ettiği çalışanların ötesinde bir durum söz konusu. Birlikte tüketicileştirmenin arkasındaki temel meseleleri irdeleyelim; bunun altında taşınabilir cihazlardan çok daha fazlası var.
İki yıl önce iPhone’lar ofis yaşamında görülmeye başladı; sıklıkla kurumsal e-postalara ve Wi-Fi ağlarına bağlandılar. Birçok kişi için bu IT’nin tüketicileştirilmesi trendi olarak bilinen fenomenin başlangıcıydı ancak bu iPhone’dan yıllar önce başladı. İnsanlar ev PC’si ve Mac’lerini (katı IT kontrolleri altında yer almayan sistemleri) yıllardır kullanıyor ve Salesforce.com beş yıl kadar önce açıkça ve gururla IT’yi devre dışı bırakan, doğrudan iş yöneticilerine bulut tabanlı satış ekibi otomasyon yazılımı satarak dikkatleri topladı.
Tüm yeni şeylerde olduğu gibi IT’nin tepkisi hayır demek oldu. Güvenlik ihlalleri hakkındaki korkular hızlı bir biçimde bu politikanın mazereti oluverdi. Ancak daha önceki ev bilgisayarları, halka açık ağlar ve Salesforce.com fenomeninde olduğu gibi, maliyet tasarrufları, ciddi güvenlik problemlerinin sayısındaki azlık ve yöneticilerin yeni teknolojiyi benimsemesi IT’yi “hayır”dan “nasıl”a yöneltti.
1960’lara uzanan kökler
Ancak tüketicileştirme fenomeninin sadece teknoloji tarafından teşvik edildiğine inanan herkes bir noktayı kaçırıyor. Gerçek değişim (ve bunun nihayetinde bir IT kararı olmamasının nedeni) işin kendisinde yatıyor. 1950’ler hiyerarşik, askeri tarzda “şirket adamları”nın oluşturduğu işlerin doruk noktasıydı. Bu ordu tarafından eğitilen İkinci Dünya Savaşı askerlerinin yoğun bir biçimde iş hayatına dönüşünün bir sonucuydu. Ardından 1960 ve 1970’ler geldi. Bu dönemde bireyler kişisel ve diğer grupların üyeleri olarak kendi haklarını ortaya koydu. 1980’ler kurumsal hayatın daha düz bir modele yeniden yapılandırılmasını gördü. Bu modelde daha az orta düzey yönetici ve daha fazla personel güçlendirme söz konusuydu.
Üretim tarafında bu, W. Edwards Deming gibi yönetim gurularının teknikleri kullanılarak oldukça sistemli hale geldi. Yalın ve altı sigma’nın kullanımı, kalite çemberleri yapısında çalışanların müşterek sahipliği ve Toyota’nın “herkes üretim hattını durdurabilir” felsefesiyle birleştirildi. 1990 ve 2000’ler orta düzey yönetimin azalmaya devam ettiğini, part time ve sözleşmeli iş güçlerinin başlangıcını, rutin işlerin robotlar, yazılım ve uzak çalışanlarla (çoğunlukla personel güçlendirme kültürüne sahip olmayan toplumlarda) değiştirildiğini gördü.
Bu da çok sayıda firmanın az sayıda bilgi çalışanını korumasına neden oldu çünkü onlar satış, müşteri hizmetleri, ürün tasarımı veya operasyonlar olsun her konuda kendi sezgilerine ve kişisel yeteneklerine sahipti.
Yeni işgücü kendilerine güvenenleri destekliyor
Sonuç olarak ihtiyaç duyulduğunda gelen, çeşitli lokasyonlarda geniş kaynakları kullanan göçebe bir işgücü ortaya çıktı. Kaçınılmaz olarak bu göçebelik söz konusu çalışanların işlerini yapmak için kullandığı araçların önemini vurguluyor. Her bireyin kişisel güçlerinde olduğu gibi onların tercih ettikleri araçlar da değişiklik arz ediyor; ve onlar bunları kullanmakta ısrar etmeye başladılar.
Bu fenomen sadece bilgi çalışanlarına has bir şey değil. Birçok tüccar (örneğin müteahhitler) uzun bir süredir kendi ekipmanlarını kullandılar çünkü bunlar onlar için daha uygun ve kaliteliydi. Yazılım, bilgiişlem cihazları ve benzerleri bilgi çalışanları tarafındaki eşdeğerleri.
Hem işletme yapılarında hem de bireysel çalışanlardan beklenen değer türlerinde bu temel değişimler söz konusuyken, bu yeni gerçekler ve “şirket adamları” döneminde yaşayan yapılar arasında bir uçurum yarattı. Örneğin, çalışanların kendi emeklilik tasarruflarının tümünü veya çoğunu idare etmesi, kendi yeteneklerini zamana uygun bir biçimde korumaları söylendi. Firma bir miktar yardım edebilir ama artık bu anlamda çalışanlara özen göstermiyor. Yaşamınız boyu süren bir iş ve güvenli bir emeklilik anlamına gelen iş evlilikleri artık yok.
Dolayısıyla, çalışan ve işveren arasındaki ilişki özel amaçlı bir katılıma dönüştü. Hem çalışan hem de işveren için mantıklı olduğu sürece ilişki devam eder. İkisinden biri artık bu ilişkiyi istemediğine karar verdiğinde, sona eriyor.
Eski ve yeni arasındaki uyuşmazlık kullanıcılar ve IT arasında bir çarpışma yaratıyor. Bununla birlikte eski “şirket adamı” yaklaşımı IT ve diğer operasyonel sistemler içinde yaşamayı sürdürüyor. Bunun bir örneği PC ve bunların yazılımlarının Mothers fabrikasındaki kurabiyeler gibi birbirinin aynısı birimler olarak kalıplaştırıldığı standart bir teknoloji ortamıdır. Diğeri ise teknolojiyi mümkün olan başka bir yere uzaklaştırarak çalışanları risklerden koruma eğilimidir.
Diğer bir ifadeyle, konu emeklilik ve yetenekler olduğunda çalışanlardan yetişkin gibi davranmaları beklenirken, teknoloji söz konusu olduğunda onlara sanki bebeklermiş gibi davranılıyor.
Çalışanlardan daha bağımsız olmaları ve kendilerini desteklemeleri istendikçe, onlar evlerinde tıkılı kalıyor. Şimdilerde teknoloji yönetimi danışmanlığı yapan CIO dergisinin eski editörlerinden Abbie Lundberg, bu durum için büyük bir örnek veriyor: IT, CSO, hukuk departmanı ve sıklıkla İK çalışanlara dışarı emekleyip zarar görmemeleri için evin içerisinde kilitli bırakılan bebek muamelesi yapıyor.
Bir başka benzetmeyle bu çalışanlara siz isteseniz de istemeseniz de arabayı kullanacak gençler olarak bakmaktır diyor Lundnerg. Yapılacak en iyi şey onlara arabanın nasıl sürüleceğini öğretmek, sınırları ve beklentileri belirlemektir.
Şurası bir gerçek ki siz onları engellediğinizde onlar bir yolunu bulup onu aşacaklardır. İşte onları (ve de firmayı) tehlikeye atacak olan şey de budur. Unutmayın, günümüz bilgi çalışanları yaratıcılıkları ve enerjileri ile öne çıkıyor. Onların teknolojiye olan yatkınlıkları bir zamanlar IT’nin kutsal alanı olan yerde faaliyet göstermelerine izin veriyor.
IT’deki birçok kişi hayal aleminde yaşıyor
IT ve iş yöneticileri için rahatsız edici bir gerçek şu; bunların çoğu sıra tüketicileştirme trendine geldiğinde hayal aleminde faaliyet gösteriyor. IDC’nin yakın zamanda gerçekleştirdiği bir çalışmaya göre IT karar vericilerin sadece yüzde 40’ı çalışanların kurumsal bilgilere kendi cihazlarıyla bağlanabilmesine izin verdiklerini söylüyor olsa da, çalışanların yüzde 70’i kurumsal verilere bu yolla bağlandıklarını ifade ediyor. Bu da şu anlama geliyor ki birçok organizasyonda IT yönettiği sistemlerde gerçekte neler olduğunu tam anlamıyla kontrol edemiyor. IDC’nin araştırması aynı zamanda kişisel cihaz kullanımının sürekli olarak arttığını da gösteriyor.
Diğer bir IDC araştırması IT’nin kendi işletmelerindeki zaten tüketicileştirilmiş olan teknoloji gerçeğinden kopmuş olduğunu gösteriyor. Sadece BlackBerry kullanıcıları (IT’nin onlayladıkları) tarafından paylaşılan bir görüşe göre IT, işle ilgili erişimleri firmanın belirlediğini düşünüyor. Diğer mobil platformların kullanıcıları ise maliyetleri üstlendiklerini ya da bunları firmaya gider kaydettiklerini söylüyor; ve bu sebeple kararları onlar veriyor. Diğer bir ifadeyle, bu IT organizasyonları, işletmelerindeki tüketicileştirme durumunun temsilcisi olarak sadece BlackBerry’leri görüyor.
Forrester Research’e göre genç neslin iş gücünün önemli bir kısmını oluşturmasıyla birlikte tüketicileştirme trendi daha da yoğunlaşacak. 2010’da çalışanların dörtte birini 1990-2000 arasında doğanlar oluşturdu. 2020 itibariyle bu oran yüzde 40’lara çıkacak. Şunu düşünün: 1960 ve 70’lerin personel güçlendirme döneminde yetişen boomer’lar çoğunlukla kendi teknolojilerini kullanma konusunda politik ve finansal yeteneğe sahip olanlar. Oysa onları takip eden nesiller bu teknolojileri gayet normal olarak görüyor.
Kendilerini BlackBerry ve Windows XP PC’lerini kullanmaya zorlayan firmalarda çalışmak istemeyen “çocuklar” yüzünden iOS ve Android’li cihazlara müsaade etmek zorunda kaldıklarını söyleyen birçok CIO var. Amerikan ordusu bunun en büyük örneklerinden; proaktif bir biçimde Android’li cihazları ve iPad’leri konuşlandırma arayışındalar. Birliklerini iPhone ve benzeri cihazların kullanımı konusunda eğitiyorlar çünkü 20’li yaşlardaki işgücü bunları bir şekilde kullanıyor.
Bir başka çalışma da Aberdeen Research’den: Çalışan yönelimli teknolojileri ne kadar çok kontrol etmeye çalışırsanız, bu size o kadar fazla maliyet ve daha düşük güvenlik getiriyor. Gençlere engel olmaya çalışma benzetmesini hatırlayın. Bunun nedeni: Bilgi çalışanlarının teknoloji ve süreçlerini katı bir biçimde kontrol ettiğinizde, onlar sizin etrafınızdan dolaşıyor; ve size karşı duruyorlar. Sizin “güvenli” e-postalarınız Gmail ve Hotmail hesaplarına iletiliyor; buralarda da herhangi bir kontrole sahip değilsiniz. Dokümanlar CD-R’lar, flash diskler ve bulut depolama üzerinde yer buluyor; ev bilgisayarlarına ve oradan da mobil cihazlarına aktarılmak üzere. İşlerin yerine getirilmesi hususunda IT bir engel olarak görüldükçe, bulut uygulamaları daha fazla kullanılacak.
Asıl şok edici şey, hepsine serbest bırakılan bir ortamın, sıkı bir biçimde kontrol edilene göre daha güvenli ve ucuz olmasıydı. Aberdeen araştırmacılarından Andrew Borg’un açıklamalarının ardından bu oldukça mantıklı geldi: Eğer çalışanlar aktif olarak IT ile mücadele içinde değilse, bunların sorun yaratma ihtimali daha düşük. Ve elbette en güvenli, ucuz yaklaşım “mantıklı ebeveyn” yaklaşımıdır: Bu çocuğunuzun kendi kendine yeten bir yetişkin haline gelmesine yardımcı olmak için bir ilke, teşvik ve eğitim karışımını kullanmaktır. Yapılacak teşvik kullanacakları cihazları kendi tercihlerine bırakmaktır; ilkeler bunların güvenli bir biçimde kullanılmalarını sağlar. Eğitim de çalışanların ihtiyaç duyulan ilkelere karşı direncinin azaltılmasına yardımcı olur. Nihayetinde onların büyük bir kısmı hem kendileri hem de firmaları için doğru şeyi yapmak istiyor.
IT bu yeni gerçeği, iş tehlikeye atmadan, nasıl ayarlayabilir?
Peki bu yeni dünyada IT işlevini nasıl yürütecek? PwC’nin hazırladığı taslağın doğru olduğunu düşünüyorum (hem ondan alıntı yaptığım için hem de çeşitli IT dinleyicilerine yaptığım sunumlardan iyi tepkiler aldığım için.) PwC’nin tam raporunu ücretsiz olarak http://www.pwc.com/us/en/technology-innovation-center/consumerization-information-technology-transforming-cio-role.jhtml adresinden indirebilirsiniz.
IT’deki birçok kişi için bu farklı bir yol; çünkü “yumuşak” değerlerle başlıyor ve IT’nin risk yönetimi ve teknolojik karar vermedeki sahipliğini çalışanlar ve onların departmanlarıyla paylaşımını gerektiriyor (Aynı şeyi hukuk, yönetim ve İK takımları için de gerektiriyor). Ancak tüketicileştirme trendi “yumuşak” insani konulardan beslendiğinden, mantıklı olan yönetimden gelen tepkinin sadece insani yaklaşımları temel almasıdır.
Teknoloji tarafında taslak, bir yandan uygun özgürlük ve yaratıcılığa imkân tanırken çalışanları doğru sonuçlara yönlendirmek için ilkelerden yararlanıyor, katı bariyerlerden değil. Uç nokta seviyesinde IT monokültürünün çıkmaz bir yol olduğunu, dolayısıyla IT’nin bunun yerine teknolojiyi birden fazla katmandan oluşan soğan gibi düşünmesi gerektiğini belirtiyor. Dışarıda bulunan, çalışan yönelimli katmanlar esnek ve bireyselleştirilebilir olmalı. Çekirdek sistemler ise mümkün olduğunca standartlaştırılarak güvenli hale getirilmeli. Basit bir örnek: Rutin bilgi erişim ilkelerinize uyan herhangi bir cihaza izin verin ama ağ içerisindeki gerçekten hassas olan bu bilgi kaynaklarına erişim için şifreleme gibi güvenlik ve yetkilendirme gibi katmanları ekleyin. Bir iPad üzerinden çalışanınızın kendi grubu içerisinde paylaşılan bir sürücüye erişim sağlamasına izin vermeniz aynı çalışanın İK veritabanını açabileceği anlamına gelmez.
Kötü haber şu ki mevcut teknolojiler tümden bu soğan yapısını yönetebilecek durumda değil; bilgi hakları yönetimi konusu tipik kurumsal veri nesneleri veya sistemleri içerisinde nadiren uygulanır. Aynı şekilde kullanıcı uygulamaları ve cihazlarında da bu nadiren görülür. İyi haber ise risklerin iş birimleri arasında paylaşılmasıyla, organizasyondakileri riski azaltmaya teşvik edersiniz.
Diğer iyi haber ise tüketicileştirmenin yeni bir şey olmaması. Bir çalışan ya da departmanın sahip olduğu ilk IBM PC veya Apple IIe bu yolculuğu başlattı. Sadece bilgiişlem gücü değil bilginin sınırları ortadan kalktıkça Internet bunu tamamen yeni bir seviyeye zorladı. Organizasyonlar bu yeni güç sayesinde sadece hayatta kalmadı aynı zamanda çok gelişti. Internet erişiminin katı bir biçimde kontrol edilmesi gerektiği düşüncesini aklınıza getirin; bir zamanlar bu ihtiyaç ve korkutucu olarak görülmüştü ama sonunda o kadar kötü olmadığı sonucu çıktı. Ardından daha belirgin bir hal aldıkça yolunuzu açmak için onu benimsediniz. Şimdi aynı düşünceyi yeni dalgaya da uygulayın: mobil, bulut ve sosyal medyaya.