Google ve 3M gibi işletmeler teknoloji çalışanlarına tutkularını izlemeleri için serbest zaman veriyor. Bu kuruluşunuz için de işe yarar mı?
Son zamanlarda bir Post-it notu kullandıysanız veya bir Gmail hesabından mesaj gönderdiyseniz, çalışanlara yaratıcı olmaları için zaman veren kurumsal bir inovasyon programından yararlandınız; bu tür zamanlarda çalışanlar bazen oldukça popüler olan ürünleri keşfediyor.
Google, kendi tutkularını takip etmeleri için çalışanlarına haftada bir gün vermesiyle tanınıyor ama benzeri bir politikaya sahip olan tek firma o değil. On yıllardır 3M çalışanlarına zamanlarının % 15’ini inovasyona ayırmalarına izin veriyor; bu, sarı yapışkan not kağıtları dahil olmak üzere diğer birçok ürünün yaratılmasına liderlik eden bir politika.
Drive: The Surprising Truth About What Motivates Us adlı çok satan kitabın yazarı Dan Pink, kurumsal inovasyon programlarıyla ilgili net rakamlarla karşılaşmanın güç olduğunu, ancak ilgilinin arttığını ifade ediyor. “Daha fazla organizasyonun bunu gerçekleştiren firmalara baktığını ve giderek daha popüler olduğunu biliyorum.”
Neden? Çünkü aksi takdirde inovasyon gerçekleşmiyor. “CEO inovasyonun firmanın ilk üç önceliğinden biri olduğunu söyleyebilir,” diyor Forrester Research analistlerinden Doug Williams, “fakat her zaman kısa vadede uzun vadeli inovasyonu devre dışı bırakan bir şeyler oluyor.”
İnovasyon çok uzun süreli olarak ertelendiğinde, firmalar cansızlaşıyor; RIM’in tersine dönen kaderine ve Microsoft’un ana akım medyadaki inovasyonda başarısız olduğuna dair iddialara bakın. “İnovasyon programları geleneksel işlere eşlik eden şikayetleri ortadan kaldırıyor ve başarısızlık için güvenli bir boşluk bırakıyor,” diyor Pink. “Bu da insanların daha riskli şeyleri denemesine imkan tanıyor.”
Serbest zamanın artı ve eksileri
Bazen inovasyon için serbest zaman (veya ITO) olarak bilinen yaratıcılık programları birden fazla yoldan durgunlukla mücadele etmeyi hedefliyor. Araştırmaları ve yaratıcı olmaları için çalışanlara özgürlük tanıyarak morali arttırabilir ve bireylerin günlük iş yaşamlarında daha verimli olmalarına yardımcı olabilirler. Ve ilham geldiğinde, sonuç firma çapında verimliliği arttıran, gelirleri çoğaltan veya her ikisini birden getiren bir ürün veya dahili bir araç olabilir.
Yaratıcılık programları aynı zamanda günümüzün rekabetçi iş gücü pazarında çalışanların devamlılıklarını sağlamalarına yardımcı olmanın bir yolunu temsil ediyor. “Eski motivasyon teknikleri görevlerini tamamladı,” diyor Pink. “Ödül ve cezayı çokça kullandık, motivasyonun daha sessiz biçimlerini değil.”
“Çalışanlar için günlük işlere ara verip diğer problemlerin çözümü veya teknolojiyi farklı bir biçimde kullanma hakkında yaratıcı bir şekilde düşünmek onlara enerji veriyor,” şeklinde konuşuyor Williams. “Çalışanlar bunu değerli bir şey olarak görüyor.”
Hiç kimse bu tür programların dezavantajı olmadığını söylemiyor. Bazı yöneticiler için ivedi sonuçlar beklemeksizin çalışanların arada sırada dışarıdaki bir projede yarım gün harcamalarına izin vermek dahi güç. Çalışanlar için gerçek terminler yaklaştığında belirsiz bir şeyi ele alıp odaklanmak güç olabilir.
Kontrol Listesi
Bir ITO programına nasıl başlanır
Departmanınızda Google tarzı bir “% 20 serbest zaman” programına başlamayı mı düşünüyorsunuz? İşte size bu yoldan geçmiş olan IT yöneticilerinden tavsiyeler:
Programdaki zamanın hangi oranda olacağına karar verin: % 20? % 10? Daha az? Bu konuda kati bir kural bulunmuyor ve inovasyonla çalışan verimliliği arasında bir denge oluşturmalısınız.
Yönetim desteği alın; haftada yarım gün veya daha fazla tüketen herhangi bir program için bunu yapın çünkü çalışanların “gerçek iş” üzerinde harcadıkları zamanda % 10’luk bir eksilmeyi temsil ediyor.
Katılımı gönüllülük esasına göre yapın. IT departmanınızdaki herkes oyunun içinde olmak istemeyebilir.
Katılımı geliştiricilerin ötesinde tüm IT ekibine yayın. Atlassian’ın en büyük kazancı bir kalite temin analistinin ürettiği bir fikirden geldi.
Birtakım yapı ve kilometre taşlarını uygulayın; ki projelerin herhangi bir sonuç getirmeksizin devam etmemesini temin edebilesiniz.
İşbirliğini nasıl destekleyeceğinizi düşünün. Asenkron tartışmalar için wiki’ler gibi dijital araçları ya da ekiplerin yüz yüze görüşebilecekleri toplantı odaları gibi fiziki tesisleri mi kullanacaksınız?
Sadece başarıları değil, tüm projeleri takip ettiğinizden emin olun. Başlangıçta meyve vermeyen bir fikri daha sonra kovalamak değerli olabilir.
Bir ödül sistemini ayarlamak isteyip istemediğinize karar verin. Doğru, insanlara zaten işlerini yapmaları için para ödüyorsunuz ama bir inovasyon projesinin büyük bir getiri sağlaması halinde ikramiyeler hakkında düşünmek isteyebilirsiniz; aynı Atlassian’dan Bonfire’ın yaptığı gibi.
Beklentilerinizi ve üst yönetimin beklentilerini yönetin. İnovasyonu desteklemek ivedi sonuçlar getirmeyebilir ve siz katılımcılardan gelen geri bildirimleri baz alarak programı ayarlamak için rahat hissetmelisiniz.
Ancak bu tür programlara katılmış olan bazı insanlar, pozitif sonuçlara yönelik potansiyelin buna değer olduğunu ifade ediyor.
“Burada başladığımda benim duyduğum ilk şeylerden bir tanesi IT departmanının çok sayıda fikre sahip olduğuydu ama bunların pek azı gün ışığını görmüştü,” şeklinde konuşuyor Michigan’daki elektrik ve doğal gaz santrali Consumer Energy’de iş teknolojisi çözümleri biriminin başkan yardımcısı ve CIO’su Mamatha Charmarthi. “Bir % 20 serbest zaman programına sahip olmak fikirlerin fokurdamasına imkan sağlıyor,” diye konuşuyor. “Bazen daha fazla inovasyon ve dönüşümsel değişiklikler üretmek için köklü bir tutku düzeyini ortaya çıkarmaya ihtiyacınız var.”
Ne kadar zaman yeterli?
Bir inovasyon programını ayarlarken, verilecek en zor kararlardan bir tanesi buna ne kadarlık bir zamanın ayrılacağıdır. Benzeri programlara sahip olan organizasyonlar arasında bu anlamda çok az bir süreklilik mevcut. Söz konusu uygulamalarda ayrılan zaman yılda birkaç günden, her çeyrek için bir günden, haftada bir güne farklılık gösteriyor.
Bir şey belirgin: Google’ın programı iyi bilindiğinden, “% 20 serbest zaman” inovasyon girişimlerinin nasıl yapılandırılması gerektiği konusunda rehber bir prensip halini aldı ancak bu birçok işverenin uyum sağlayamayacağı bir altın standart. “Bazı firmalar çalışanlarına haftalık % 20 serbest zaman verme lüksüne sahip değil,” diyor Williams ve % 10’un (yaklaşık her hafta bir öğleden sonrasının) daha makul olabileceğini ekliyor.
Ve daha az sıklıktaki programlar somut sonuçlar sağlayabilir.
Pensilvanya Üniversitesi’ndeki İnovasyon Günleri programını ele alın; okulun enformasyon sistemleri ve bilgiişlem bölümü başkan yardımcısı Robin Deck tarafından yaratılan bu programın amacı çalışanlara onların seçtiği IT ile ilgili geliştirmelerle ortaya çıkma şansı vermek.
“Biz inovasyon ve yaratıcılığı zenginleştirmek istiyoruz ama IT hizmetlerinin sağlanırkenki günlük gerçekler karşımıza çıkıyor,” açıklamasını yapıyor Beck. Bu tür gayretlere yönelik resmi ayarlamalar inovasyonun bir öncelik olduğunu gösteriyor.
Araştırma Günleri yılda bir kez gerçekleşen üç günlük bir etkinlik. Süreç IT çalışanlarının fikirlerini göndermesiyle başlıyor ve ilgilenildiği takdirde Araştırma Günleri wiki’si üzerinde işbirliği oluşturuluyor. Takımlar ve bireyler iki günün birinde kendi projeleri üzerinde çalışıyor (esneklik sağlamak için). Üçüncü günde katılımcılar başardıkları şeylerle ilgili sunumlar yapıyor.
Beck ve onun ekibi yıllık bir etkinliği başlatmaya karar vermeden önce programları hem aylık hem de çeyrek bazında değerlendiriyor. İlki 2011 Ağustos’unda gerçekleşti ve ikincisi de bu yaz düzenlendi.
Katılım zorunlu değil ama Beck geçen yıl 300 çalışanının hemen tamamının katıldığını aktarıyor ve geçen yılki projeler meyve verdi. Ekiplerden bir tanesi öğrencilerin kişisel cihazlarının üniversitenin kablosuz ağı için ayarlanması problemini çözdü. Söz konusu çözüm hem öğrenciler hem de IT çalışanları için zaman kazandıran daha basit bir süreci ortaya koydu.
Sydney merkezli işbirliği yazılımı üreticisi Atlassian, iki inovasyon programına sahip: bir tanesi % 20 serbest zaman ve diğeri de her çeyrek yapılan 24 saat süren ShipIt adlı program.
ShipIt perşembe günü saat 16:00’da başlıyor ve bir sonraki günün aynı saatine kadar devam ediyor. “Buradaki fikir çalışanlara başlamak istedikleri bir şeye atılma fırsatı vermek,” diyor firma başkanı Jay Simson. Simson çalışanların bireysel veya beş kişiyi aşmamak üzere takımlar halinde çalışabileceğini de ekliyor.
Projeler yeni bir özelliğin prototipi ya da mevcut bir ürüne bir düzeltme olabilir ama her ne olursa olsun 24 saat içinde tamamlanması gerekiyor. “Zamanı daraltmak, inovasyon hedefinin daha küçük ve başarılabilir olmasını sağlıyor,” diye açıklıyor Simons.
Bir diğer anahtar gereksinim: ShipIT’nin sonuçları beş dakikalık bir demo ile iş arkadaşlarına tanıtılmak zorunda. “Bir widget inşa etmeye çalışmış ama başarısız olmuş olsalar da, onlar bir sunum yapmak zorunda,” diyor Simons. “Çünkü böylece beş kişi o geliştiriciye gidecek ve fikirlerini paylaşacak.”
Firmanın 500 çalışanından sadece üçte biri kadarı (çoğunlukla mühendisler) % 20 programına katıldı “çünkü bir şeye tam bir gün ayırmak güç,” şeklinde konuşuyor Simons. “Ürünlerin çıkması lazım ve bazen geliştirme tahmin edilenden daha uzun sürüyor.”
Kazanılanlar
Simons’a göre iki programa sahip olmanın faydası her birinin farklı bir amaca hizmet etmesidir. ShipIt programı “iş süreçlerine yüzlerce küçük iyileştirmeler” sağlamanın kaynağı oldu, diye konuşuyor. Diğer taraftan % 20 serbest zaman girişimi daha az sonuç getirdi ama bu sonuçların etkisi büyük oldu.
Ne kadar büyük? Bir % 20 serbest zaman programı Raphale adlı açık kaynak Java script tabanlı bir grafik düzenleme aracını geliştirdi.
Bir diğer % 20 serbest zaman projesi içinde bir kalite temin mühendisi (bir yazılım geliştirici bile değil) firmanın JIRA yazılımı için dahili bir hata izleme sisteminin prototipini inşa etti; söz konusu prototip yazılım geliştirme projelerini takip ediyor. Sonuç o kadar etkileyiciydi ki Atlassian bunu bir ürüne, Bonfire’a dönüştürdü ve Temmuz 2011’de piyasaya çıkmaya başladı. Toplam gelir: 1 milyon dolar ve QA mühendisi şimdi onun ürün müdürü oldu.
Tüm inovasyonların hepsi bu kadar güzel bir sonuç getirmiyor veya parasal anlamda herhangi bir getiri sağlamıyor; bunun için de tasarlanmış değiller.
Detroit merkezli online mortgage firması Quicken Loans’dan CIO Linglong He, BulletTime adlı (bu isim verildi çünkü projeler seri ve hedefe yönelik) bir programı yönetiyor. Buradaki düşünce 750 kişilik tüm IT ekibindeki üyelerin her Pazartesi 13:00’dan iş gününün sonuna dek kişisel projeler üzerinde çalışmak üzere zaman ayırması.
Dikkate değer BulletTime projeleri arasında firma tarafından kullanılan tüm kısaltmaları listeleyen Qwicktionary adlı dahili bir uygulama; müşterilere yönelik bir mortgage hesaplayıcı; ve firmanın 100’ü aşkın konferans odalarının konumunu gösteren NorthStar adlı bir iPhone uygulaması yer alıyor. “NorthStar’ın toplantı verimliliği üzerinde olumlu bir etkisi oldu çünkü insanlar artık toplantılara geç kalmıyor,” diyor He.
Parametreleri ayarlayın
İnovasyona yönelik olarak belirsiz bir şey için zaman ayırmak bazı IT organizasyonları ve yöneticileri için lanetli olabilir ancak onu destekleyenler teknik uzmanların bu tür programlara eşsiz bir biçimde uygun olduğunu söylüyor. “İnovasyon ve yaratıcılık herhangi bir IT organizasyonunun yaptığı şeyin önemli bir parçası,” diye konuşuyor Penn’den Beck.
Bu itibarla ITO programlarının ilkelere gereksinimi var. Consumers Energy, Yammer gibi dahili iletişim araçlarına sahip; çalışanlar bunu fikirlerini göndermek ve takımlar oluşturmak için kullanıyor. Chamarthi ve ekibi fikirleri incelemek için her hafta bir araya geliyor. Eğer iş tarafı bir projeyi fonlayacak kadar yeterince beğenirse, diğer bir projenin önceliğini düşürmek zorunda. IT ekibi için altta yatan mesaj: % 20 projeleri kesinlikle iş değerine sahip olmalı.
Ve amaç ne olursa olsun CIO’lar konu inovasyon programlarını geliştirmeye geldiğinde sabır tavsiyesinde bulunuyor. “Bunun bir deney olduğunu ve yol boyunca değişebileceğine dair beklentileri ayarlamalısınız,” diyor He. “Aynı zamanda içerisinde esneklik de inşa etmelisiniz. Çok sıklıkla, teknoloji liderleri daha ilk günden mükemmel bir çözüm inşa etmek ister.”
Sonuç olarak inovasyon ve yaratıcılık sizin mevcut kültürünüzün bir parçası değilse, bu nitelikleri bir günde işleyemeyeceksiniz, uyarısında bulunuyor Beck. “Bu kesintisiz bir biçimde cesaretlendirdiğiniz bir şey olmak zorunda,” diye konuşuyor. “Sabırlı olun. Siz tohum ekiyorsunuz ve fikirlerin filizlenmesi zaman alabilir.”
