İş zekâsı uzmanları ve iş liderleri şirketlerin bir iş zekâ çözümünü seçerken ve bunu uygularken yaptığı yaygın hataları tartışıyor.
Gartner’e göre iş zekâsı (BI) ve analizi 2017 yılına kadar geleneksel BI yazılımlarına, Cloud BI hizmetlerine ve mobil uygulamalara ve hatta sosyal BI’a milyonlarca lira harcayan şirketler ile CIO’lar için en önemli odak noktası olmaya devam edecek. BI çözümlerinin türleri ve sayıları arttığı için aynı şekilde başarısızlık ve iş ile ilgili probleminiz için yanlış iş zekâ yazılımı seçme ihtimali ve son kullanıcıların çözümü tam olarak anlamamaları ve çözümü tam olarak kullanamama ihtimali de artmış olacak.
Olası ve bedeli ağır bir hatayı önlemek için BI yazılım yatırımlarından en iyi şekilde yararlanmalısınız. Şirketlerin iş zeka yazılımı seçme ve bunu uygulama açısından en sık yaptığı dokuz yanlışın listesini bir araya getirdik ve bu hatalardan nasıl kaçınabileceğinizi de açıkladık.
BI Hatası 1: Çözmeye çalıştığınız problem(ler)i tanımlamama.
Kuzey Amerika, danışmanlık, teknoloji ve dış kaynak sağlayıcı şirketi Capgemini Başkan Yardımcısı ve İşletme Bilgi Yönetimi müdürü Scott Schlesinger “Şirketler belirli bir iş gerekçesi yoksa herhangi bir BI aracını geliştirmeye hızla girişmemelidir” diyor.
Schlesinger’e göre, bir analiz girişimi esnasında yapılan en büyük hatalardan biri şirketin başarmak istediği şeyi tam olarak tanımlamadan çok erken atılmaktır. Eğer iş gerekçesini detaylarıyla planlamaz ve büyük bilgileri geliştirmenin faaliyetlerinde niye anlamlı olacağını tespit etmezlerse, şirketlerin herhangi bir gerçek ROI üretmeleri mümkün olmayacaktır.
İş zekâ şirketi Logi Analytics, Çözüm Mühendislik müdürü ve temel çözümler mimarı Charles Caldwell, “Yapılan en büyük hatalardan biri tanımlanmış bir problemi çözmeye karşı ‘genel yetenek’ satın almaktır. Birçok insan çözülmesi gereken problemi tam olarak tanımlamadan bütün analitik problemleri çözecek bir sihirli değnek arıyor. Ve bu yüzden birçok BI projesi başarısız oluyor” diyor ve ekliyor: “Bunun yerine çözülecek iş problemiyle başlayın, bu problemleri çözmek için gereken belirli yetenekleri belirleyin ve bu ihtiyaçları karşılayacak BI aracını satın alın”
BI Hatası 2: Son kullanıcı desteği almama. (BI çözümünüzü seçmeden önce) İş zekâsı ve analiz pazarlamacısı Joanna Schloss “IT’nin ürünleri kullanması beklenen kişilerden destek almadan ilişiksiz BI araçları almaya eğilimi vardır.” diyor. Ayrıca organizasyonun yeni satın alınan BI teknolojilerini tektipleştirdiği için çalışanların onları kolayca kullanacağını varsayması bir hata olduğunu söylüyor Schloss.
“İnsanları kişisel olarak yararlanmayı istemedikleri teknolojileri kullanmaya ikna etme eğitimi olmadan ve bu teknolojiler kullanılmadıkları zaman en iyi BI aracı bile etkisizdir.” diyor Schloss ve buna uygun kendi çözümünü sunuyor: “Çalışanlara bir şeyi kullanmak zorunda olduklarını söylemek yerine neden onları kullanmak istediklerini anlamaya yardımcı olun. Takip edilecek değer tekliflerini açıkça belirtin”
Hello Business Intelligence Baş Stratejisti Ray Mayor, şirketlerin BI sistemlerinin çıktılarını benimseyecek ve kullanacak kurumsal kültürü değiştirmedeki zorlukları hafife aldığını söylüyor. “Hangi teknolojiyi seçmiş olursanız olun başarılı bir uygulama bir şirkette hem yönetici katkısının hem de son kullanıcı katkısının olmasını şart koşar. Son kullanıcı katkısı yeni BI sisteminin faydalarını vurgulamak için planlanmış ve konuya odaklanmış iç pazarlama ve eğitimsel çaba gerektirir. Uygulamaya konulmasını başarılı bir şekilde sağlamak için şirketler son kullanıcı davranışlarını, çalışanları ölçülü çözümlere bağlayarak etkileyebilir.” diyor Mayor.
BI Hatası 3: Güvenlik ve yasal gereklilikleri finanse etmeme. BI yazılım sağlayıcı şirketi TIBCO Yazılım Ürün Pazarlama üst düzey yöneticisi Steve Farr “İş zeka ürününüzü seçerken veri yönetişimini unutma hatasına düşmeyin.” diyor. “Her verinin tüm insanlara verilmesi ve bunların onlara keşfettirilmesi akıllı bir davranış değildir. Şirket ve müşterileri korumak için yeni BI sisteminizin şirketinizin veri güvenliği politikaları ve hukuki yükümlülükleri ile uyum içinde çalıştığından emin olmalısınız” diyor Farr.
BI hatası 4: Özellikler arasında kaybolma ve mevcut sistemleri ve entegrasyonunu ihmal etme. Collaborative Danışmanlık Bilgi Yönetimi direktörü Kriti Mukherjee “Çoğu şirket BI’yi raporlama ve sorgulama, gösterge panoları, araştırma ve keşif, OLAP ve analizleri, veri görselleştirme, tahmine dayalı analitik ve performans yönetimi gibi araçlardaki özellikler açısından değerlendirir.” diyor.
Fakat bu zamana kadar hep bir özelliği unutmuşlardır: Bütünleşme; “Ofis uygulamaları ile bütünleşme, (Bir çok araç Excel ile entegre olmakta fakat bir çoğu Outlook ile bunu başaramamaktadır) BI nesnelerinin diğer uygulamalara veya şirket portallarına aktarılması, özel mobil cihazlar da dâhil olmak üzere zayıf ve zengin istemciler ile bütünleşme.
Ayrıca Mukherjee onların şirket uygulamaları, cloud uygulamalar veya bağlamsal hizmetler (MDM, DQ ya da D&B gibi dış hizmetler) ile olan bütünleşme yeteneklerini ihmal ettiklerini söylüyor. Önemli olan nokta: Özellikler önemli iken aynı zamanda seçilen BI çözümün diğer iş sistemleri ile iyi uyum sağladığından emin olun.
BI Hatası 5: Büyüyen ve uyum sağlayabilen bir çözümü tercih etmeme. Veri görselleştirme şirketi Tableau Software ürün yönetimi direktörü François Ajenstat, “Yapabileceğiniz en büyük hatalardan biri faal olmayan bir çözümü tercih etmektir” diyor. Hızlı hareket eden, son teknoloji şirketlerde self-servisin analitik norm haline gelmekte olduğunu ifade ediyor Ajenstat ve devam ediyor: “ Monolitik altyapı yığınları yeni bilgi kaynakları ile çalışabilen çözümler lehine parçalanmaktadır ve gösterge panelleri üzerinden gelen esneklik ve kullanılabilirlik kilit öneme sahiptir.”
Ayrıca seçtiğiniz iş zeka çözümünün iş ihtiyaçlarına göre gelişmesini ve bunu benimsemesini isteyebilirsiniz ve bu sayede yeni bir BI çözümü aramak zorunda kalmazsınız.
BI hatası 6: Mobil iş gücünü finanse etmeme. “Birçok şirket bir BI çözümü seçerken hareketliliği göz ardı etmektedir. BI’yi nasıl tükettiğimiz ne tükettiğimiz kadar önemlidir. Bazı durumlarda bir akıllı telefon üzerinde gösterilen basit bir KPI dünyadaki bütün kağıt tabanlı raporlar kadar yararlıdır.” diyor Farr.
BI Hatası 7: Uygulamayı aceleye getirme. Yasal yazılım sağlayıcı şirketi Aderant, İş ve Yasal Hizmetler direktörü Daniel J. Honesi, “Başarılı bir konuşlandırma her zaman hızlı bir konuşlandırma değildir ve hızlı bir konuşlandırma her zaman başarılı değildir” diyor. Bir BI çözümünü konuşlandırırken, sabır bir erdemdir. “Kullanıcılara BI yazılımını etkili bir şekilde kullanabilmeleri için gerekli becerileri kazanma ve geliştirme için yeteri kadar zaman kalsın diye uygulamanın çok hızlı bir şekilde yapılmaması zorunludur.” Bulut tabanlı yazılım şirketi Birst Ürün Strateji Başkan Vekili Southard Jones, “iş zekânızı aşamalı olarak konuşlandırın” tavsiyesinde bulunuyor. Jones, “Her iş problemini tümüyle bir kerede çözmeye çalışmak yerine, başarmak istediğiniz belirli sonuçlara öncelik verin. İlk iş problemini çözdükten sonra onu aşamalı olarak ekleyin ve yaklaşımınızda esnek olun” diyor
Jones ayrıca son zamanlarda üretilen stratejiyi hangi cevapların geçerli kılacağını ve faaliyetlerinizde en büyük etkisinin ne olacağı konusunda düşünmenizi sonrasında birini başlama noktası olarak seçmemizi tavsiye ediyor. “İş zekâsı bütün sorularınıza cevap verecekken bütün cevapları bir anda bulacağını da beklemeyin”
BI Hatası 8: Yetersiz Eğitim (ve eğitim maliyetlerini yanlış hesaplama). IT Danışmanlık Sağlayıcısı Litcom başkanı Steve Litwin “Birçok bazı kuruluş yazılım lisansları için olan kendi BI bütçelerini kullanıcıları için yapılan eğitimin ilk birkaç haftasında tüketmektedir. “ diyor. Litwin, “Buna rağmen bugünün BI sistemleri kullanıcıların onlardan daha fazla şey kazanabilmesi adına kullanıcılar için daha fazla eğitim gerektiren karışık yapılardır. Ve sürekli eğitim kullanıcıların sisteme aşina ve sistem ile rahat hale gelebilmesi için gereklidir. Örneğin, kuruluşlar BI sisteminin farklı bir yönlerinin tartışıldığı haftalık öğle yemeklerine ev sahipliği yapabilir. Buna ek olarak kuruluşlar yazılımın kullanıcıların yeni BI sistemiyle daha aşina olmasını sağlayan online eğitim videolarıyla birlikte gelmesini sağlamalıdır.” diyor.
BI Hatası 9: Zekayı ve raporlamayı geliştirmeme. Durum yönetimi yazılımı sağlayıcısı i-Sight pazarlama ve satış başkan vekili Joe Gerard, “Bazı şirketler kendi BI yazılımlarından değerli bilgi toplamakta fakat onları paylaşmamaktadır, bu çok büyük bir hatadır.” diyor. Gerard, “BI ile ne yapılacağını değerlendirirken farklı açıdan düşünmek önemlidir. Toplanan bilgiyi geliştirerek ve kendi iş modellerine bunu uygulayarak şirketler riski önleyebilir ve kendi işlerini ilerletmek için bilinçli kararlar verebilir.” diyor ve ekliyor: “BI yazılımları çok farklı bilgiler üzerinden raporlama, riskleri, fırsatları ve gelecek trendleri belirlemek için kullanılabilir. Birçok şirket önceden tanımlanmış bir dizi rapordan memnun kalmakta ve değişen iş atmosferini dikkate almamaktadır. Bunun yerine şirketler problemlerin önüne geçmek ve riskleri tanımlamak için BI yazılımı raporlama kabiliyetlerini en duruma getirmelidir.”