Eğer IT departmanınız “tüketicileştirme” trendine karşı direniyorsa, azınlıktalar. En son araştırmalar öyle gösteriyor ki çoğu büyük işletme proaktif olarak bu trendi ele alıyor, sıklıkla bir tüketici IT stratejisinin yanında IT ile kullanıcıları arasındaki yeni ilişkiyi de değerlendiriyor.
Onlar sizin bilmediğiniz neyi biliyor? Bazı teknoloji ve işletme yöneticileri tarafından düzenli olarak vurgulanan korkuların çoğu (genellikle mobil ortamdaki enformasyon güvenliğiyle ilgili) teknoloji ve ilkeler üzerinden efektif olarak çözülebilir.
Danışmanlık firması Avanade tarafından yakın zamanda gerçekleştirilen bir anketin sonuçlarına göre firmaların yüzde 60’ı cihazların kullanımını kısıtlamaktan ziyade çalışanların kişisel cihazlarıyla uyum sağlaması için IT altyapılarını adapte ediyor. Bununla birlikte yöneticilerin yüzde 91’i IT departmanlarının tüketici teknolojilerinin kullanımını yönetmek için ihtiyaç duyulan iş gücü ve kaynaklara sahip olduğunu söylüyor. Bu tür bir ortamda, direnmek gerçekten nafile.
Organizasyonunuz tabletler, akıllı telefonlar, bulut servisleri, PC ve Mac’lerin bir karışımı ile sosyal ağlar gibi tüketici tabanlı teknolojilere yönelirken hem IT hem de iş tarafını mutlu etmek için doğru ortamın yaratılmasına yardımcı olacak kritik uygulamalara bakalım.
Tüketicileştirme adım 1: Tüketici kültürünü hoş karşılayan bir kültür oluşturun
Organizasyonunuz bir yandan uygun kontrolleri sürdürürken tüketicileştirmeden en fazlasını elde ettiğini ve kullanıcıların ihtiyaç duydukları özgürlüklere sahip olduklarını nasıl temin eder?
Organizasyonun ihtiyaç duyduğu ilk hamle belki de kültürel oryantasyonunu ayarlayarak tüketici teknolojilerine karşı sıfır toleranslı davranışlardan uzaklaşıp entelektüel merak ve iş fırsatlarına yönelmektir, şeklinde konuşuyor Amerisure’un eski CIO’su ve şimdilerde danışmanlık firması X by 2’nun CIO’su olan Frank Petersmark.
Otomatik olarak karşı çıkmak yerine, diyelim ki çalışanlar kendi cihazlarını iş yerine getiriyor olsun, bu yeni teknolojiden ve daha iyi müşteri servisi, arttırılmış kârlılık ya da geliştirilmiş verimlilik için onunla birlikte gelen süreçlerden en iyi biçimde nasıl yararlanabileceğiniz hakkında düşünebilirsiniz, diyor Petersmark. Bir organizasyonun kökleşmiş kültürü, muhtemelen teknolojinin tüketicileştirilmesi tarafından ortaya konan fırsatları efektif ve makul biçimde kullanmanın önündeki en büyük engeldir.
Bu kültürel değişimin bir bölümü, sadece teknoloji uzmanlarının teknoloji seçimlerini yapabileceğine dair düşünce yapısından IT’yi uzaklaştırmaktır.
Örneğin, Auistin (Teksas) Fuar Merkezi’ndeki IT ekibi iPad’ler gibi tüketici ürünlerinin iş ortamlarında kullanımının uygun olabileceğine karar vermede zorlandılar, diye konuşuyor IT servisleri müdürü Joe Gonzales. “Bizim organizasyonumuzda eğer bir ürün bizim Dell Premier sayfasından sipariş verilmediyse o zaman işletme içerisinde kullanım için yeterince iyi değildir gibi bir algı var.”
Öncelikle merkez, amacın çalışanlara verimlilik araçları sağlamak olduğu düşüncesini kazanmanın bir yolunu bulmalı ve bu araçların iş IT’si ya da tüketici IT’si olarak görülmesi önemli olmamalı. Şimdi, fuar katındaki çalışanlarına servis bilgilerini sağlamak için iPad’leri kullanıyor ve yaklaşık 50 çalışan da e-posta ve takvim bilgilerine erişim için kendi akıllı telefonlarını kullanıyorlar.
Tüketicileştirme adım 2: İlke tabanlı yönetime odaklanın
Bu oldukça net olabilir fakat bu sıklıkla firmaların birleştirmesi gereken büyük bir boşluk: Tüketici teknolojilerinin iş alanında nasıl kullanılabileceğini yönetecek ilkeler geliştir ve PC’lerle mobil cihazlar gibi firmanın sahip olduğu nesneler için bir varlık yönetim stratejisini konuşlandır.
Evet, tüketici IT’si çoğunlukla insanlara cihaz ve uygulama seçimi konusunda özgürlük vermekle ilgili. Fakat bağlayıcı bir politika olmaksızın sonuç anarşi olabilir.
“IT departmanlarının çoğunluğu konu tüketicileştirmeye ya da kendi cihazını getir’in herhangi bir görüntüsüne geldiğinde güçsüz hissediyor,” şeklinde konuşuyor Uluslararası IT Varlık Yöneticileri Birliği (IAITAM) CEO’su Barb Rembiesa. Ancak ilkeleri, güçlü süreçlerle proaktif rehberleri yönetmek organizasyonlara bir yandan risk ve maliyet eklemek yerine değer kazandırarak bir tüketici IT ortamına geçiş yapma yeteneği sunacak.
Aynı zamanda riski kontrol etmek ve firmanın sahip olduğu teknoloji ürünlerinin finansal geri dönüşlerini temin etmek için IT varlık yönetimi sistemlerini konuşlandırma hakkında düşünün. Nihayetinde bunların sahibi sizsiniz çünkü belirgin bir fayda beklentiniz veya sizi o araca zorlayan özel bir güvenlik gereksiniminiz var.
Teknoloji için standart konuşlandırma süreciniz tüketici teknolojilerinin yönetimiyle uyum sağlamayabilir. Örneğin Austin Fuar Merkezi, IT’nin yürüttüğü Windows domain’ine bir mobil cihazın eklenmesi ve kullanıcı profillerinin eklenmesi yaklaşımının BYOD kullanımının doğasına çözüm olmadığını gördü. IT departmanı sıfırdan başlamak ve ekipmanların nasıl yönetileceğini belirlemek zorunda kaldı. Aynı zamanda da Austin şehrinin IT güvenlik ilkeleri ve prosedürlerine uyum sağlanması gerekiyordu.
Sonunda merkez kullanıcıların cihaz kullanımında yapılacak ve yapılmayacaklar konusunda eğitilmesi çerçevesinde bir konuşlandırma politikası yazdı, diyor Gonzales. Bu aynı zamanda merkezin cihaz üzerinde firma ve kişisel verileri nasıl ayrıştıracağını belirledi: kullanıcıları ikisini nasıl birbirlerine karıştırmayacakları hakkında eğiterek.
IT aynı zamanda cihazların ilk kurulumunun sorumluluğunu üstlendi. Böylelikle onlar üzerinde yapılan uygulama konuşlandırmalarını kontrol edebileceklerdi.
Tüketicileştirme adım 3: Mobil cihaz yönetimi uygulayın
Mobil cihaz yönetim (MDM) yazılımı mobil cihazları görüntüler, destekler ve güvenliğini sağlar. Tipik fonksiyonellik uygulama dağıtımı, konfigürasyon ve erişim kontrollerinin icrasını içerir. Ayrıca (daha güvenlikli ortamlar için) kamerayı iptal etme veya belirli erişim noktalarına Wi-Fi erişimini sınırlandırma gibi kullanım gereksinimlerini yürürlüğe koyar. Bu tür yazılımlar (ve bunların yürüttüğü ilkeler) hem firma hem de çalışanın sahip olduğu cihazlar için geçerlidir.
Mobilya firması Holly Hunt’ın iPad deneyimini değerlendirin: Burada birkaç satış temsilcisi müşterilere ziyaretlerinde Apple iPad’leri kullandı. Deneyler esnasında firma şunu öğrendi ki IT’nin bir iTunes hesabı kullanılmaksızın iPad uygulamalarının güncellemelerini yönetmesinin herhangi bir yolu yoktu. Bu, kullanılan tüm cihazlar için kurumsal bir iTunes hesabına sahip olunması gerektiği, kullanıcıların o iTunes oturumunu çalıştıran PC’lerle güncelleme yapılmak üzere cihazlarını periyodik olarak işletmeye göndermeleri gerektiği anlamına geliyordu.
Operasyonel bir kabustu, diye konuşuyor Holly Hunt’ın iş analitiği ve teknolojisi direktörü Neil Goodrich. Bunun yerine firma satış için bir BYOD modeline geçiş yapmaya karar verdi; böylece IT’nin cihazları güncel tutma gereksinimi ortadan kalktı. Kullanıcılar bu sorumluluğu üstlendi ve iOS’un uygulama uyarı sistemi tarafından desteklendi.
Holly Hunt aynı zamanda MDM yazılımını da konuşlandırdı. Bu sayede belirli uygulamaları kara listeye alabilirler. O aynı zamanda uzaktan verileri silebilir, kurumsal ilkelere uyum sağlamayan cihazların ağ erişimini engelleyebilir.
Söz konusu strateji firmaya mobil stratejiyle istedikleri şeyi sağladı: Kullanıcılar kendi başlarına kişisel cihazlarını güncelleyebiliyor ve hem kişisel hem de iş gereksinimleri için tek cihazdan eksiksiz araçları alabiliyor. Holly Hunt da cihazların kaybolması ve çalınması gibi risklere karşı kendini koruyabiliyor.
Ayrıca MDM yazılımı birden çok profile müsaade ediyor. Bu şekilde firma çalışanın sahip olduğu cihazlar için tek bir profili, kurumun sahip olduğu cihazlarda da (ambar ve üretim hizmetlerinde kullanılıyor) diğer profillere sahip olabilir. Diğer organizasyonlar kullanıcıların rolleri temelinde izinleri çeşitlendirmek için bu türden çoklu profili uyguluyorlar.
Tüketicileştirme adım 4: Uygulama fikirleri için çalışan tabanına başvurun
Uygulama geliştirme, konuşlandırma ve çalışanların kullanımına izin verilen uygulama türleri için birçok organizasyon tüketici pazarına yetişmeye çalışıyor, diyor X by 2 danışmanı Petersmark.
Çoğu yeni çalışan bir organizasyona yeni işverenlerinin sağladığından daha yetenekli verimlilik ve ağ araçlarıyla (sadece cihazlar değil) giriyor, diyor Petersmark. Bu yetenek edinme ve saklı tutma perspektifinden en iyi ihtimalle problemli en kötü ihtimalle de felaket bir durum; “eğer yeni işverenin altyapı ve uygulama portföyünün zaten ceplerinde olanın çok daha aşağısında olduğuna karar verirseler,” diyor Petersmark.
İleri görüşlü işletmeler organizasyonlarındaki tüketicileştirme sınırlarını zorlama eğilimindekileri benimsemeye çalışıyor. Bu insanları problem çıkartanlar olarak düşünmek yerine, Petersmark onların planlama ve konuşlandırma sürecine dahil edilmelerini, söz konusu cihaz, servis ve uygulamaları neden kullandıklarının sorulmasını, nasıl kullandıklarını, ne tür faydalar elde ettiklerini vs. öğrenmelerini tavsiye ediyor.
İleri teknolojiye daha fazla yatkın çalışanlardan küçük bir ekip oluşturup daha tüketici dostu teknolojiler anlamında firmanın kullandığı çekirdek fonksiyonların bazılarının yeniden oluşturulmasında onların yardımı istemeyi düşünün, diyor Petersmark.
Tüketicileştirme adım 5: BYOD üzerindeki gerginliği aşın
Çoğu organizasyon tarihsel olarak firma tarafından düzenlenmeyen herhangi bir şeye ağ ve veri erişimini engelledi. Fakat bu tüketicileştirme bağlamında işe yaramıyor. Dolayısıyla, organizasyonlar giderek artan bir biçimde çalışanlara kendi cihazları üzeriden şirket kaynaklarına güvenli erişim imkânı tanıyan sanallaştırma ve bulut servisleri aracılığıyla güvenli erişim noktaları oluşturuyor.
Doğru yapıldığı takdirde bu taktik çeşitli faydalar getirebilir, diyor Petersmark. Bunlara çalışanların daha verimli olmalarına izin verilmesi, firma kaynaklarına nasıl, ne zaman ve nereden girebilecekleri konusunda bir miktar esnekliğe izin vererek daha yenilikçi olmalarını sağlamak da dahil.
Mesele iş yerindeki tüketici teknolojilerine geldiğinde IT yöneticileri arasındaki en büyük endişelerden bir tanesi güvenlik olmaya devam ediyor. Her ne kadar bu korkunun bir kısmı güvenlik araçları satma arayışında olan sağlayıcılar ve analist raporlarından kaynaklansa da, endişelerin bir kısmı mantıklı. Ancak şifreleme ve güvenlik kontrolüne yönelik araçlarla, güvenilir kullanıcılara bazı kurumsal veri ve uygulamalara güvenli biçimde erişim sağlayabilirsiniz.
Sanallaştırma stratejisinin benimsenmesi IT’nin tüketicileştirilmesindeki güçlüklerden çoğunu çözebilir, diye konuşuyor sanallaştırma teknolojisi sağlayıcısı Citrix Systems’ın CIO’su Paul Martine. Tüm uygulamaları, sanal masaüstlerini ve verileri veri merkezinde barındırarak, bu servisleri tüm tüketici cihazlarına kontrollü ve güvenli bir biçimde sağlayabilirsiniz, diyor Martin.
Diğer taraftan birçok sanal masaüstleri Windows PC’ler ve Mac’ler üzerinde çalışmak üzere tasarlanmıştır ve onlar bir mobil ortamda iyi çalışmazlar. Mesele sadece ekran boyutu değil aynı zamanda dokunmatik ve diğer yerel kullanıcı arayüzü metotlarına olan destekteki eksiklik. Ayrıca kendilerini mevcut bağlama yeniden biçimlendirmeyen arka-uç uygulamalar, şeklinde konuşuyor Avanade’nin kıdemli inovasyon direktörü Ryan McCune. McCune, Citrix ve diğerlerinin şimdi geliştiricilerin arka-uç uygulamalarını mobili anlayan biçimde geliştirmelerine yardımcı olmak için API’ler sunuyor. Bu şekilde onlar kullanılacak cihaza adapte edebilirler.
Ağ üzerinden uygulama ve verileri güvenli biçimde iletmek üzere tasarlanan bulut servisleri de güvenlik endişelerinin çözümünde yardımcı olabilir. Fakat az sayıda bulut servisi henüz mobil cihazlarla iyi çalışıyor; Google Docs ve Microsoft Office 365 bu türden PC yönelimli servislerin başlıca örnekleri. Ve birçok uygulama IT’nin yönetemediği bulut depolama servislerinin (Apple iCloud, Box.net, Dropbox ve Microsoft SkyDrive gibi) kullanımını kolaylaştırıyor. Bununla birlikte tüketici sınıfı bulut depolamayı IT tarafında daha lezzetli yapmak için daha fazla seçeneği ortaya çıkıyor.
Tüketicileştirme adım 6: Kullanıcılara cazip gelen bir uygulama mağazası inşa edin
iPhone, Galaxy ve Droid gibi mobil cihazları kullanan kullanıcılar cihazlarında ihtiyaç duyduklarını kolaylıkla download etmek için uygulama mağazalarına gitmeye alışkın.
Yeni çalışanları için Avanade çeşitli kurumsal mobil uygulaması geliştiriyor. Buna çalışan profil sayfaları, mikroblog siteleri, video ve medya paylaşımı, arama, topluluklar ve bloglar gibi firmanın sosyal bilgiişlem yeteneklerini çalışanların mobil cihazlarına bağlayacak olanlar da dahil.
Kurumsal uygulamaların önemli bir çoğunluğu mobil cihazlar için optimize edilmemiştir ve çoğu kullanıcı bunlara erişim için yan yollara yönelir, diye konuşuyor Avanade’nin CIO’su Chris Miller. “Tüketici uygulama mağazası modelinden ders çıkartabilir ve iş ortamının spesifik gereksinimlerini karşılamak için bunu uygulayabiliriz,” diyor Miller. Ticari yazılım tarafında, hem SAP hem de Oracle ERP ve CRM sistemlerine erişim için mobil istemciler oluşturmaya yatırım yaptı; kullanıcılar arasında son-uç çeşitliliğindeki artışı görerek.
Bir kurumsal uygulama mağazası çalışanların merkezi bir portaldan herhangi bir cihaz için uygulama talep etmesini sağlayabilir; laptoplardan masaüstlerine, tabletlerden akıllı telefonlara kadar, diyor Miller. Bir yönetim perspektifinden bu aynı zamanda maliyetlerin yönetilmesi, doğru insan ve ekiplerin ihtiyaç duydukları araçlara erişim sağladıklarını temin etmek için dahili onay süreçleri ve iş akışlarına da sahip olmalı.
Avanade’den McCune, kurumsal uygulama mağazalarının kullanıcılara sunulan ticari uygulamaları kabul etmesi gerektiğini, Apple Uygulama Mağazası, Google Android Market, Microsoft Windows Store vs.’ye linkler ekleyerek kullanıcıları tercih edilen uygulamalara yönlendirmesi gerektiğini ifade ediyor.
Tüketicileştirme durdurulamıyor, tamam sorun değil
Tüketici IT trendi, tabletlerin, akıllı telefonların, bulut araçlarının ve mobil uygulamaların iş yerlerindeki yaygınlaşması göz önüne alındığında, durdurulamaz gibi gözüküyor. Bunun teknoloji yöneticileri için kötü bir şey olması gerekmiyor.
Bu gelişmeye IT’nin zamanını ve kaynaklarını harcayan başka bir kaçak nokta olarak bakmak yerine organizasyonlar çalışanlara yeni verimlilik ve esneklik seviyeleri kazandırma fırsatını benimseyebilir; seçtikleri araçlarla herhangi bir yerden çalışma imkânıyla.
Eğer organizasyonunuzun risk toleransının farkındaysanız ve tüketicileştirmeye bir tehdit olarak değil de yönetmenin farklı bir biçimi olarak yaklaşıyorsanız, riski hesaba katan ama aynı zamanda çalışanlara (ve dolayısıyla işletmeye) fırsat tanıyan efektif bir stratejiyle gelebilirsiniz. Getirileri çok büyük olabilir.
