Problemler o kadar maliyetli ki, reçetenin bulunmasında finansa IT ile eşdeğer bir rol var.
ERP başarısız olduğunda, CFO’lar devreye girmeli
İşletmeler uzun bir süredir ERP (kurumsal kaynak planlaması) sistemi uygulamalarındaki kusurlarla mücadele ediyor; yakın dönem kayıtlarına göre bu kısa vadede daha iyi bir hale gelmeyecek bir durum. ERP projeleri birçok nedenden dolayı yanlış gitse de, her bir olay kendine has finansal ve diğer yan etkileri ortaya çıkartıyor.
Elbette tamir için ilk olarak IT çağrılıyor. Ama CFO nadiren bunun çok gerisinde.
“Tüm yollar finansa çıkar,” diyor işletmelere finans müdürlüğü servisleri sunan b2bcfo.com partnerlerinden Mark Gandy. “CIO tipik olarak teknolojiyle ilgili meselelerde dahil oluyor ama CFO’lar işin tamamına dair geniş bir anlayışa sahip.” (Gandy aynı zamanda üyeleri çeşitli IT ve iş konularında tavsiyelerde bulunan iş profesyonelleri sosyal ağı Focus.com’la da çalışıyor.)
Bir zamanlar SAP, ERP şikâyetlerinin çoğunun temelindeyken (ve Gandy 1990’larda yaygın şikâyetlerin “başarısız SAP uygulamalarını” nasıl yansıttığını hatırlatıyor) müşteriler şimdi birçok ERP satıcısının gerçekçi olmayan iddialarıyla karşı karşıya, şeklinde konuşuyor Forrester Research analistlerinden China Martens. Terfi etme arayışında olan tedarikçilerden gelen karmaşık mesajlar problemli uygulamalardaki hikâyelerin neden olduğu kafa karışıklığına ekleme yapıyor.
“Bu, firma ve tedarikçinin iki farklı dil konuşması gibi bir şey. Ardından işler çılgın bir biçimde yoldan sapıyor,” diyor Martens. “Bazen ERP firmaları yapamayacakları şeyleri vaat ettiler. Diğer zamanlarda firmalar yapmaya çalıştıkları şeyle ilgili olarak çok açık olmadı.”
Bu noktada ERP seçimi ve konuşlandırma sürecine dahil olan CFO’lar operasyonları ve gelir üretimini tehlikeye atabilecek meselelerin yatıştırılmasına yardımcı olabilir. Dahası onlar firma içerisindeki her departmanın nasıl işlediğini ve sonuç satırına nasıl katkı sağladıklarını bildiklerinden sürece işletme çapında hayati bir perspektif getirebilirler.
2011’deki çok sayıda başarısız ve maliyetli konuşlandırmaların arasından üç tanesi ERP’nin mevcut durumunun ispatına yardımcı oluyor.
New Jersey’deki Montclair State Üniversitesi, okulun eski sistemlerini değiştirmek üzere yazılımları kurmada beceriksiz davrandığı iddiasıyla Oracle’a dava açtı. Davasındaki iddiaya göre Montclair State’in işin tamamlanması için yaklaşık 20 milyon dolarlık bir harcama yapması gerekebilir.
CareSource Management Group ise açtığı dava ile sebep olduğu zararlar için Lawson Software’dan 1.5 milyon dolar talep ediyor. CareSource’ın açıklamasına göre Lawson’un yazılımı firmanın vaat ettiği sistem değil ve hiçbir zaman test aşamasının ötesine geçemedi.
Bir teknoloji dağıtıcısı olan Ingram Micro ise Avustralya’daki bir SAP sisteminin ayarlanmasında yaşanan sorunlar yüzünden çeyrek bazında gelir kaybına uğradığını açıkladı. Firmanın ilk çeyrekteki gelirleri, 2010’daki 70.3 milyon dolardan 56.3 milyon dolara geriledi. İkinci çeyrek gelirleri ise 2010’un aynı çeyreğinde gerçekleşen 67.7 milyon dolarla karşılaştırıldığında 59.7 milyon dolara düştü.
Gandy, yakın dönemde ERP yazılımlarını ayarlamada güçlüklerle yüzleşen yöneticiler listesine katılıyor. Onun müşterisi ERP yazılımı satın aldı ve ardından Gandy’yi işe aldı. Gandy, firmayla çalışmaya başladıktan sonra özel bir ERP sistemine ihtiyaç olduğunu ortaya çıkardı. Firma ana adayları işi bitiremediğinden söz konusu sistemi kurması için ikinci bir sistem entegratörünü kiraladı. Sistem entegratörüyle çok “berbat” bir deneyim yaşadıktan sonra o firma kovuldu ve Gandy işi tamamlaması için yeni bir firmaya yöneldi.
Gandy en başından dahil olmuş olsaydı, firmanın öncelikle uzun vadeli iş gereksinimlerini dikkate almasını ve bu hedeflerle uyuşan bir ERP ürününün seçilmesini sağlayabilirdi. “Tipik olarak size yeterli gelmeyen bir sistemden, ölçeklenebilir ve daha fazla anlık geri besleme sağlayabilen bir sisteme geçiyorsunuz,” diyor Gandy. “Burada çok net hedefler olması gerekiyor çünkü bunu ihtiyaçlarınızı karşılayacak en son sistem olarak düşünmeniz gerekiyor.”
Bu uzun vadeli iş perspektifini kavramak bilhassa CFO’lar için önemli çünkü söz konusu ERP sistemi firmanın gelecekteki mali hedeflerini karşılamak üzere büyümeli, diyor Martens. İleriyi göremeyen bir yaklaşım bir firmayı ERP sistemini olgunlaşmadan emekliye ayırmaya zorlayabilir, şeklinde konuşuyor Martens ve başka bir mülti milyonluk dolarlık yazılım yatırımına neden ihtiyaç duyulduğunu CFO’nun sorgulamasına yöneltebilir, diye ekliyor.
Gandy, işletmelerin beş yaşındaki ERP sistemlerini değiştirmek zorunda olmadıklarını söyleyerek aynı fikirde olduğunu belirtiyor. Bir firma ERP paketlerini incelerken, verimli kalmak için ihtiyaç duydukları yazılım olup olmadığına göre değerlendirmeli, diyor Gandy. İş idarecileri ürünleri hakkında çok konuştukları için bir tedarikçiyi değerlendirmek veyahut bir yazılımın Microsoft ürünleriyle olan bağlantıları yüzünden onun iyi olduğunu varsaymak, “bunların tümü hatalı nedenler,” diyor Gandy.
İş fonksiyonlarınızın ayrıntılarını bilmek, ERP paketlerini değerlendirirken gerekiyor çünkü her bir yazılım paketi farklı işletmelerin operasyonlarına uyacak biçimde özelleştirilmesi gerekiyor.
“ERP yazılımının sunabileceği ile bir firmanın gereksinimleri arasında bir boşluk oluşacaktır,” diyor Martens. Firmalar “mümkün olduğunca o boşluğu asgari seviyeye indirmek” ister ama aynı zamanda “boşluğun doldurulması için nelerin olması gerektiği konusunda gerçekçi” olmaları gerekiyor. Ürünün özelleştirilmesi için ekstra harcamalar gerekebilir, diyor Martens. Bunun karşısında işletmeler aynı zamanda çok aşırı özelleştirmelerden de kaçınmak ister. Bu, kullanılmayan yazılımların satın alınmasına ve firmaların satın alınmış olan teknolojiyi kullanmasını isteyen CFO’ların kızmasına götürür, şeklinde konuşuyor Martens.
İç işleyişini incelemenin ötesinde, ERP yazılımı satın alacak işletmelerin tedarikçinin tamamlamış olduğu bazı projeleri incelemesi gerekiyor. Birkaç firmaya yapılacak ziyaret (tek firmaya değil) yazılımla ilgili olası problemleri açığa çıkartabilir ve en başından tedarikçileri devre dışı bırakabilir, diyor Gandy.
“Bu bir problemin olmasını önler mi? Hayır,” şeklinde konuşuyor. Ancak bu şekilde yapılacak bir alışveriş “problemleri kesinkes asgariye indirebilir ve hatta sizi o ERP çözümünü tercih etmenizden uzaklaştırabilir.”
Martens’in dediği gibi, “tedarikçikler geliyor ve Ay’ı vaat ediyor”. Fakat siz diğer müşterilerle konuşur, yanlı olmayan görüşleri ararsanız, “ürün hakkında bir fikir elde edebilirsiniz çünkü onlar olanı doğrudan söyleyeceklerdir.”
Bir tedarikçi seçtikten sonra kontrat müzakereleri yaparken, yapılacak işler için saatlik ücretlerden kaçının, diye ekliyor Gandy. “Saat bazlı ücretlerden nefret ediyorum,” diyor Gandy. “Oturumlar için ödemiyorsunuz. Sonuçlar için ödüyorsunuz.” Bunun yerine tedarikçi ve firma tarafından belirlenen proje hedeflerine erişim tabanlı bir ödeme planı yapın.
“Bu yapılması gereken işler ve ne zaman yapılması gerektiğiyle ilgili sağlam bir tarih cetveli sunar. Ayrıca bu terminler karşılanmadığı takdirde izlenecek çözümleri de,” diyor Gandy. Gandy’nin tecrübelerine göre teslim bazlı ödeme yapmak, firmanın tedarikçiye çeki kesmeden önce projeleri bitirip çalışır hale getirmesini sağlıyor.
Bulut bilgiişlemin getirdiği rekabet de geleneksel ERP satıcılarını yeni konuşlandırma stratejileri sunmaya zorladı. Martens, finans müdürlerinin bu yeni sunumları sevebileceğini belirtiyor. ERP firmaları bir konuşlandırmanın tüm bileşenlerini belirli bir fiyata kapsayan paketleri ortaya çıkardı. Daha ucuz ve daha kolay konuşlandırmalar vaat ediyorlar.
“Yazılım, servisler, eğitim ve uygulama taahhüdü gibi her şeyi paketlemeye çalışın,” diyor Martens. “Buradaki fikir herkesin oturması, sizin bir harita oluşturmanız ve yapılacaklar için sabit bir fiyat belirlenmesidir,” diye sürdürüyor konuşmasını.
Diğer taraftan Martens uyarıyor; firmalar ödedikleri kadarını alırlar. İki ERP firması Martens’in müşterisine hepsi bir arada konuşlandırmaları oluştururken, her ikisi de kontratın maliyetini düşürmek için uygulama içerisinde yer alan servisleri geri çekti.
Gandy’ye göre farklı ERP paketlerinin faydalarını ve kusurlarını tartarken, karar verici faktör maliyet değil, toplam fonksiyonelliktir. Eğer ekstra yatırım firmaya yıllar sonra fayda getireceği anlamına geliyorsa, Gandy bütçeyi biraz artıracağını söylüyor.
“Eğer ben gerçekten iyi bir sistem için fazladan 10,000 dolar harcamak durumundaysam,” şeklinde konuşuyor. “En iyi çözümü almak için müşterimle konuşacağım çünkü önümüzdeki 10,15 ya da 20 yıl onunla birlikte yaşayacağız.”
