VoloMetrix’in kurumsal analitik teknolojisi, CIO’ların hızlı bir şekilde kuruluşlarındaki darboğazları ve sıkıntılı noktaları belirlemeye imkan sunuyor.
Yöneticinizin formalitelerin çoğunu, bürokrasiyi ve her gün karşılaştığınız dikkat dağıtıcı şeyleri ortadan kaldırmayı önerdiğini düşünün.
Sadece daha fazla toplanmaya ihtiyaç olduğunu, konuşmak adına toplantılarda saatlerinizi harcamadığınızı düşünün. Yöneticinizin iş yükünü çalışanlar arasında eşit olarak paylaştırdığını, hatta yeni çalışanlar alma ihtiyacını fark ettiğini düşünün. Yöneticinizin tüm bunları yaptığını düşünün ve tek yapmanız gerekenin ona bir e-posta yollamak olduğunu aklınızdan çıkarmayın.
Sosyal bir kurum olun
VoloMetrix’in Social Enterprise Intelligence adlı otomatik yazılım tabanlı eklentisi; e-posta, takvim, mesajlaşma ve çeşitli sosyal ağlar gibi şirketin kurumsal IT çözümlerinden verileri alıyor. VoloMetrix sonrasında aldığı bu verileri günlük operasyonlarda ve stratejik girişimlerde zaman, enerji ve paranın nerede ve ne kadar harcandığını analiz etmek için kullanıyor.
“Bunu bir nevi 3 boyutlu ağ topografisi gibi düşünün” diyen VoloMetrix CEO’su Ryan Fuller. “Genelde organizasyonel tablolar düzdür, sadece kimin kime rapor sunduğu gösterilir ancak kimin hangi departman ve bölümlerle ve kimlerle işbirliği yaptığı, belirli projelerde kimlerin birlikte çalıştığı, kimin kimle bağlantısı olduğu ya da kimin kime bağlı olduğu yazmaz. Bunlar henüz yararlanılmayan ancak çok önemli verilerdir.” açıklamasını yapıyor.
“CIO’lar ve diğer üst düzey yöneticileri finansal ve kârlılık ölçütlerindeki verilere, çağrı merkezi kayıtlarına ve verilerine ve CRM sistemleri üzerinden müşteri takibi yapmak gibi birçok veri kaynağına erişim sağlayabiliyorlar” diyen Fuller. “Ancak çalışanların birbiriyle nasıl bağlı olduğunu, kaynakların nasıl kullanıldığını ve zamanın nasıl harcandığını gösteren verilere gerçek zamanlı erişim sağlamak oldukça zor.” diye ekliyor.
Ticari istihbaratta yeni bir boyut
İşletmeler kendi içlerindeki sosyal ilişkileri anlayabilmek için yeni yöntemler aradıklarından bu tarz bir sosyal analiz teknolojisi büyük bir önem kazandığını söyleyen Forrester Research’ten Glenn O’Donnell. “Facebook’un, LinkedIn’in, hatta Twitter’ın kişilere takip etmeleri, etkileşime geçmeleri için uygun insanları gösterme algoritmalarının ödemini şirketler çoktan anlamıştı. Bu sayede kimin kimle etkileştiğini daha iyi anlayıp, ağınızın önemini daha iyi kavrayabiliyorlar.” diye anlatıyor.
“Daha önce kullanılmamış veri setlerini (e-posta başlıkları, takvim verileri, anında mesajlaşma kayıtları gibi) kullanarak sosyal analizler yapmak büyük bir iş değerini, özellikle insanların birbirine isim ve soy isimle hitap ettikleri dağınık ve büyük kurumlarda ortaya çıkaracaktır.” diye de ekliyor.
“Eğer küçük bir kuruluşsanız neredeyse herkes birbiriyle kaynaşmış ve birbirlerini iyi tanıyordur. Kim kimle ne sıklıkla etkileşim halinde bilmenize gerek yoktur çünkü siz zaten biliyorsunuzdur.” diyen O’Donnell
“Ancak büyük bir organizasyonda kimin kimle ne yakınlıkta etkileştiği, ne üstünde çalıştıkları gibi şeyleri haritalamak gerçekten önemlidir. Kaynak ayrımı, zaman yönetimi ve servet kullanımı gibi şeyler değerlidir.” açıklamasını yapıyor.
Bir soyut sanat eseri gibi gözükse de kurumsal sosyografi, çalışanlar arasındaki etkileşim ve bağlantı yoğunluğunu gösterir. Her bir satır, çalışanların belirli bir girişim, tedarikçi ya da müşteri ile nasıl bir etkileşim içinde olduğunu gösteriyor.
“VoloMetrix; müdürlerin ve karar verici mercilerin bir kuruluş haritasını diledikleri gibi kullanarak, stratejik girişimler ve müşteriler için özel, haftalık ya da aylık raporlar hazırlayarak çalışanların toplantılarda, müşteri görüşmelerinde ve yönetimsel süreçlerde ne kadar zaman harcadığını göstermek amacıyla tasarlandı” diyen Fuller. “Bu, her bir müşteriyle kaç çalışanın iletişime geçtiğini, proje ya da girişimin kuruluşundan ne kadar zaman aldığını görerek, kuruluşunun gerekli miktarda çalışmamasının ya da batmasının önüne geçmesini sağlar.” diye de ekliyor.
Yine mi güvenlik meselesi?
“VoloMetrix, güvenilirliğe ve kullanıcı gizliliğine önem verecek şekilde sadece başlık verilerini alır; e-posta içeriklerine, kişi isimlerine ve özel takvim verilerine dokunmaz.” diyor Fuller. Gizlilik ve güvenilirlik ilkeleri müşteriden müşteriye, hatta ülkeden ülkeye değişse de kullanılan veri akışları tamamen anonimdir.
“Komple teorisyenleri her zaman gizlilik meselesine takılacaklar ve her zaman bu tip şeylere karşı olduklarını söyleyeceklerdir.” diyen O’Donnell teorisyenler hakkında da şöyle söylediklerini düşünüyor : “Aslında biz e-postalarınızı okumuyoruz.’ ama bunu nereden bileceksin ki?”
“Aslında, şirkete ait olan e-posta gibi sistemlerden elde edilen kurumsal verilere ilişkin mevzuatta gizlilikle ilgili bir madde bulunmuyor” diyen Fuller, sundukları çözümün bireylerin neler yaptığından ziyade “büyük resmi” görmek için verileri kullandıklarına işaret ediyor.
Aslında Fuller’in söylediğine göre, VoloMetrix’in çoğu müşterisi, şirketteki yöneticilerin çalışanların kaygılarını daha iyi anlamalarını sağlayarak iş yükünü daha iyi dağıtmalarını sağlamış ve üretkenliği arttırmış. Fuller, VoloMetrix’in 8 ila 10 arası “çok iyi bilinen, büyük, küresel çapta kurumsal müşterisi” olduğunu söylüyor. Ve elbette bu müşterilerin bilinmek istemediğini de belirtiyor.
Çalışanların daha verimli çalışması
“Çoğu CIO ve yöneticinin bu verileri, çalışanlara gösterip zaman ve enerjilerinin nereye gittiğini, dikkatlerini dağıtan unsurların neler olduğunu, üretkenliklerini nelerin engellediğini görmelerini istediklerini fark ettik.” diyen Fuller “Raporlar, kuruluştaki darboğazları ve sıkıntılı noktaları kolayca saptayabilir ve özellikle de yüksek kademelerde olmayan çalışanların daha verimli çalışmalarını sağlayarak kademelerini yükseltebilmeleri için bir araç olarak kullanılabilir” diye ekliyor.
Kademeniz ne kadar düşükse zamanınızı neye harcadığınız konusunda karar verme yetkiniz de aynı oranda az oluyor. Bu konuda şikayetinizi bildirmek istediğinizde ise eğer elinizde somut veriler yoksa adınız “mızmız çalışan”a çıkıyor açıklamasını yapan Fuller, bu tip raporlar sayesinde çalışanların bir çok iş üzerinde çalışırken, ne üzerine çalışması gerektiğine karar vereceğini böylece daha üretken olup ve insanlarla daha iyi ilişkiler kurabilme fırsatı bulacağını söylüyor.
Bir müşterimiz VoloMetrix’i yaklaşık 8.000 çalışanına tanıtıp, programa katılıp katılmama seçeneğini onlara bıraktığında çalışanların yalnızca %2’si katılmamayı tercih etti.” diyen Fuller, CIO’lar IT kaynaklarını depolama, ağ, yazılım, altyapı ve bunlarla ilişkili tüm giderleri nasıl dağıtmaları gerektiğini çok iyi biliyorlar ancak bu yazılım enerji, personel ve zaman konusunda daha farklı fırsatlar sunuyor.” diye konuşuyor.
Fuller, VoloMetrix’in geçen sene içinde kendini ikiye katladığını, şirketin başlangıçta daha yatay bir müşteri tabanı hedeflediğini ancak şimdi IT, satış ve birleşim sonrası entegrasyon gibi alanlarla uğraştıklarını belirtiyor. O’Donnell ise çözümün geniş çaplı hemen her organizasyon tarafından kullanılabilir olduğunu söylüyor. Tamamen tak ve çalıştır sistemler kadar kolay olmasa da teknolojinin uygulanması için iyi bir yatırım yapmak ya da yüksek teknoloji yeteneklerine sahip olmak gerekmiyor.
“Microsoft Exchange için bazı eklentiler var, ancak bu noktadan sonra işler değişiyor çünkü sistemi çeşitli sistemlerle uyumlu hale getirecek şekilde özelleştirmeniz gerekiyor.” diye anlatan O’Donnell. “Örneğin proje yönetimi, finans ya da satış takibi için kullanmanız gerekenlerden farklı bir beceri grubu gerektiriyor. Bu yüzden son kullanıcı deneyimi, sistem farklı departmanlarda birbirinden küçük farklılıklar gösterebiliyor.” diye de ekliyor.
Yetenekli bir veri analistine sahip olmak, yapbozun önemli bir parçasını oluşturuyor. İşletmenin daha verimli ve daha iyi çalışabilmesi adına verilen veriyi okuyabilecek ve kullanabilecek bir veri analistinin büyük önem taşıdığını söyleyen O’Donnell, “Şirkette en az bir kişinin büyük veri setlerini analiz etmekle uğraşmış olması büyük bir avantaj.” diye konuşuyor.
Fuller, “CIO’lar tüm işletmede stratejiyi mümkün kılan insanlardır ve bu da onlar için kendi seviyelerindeki yöneticilere gidip ‘Şirkete bu teknoloji araçlarını; e-posta, mesajlaşma, iş birliği gibi yıllardır sunuyoruz Ancak artık bunları ne kadar etkili kullandığınıza dair analitik veriler de sunabiliyoruz.’ diyebilirler. Gerçek iş değeri dediğin, budur.” diyor.
