Evyap’ın Polen’i çifte başarı getirdi

Fulya Bıçak Muştu, hem Türkiye’de CIO Ödülleri hem de ABD’de CIO 100 Awards tarafından ödüllendirilmiş bir lider. IT’de geliştirilen yenilikçi yaklaşımların şirketlerin kurumsal dönüşümüne etkisini ve süreçteki zorlukları bizler için anlattı.

Türkiye’nin en köklü kuruluşlarından biri olan Evyap’ta 2010 yılından bu yana IT yönetimini üstlenmiş olan Fulya Bıçak Muştu, kısa süre içinde başarılı projelere imza atmayı başarmış ve bu projeler ile sektörün en saygın iki ödülünü almaya hak kazanmış bir CIO. Evyap’ta bu kadar kısa süre içinde farklı başarılara imza atması elbette ki tesadüf değil. Evyap’ta gerçekleştirdiği yönetim sistemleri transformasyonunu Evyap üst yönetiminin desteğine ve iş hayatında yönetim disiplininin farklı alanlarında yaptığı çalışmalara borçlu.

Sizi tanıyabilir miyiz? Profesyonel geçmişinizden bahsedebilir misiniz?

İzmir doğumluyum. Bornova Anadolu Lisesi mezunuyum. ODTÜ Endüstri Mühendisliği’nde lisans, Yeditepe Üniversitesi’nde MBA eğitimimi tamamladım. İş hayatıma 21 yaşında Aselsan’da başladım. Görevim süreçlerin tanımlanması ve iyileştirilmesi, ayrıca Grup Başkanlığı’na sunulan yönetim raporlarının oluşturulması idi.

Yönetim sistemlerine ilgim Bilişim 96 fuarında SAP ile tanışmamla farklı bir boyuta taşındı. Bu dönemde yolum I-Bimsa ile kesişti ve SAP danışmanlığı yapmaya başladım. Aldığımız yoğun eğitimler sonrası önce Malzeme Yönetimi, sonra Satış Dağıtım modüllerinde toplam 12 projede danışman, 2 projede proje yöneticisi olarak çalıştım. Danışmanlık yaptığım farklı sektörlerde farklı iş süreçlerini kurgulama fırsatı buldum.

Yöneticilik hayatım Danonesa’da başladı. Sabancı Holding Yönetici Geliştirme Programı’na kabul edilmem yöneticiliğe hızlı adaptasyonuma büyük katkı sağladı. Sonrasında British American Tobacco ve Çelebi Hava Servisi’nde IT yöneticilik görevime devam ettim. Çelebi’de IT ekibinin transformasyonunu ve firmanın yurt dışı iştiraklerinin yapılanmasında, ihale aşamasından anahtar teslime kadar IT’nin tüm fonksiyonlarının inşasını sağladık. Ayrıca firmanın EFQM  Mükemmellik yolculuğu çalışmalarına destek oldum.

2010 yılı başından beri Evyap bünyesindeyim. Bilgi Sistemleri ve Süreç Yönetim Müdürü olarak Holding şirketlerinin Bilgi teknolojileri, süreç yönetimi, IT ve süreç destekli iş projelerinin program yönetimi ile operasyonel ana veri yönetimi stratejilerinin planlanması, uygulanması ve sürekli iyileştirilmesinden sorumluyum.

Profesyonel yöneticilik görevimin yanı sıra, KALDER EFQM Kalite Ödülü Değerlendiricisi ve itSMF Türkiye oluşumunun Yönetim Kurulu Başkan Yardımcısı olarak ilgili sektörlere destek veriyorum.

Biriminizin oluşum sürecinden bahseder misiniz?

Evyap’a 2010 yılının Ocak ayında katıldım. Bir süre danışman olarak çalıştım. Evyap’ın dönüşümüne tanık olduğum ilk günden itibaren çok keyifli, ama bir o kadar yoğun bir çalışma ortamına dahil oldum. SAP ERP sistemi 14 modülüyle 4 Ocak 2010 tarihinde devreye alınmıştı ve sistemi stabil duruma getirebilmek için her seviyede yoğun bir çalışma yürütülüyordu. Bu dönemde entegre bir programla çalışmanın birim içi ve birimler arası iletişimin üst düzeyde olmasını zorunlu kıldığı gözlendi. Örneğin, sistemde satın almadaki bir aksaklık mal kabulünü engelliyor, sevkiyattaki aksaklık dönem kapanışını etkiliyordu.

İlk etapta Nisan, 2010’da başlayan “SAP Bakım ve Destek Dönemi”ne geçiş planını oluşturduk. Sonrasında bu yeni altyapıda Evyap’ın değişen ihtiyaçlarına, üzerinde uzlaşılan sürede ve kalitede cevap verebilmek, istenilen değişiklikler devreye alındığında mevcut sürecin sağlıklı işlemesini garantilemek, doğru teknoloji ve süreci firma için doğru zamanda konumlandırabilmek amacıyla bir yol haritası hazırladık ve IT Grubu’nu, “Bilgi Sistemleri ve Süreç Yönetimi Müdürlüğü” olarak yeniden yapılandırdık. Nisan, 2010’da bu birimin başına getirildim.

Evyap Bilgi Sistemleri ve Süreç Yönetimi olarak görev ve sorumluluklarınız neler?

İşimizin temeli müşteri hizmeti ve ürün yönetiminden oluşuyor. Süreç Yönetimi Birimimiz, “doğru işin yapılması”dan, Bilgi Sistemleri Yazılım Birimi, “doğru işin doğru yapılması”ndan, Donanım ve Altyapı Birimi, “doğru zamanda ve yerde, doğru teknolojinin konumlandırılması”ndan ve Proje Yönetimi Birimi, iş birimlerinin süreç ve teknoloji desteğiyle yürüttükleri “projelerin doğru planlanması ve planlanan zaman, kapsam ve maliyetle tamamlanması”ndan sorumlu. Operasyonel Ana Veri Yönetimi ise yaptığı kontrollerle yeni malzeme kodlarının “sisteme doğru zamanda doğru tanımlanması”ndan sorumlu.

Bu yapıyı rakiplerimize kıyasla küçük, ama Evyap ile birlikte büyüyecek bir çekirdek kadroyla yönetiyoruz. Şirketlerimizin yazılım, donanım ve süreçlerini merkezi olarak yönetiyor, bir yandan da “global düşünen, gerektiğinde yerel davranan” bir yönetim sistemleri altyapısını şekillendirmeye çalışıyoruz. Yalın ve çevik olmak ve değer yaratmak amacıyla şirketimizin kritik süreçlerinin yürütüldüğü sistemleri kadromuzla destekliyor, katma değeri düşük işleri outsource ediyor, ileri seviye uzmanlık gerektiren işler için kısa süreli danışmanlık hizmeti alıyoruz.

İşlerimizi yürütürken hepimiz sahada olmaya özen gösteriyor, iş birimleriyle yoğun işbirliği halinde çalışıyoruz. Bu geniş yapının yönetiminde en büyük destekçilerimiz, şirketlerimizin farklı birimlerinden seçilen anahtar kullanıcılar (yazılım) ve ARI Grubu (süreç). Faaliyetlerimizi, yöneticimiz olan Finans ve Yönetim Sistemleri Grup Başkanı’nın yanısıra, farklı birimlerin üst düzey yöneticilerinden oluşan, Bilgi Sistemleri Yönlendirme Komitesi’ne ve İcra Kurulu Üyelerince yönetilen Bilgi Teknolojileri Strateji Komitesi’ne raporluyoruz. Bu şekilde organizasyonun stratejisi ve odaklandığı alanlarla ilgili olarak ilk elden bilgi ediniyor ve bu odak alanların gerçekleştirilebilecek teknoloji, süreç ve proje altyapısını oturtmaya çalışıyoruz.

Yürüttüğünüz Polen projesinin detaylarını paylaşır mısınız?

Departmanımızın faaliyete geçmesi sonrası, hızlı büyüyen, büyürken de esnekliğini korumaya çalışan Evyap’ta sürekli gelişen kurumsal bir yapıoluşturmak için “Sürdürülebilir Süreç Yönetimi” projesini başlattık. Projenin adını “POLEN” olarak belirledik.

Projede öncelikle tüm yöneticilerin katılımıyla Evyap’ın tüm süreçlerinin yer aldığı süreç ağacı (değer zinciri) oluşturuldu. Ardından yaklaşık 250 farklı kişinin katılımıyla gerçekleştirilen çalıştaylarda 360’dan fazla süreç akışı çizildi ve her bir süreç için iyileştirme alanları ve süreç performans göstergeleri belirlendi. Süreci yürüten ve yönetenlerin yanısıra sürece girdi sağlayan ve sürecin sonuçlarından etkilenen birim temsilcilerinin tüm çalıştaylarda yer alması ile süreçlerin 360 derece değerlendirilmesi yapılmış oldu. Bu yaklaşımın yanısıra, değişim yönetiminin birimlerden seçilen temsilcilerin (ARI Grubu) de katılımıyla yürütülmesi ile süreç ve teknoloji yönetiminin tabana yayılarak içselleştirilmesi sağlandı.

Paralelde erken kazanım projeleri yapıldı. İyileştirme alanları farklı temalarda projeler olarak gruplandırıldı, önceliklendirildi ve bu alanda da sonuçlar üretilmeye başlandı.

Proje çalışmaları sürerken IT ekibi olarak kendi süreçlerimizi netleştirmek ve bu süreçleri başarıyla yürütmek için gereken yetkinlik inşasına başladık. ITIL prensiplerini temel alarak süreçlerimizi, talimatlarımızı ve prosedürlerimizi yeniledik.

POLEN projesini, 2012 yılı başında, planlanan bütçede, zamanda ve kapsamda tamamladık. Projenin teknoloji & servis yönetimi, süreç yönetimi ve organizasyonel gelişim adına birçok faydası görüldü. Teknoloji & servis yönetimi adına en belirgin birkaç getirisini paylaşmam gerekirse; projenin çıktıları Evyap’ın uluslararası yatırımlarında, kurumsal yaklaşım ve ortak yönetim anlayışı oluşturulması için başvuru kaynağı olmaktadır; Bilgi Sistemleri iş birimleri üzerindeki algısı, “süreçlere hakim olması ile, iş birimlerinin hedeflerine ulaşmasında akla gelen ilk partner“ yönünde güçlendi; Bilginin paylaşılması ile şeffaflık ve kurumsal hafızanın korunurluğu sağlandı; Planlı Taleplerin Alınması” sürecinin devreye alınması ile, iyileştirme alanları ve stratejiler bazında 3 yıllık proje portföyü ve iş-kapasite planı oluşturularak stratejik hizalanma sağlandı; Taleplerin merkezi yönetimi ile IT, önünü daha net görerek, hizmet seviyelerine göre  sanallaştırma ve bulut çözümlerine yatırım yapmaya başladı.

“Süreç Yönetim Temelli Bilgi Teknolojileri Yaklaşımı”nı temel alan bu proje ile Türkiye’de CIO Ödülleri 2012 programında onurlandırıldım. Aynı proje ile 2013 yılı başında CIO dergisi tarafından düzenlenmekte olan CIO100 Awards programına başvurdum ve Ağustos,2013’de Colorado, ABD’de düzenlenen CIO100 Sempozyum & Ödül Töreninde Evyap olarak dünya çapında onurlandırıldık.

POLEN Projesinin bir benzerini Evyapport’ta uyguladınız. Buradaki farklılıklar ve zorluklar neydi?

Her seviyeden yoğun destek verilen POLEN Projesi sonrası, bu yaklaşım “PRUVA Projesi” adı altında Evyapport’ta uygulandı. Bu çalışmanın sonuçları organizasyonel düzenlemede kullanıldı. IT kadrosu ve süreçleri bu hızlı dönüşüme adapte olacak şekilde yapılandırıldı. Evyapport, Evyap Sabun ile kıyaslandığında nispeten daha küçük ancak çok esnek, hızlı büyüyen, teknoloji üzerine koşan bir yapı. Hizmet sektöründe 7/24 sahada olmanız gerekiyor. Bir örnekle açıklamak gerekirse sahadaki access point arızalandığında ilgili vincin taşıdığı konteynır havada asılı kalıyor, hizmet anında aksıyor.

Evyap son yıllarda uluslararası alanda da faaliyet göstermeye başladı. Bu alanda IT olarak siz ne gibi çalışmalar yapıyorsunuz?

Son yıllarda yaşanan rekabet sonucu Evyap, vizyonuna uygun olarak, ucuz hammadde kaynaklarına ve yeni pazarlara daha yakın konumlanmaya, ayrıca neutral sabunculuk teknolojisinden oleokimya teknolojisine geçme kararı sonucunda Malezya’da yapılanmaya başladı. Asıl üretimin yapılacağı tesisin inşası sürerken, geçici bir tesiste üretim yapılarak, bölgeye olan yabancılığın aşılması ve asıl tesis için hazırlıkların yerinden yönetilmesi hedeflendi.

Geçici üretim tesisi SAP kurulumunu 3 ayda tamamladık. Bu başarımızın sırrı 2009 yılındaki ilk SAP proje ekibinde yer alan, ilgili modüle ve iş süreçlerine çok hakim olan anahtar kullanıcılarımızla birlikte projede yer almış olmamız. Bu sayede mevcut bilgi birikiminin Malezya ekibine aktarılmasını garantiledik. Altyapıyı Türkiye, Malezya ve sonraki tüm iştirakler için global veri merkezinde aynı üstbirim üzerinden kullanılan “private cloud”  hizmeti olarak kurguladık. Bu ekibimizle birlikte, Malezya’da 2014 yılında devreye alınması planlanan asıl üretim tesisinin teknoloji ve süreç altyapısını oluşturmanın arifesindeyiz. Müşteriye Yakınlaşma stratejisi kapsamında, Rusya ve Ukrayna’da  2014 yılı başı itibariyle Evyap kendi satış ve dağıtım şirketleriyle faaliyetlerine başlıyor olacak. 2 ülkenin donanım altyapısını tamamlanmak üzere. Kısa zamanda süreç ve yazılım altyapısının da tamamlanmasını planlıyoruz. Evyap’ta, artan IT ve süreç ilişkili proje portföyünü daha etkin yönetebilmek amacıyla 2013 yılı başında Program Yönetimi birimi kuruldu. Bu birimin hızlı adaptasyonuyla, erken uyarı mekanizmaları kuruldu ve kaynakların daha doğru kullanımı sağlanmaya başlandı.

Bundan sonrasında Evyap’ta yaşanacak dönüşüm ve yeni projeler neler olacak?

EVYAP Genel Müdürü ve Yönetim Kurulu üyesi Mehmed Evyap’ın önderliğinde Evyap 2.0 tanımlaması yapıldı ve 2013 yılı başında Evyap 2.0 dönemine geçildi. Bu yeni dönemde firmada 3+1 stratejisini gerçekleştirmeye odaklanmakta. İş Stratejilerimiz “Tedarik zincirinin yeniden konumlandırılması”, “Müşteriye/Tüketiciye yakınlaşma” ve “Markaların yeniden konumlandırılması”. İş Stratejilerini destekleyen insan stratejisi ise “ Yüksek Performans Kültürünün Oluşturulması” olarak belirlendi.

Sayın Mehmed Evyap’ın “Evyap 2.0” tanımlamasını desteklemek ve bu vizyon ile hizalanmak amacıyla, 2012 yılı sonunda biz de “Evyap IT 2.0” tanımlamamızı yaptık. Bu dönemde, birimimizin süreçlere, teknolojiye ve projelere hakimiyetini her geçen gün artıracak, iş birimlerinin hedeflerine ulaşmasında akla gelen ilk “iş ortağı” rolünü güçlendireceğiz. Bu yolda yürürken kompleksite yaratmayan ve değer katan iş çözümleri oluşturacak; esnek, kullandıkça ödeyeceğimiz yeni nesil teknolojilere yatırım yaparak çevikliği sağlayacak ve iş birimleriyle hizalanarak firmanın istenen sonuçları üretmesine kendimizi adayacağız.

3 yıllık iş-kapasite planımız hazır. Bu planı gerçekleştirmek için kendimizi sürekli geliştiriyor, bu alanda başarılı örnekleri inceleyerek planı güncel tutuyoruz. Tüm çalışmalarımızı stratejilere hizalıyor, sonuçlarını ilgili birim yöneticileri ile stratejiler, odak alanları ve inisiyatifler bazında değerlendiriyoruz. Her işi yaparken Evyap Sabun Türkiye, Malezya, Evyapport için 3 defa düşünüyoruz. Birkaç ay içinde her  yaptığımız işi, Evyap Rusya ve Evyap Ukrayna için de düşünüyor olacağız.

Evyap, 86 yıllık geçmişi olan büyük ve köklü bir firma. Yaklaşık 4 yıldır güzel değerlere sahip bu büyük ailenin bir üyesiyim. Gelişim ve değişim rüzgârını arkasına alarak hedeflerine son hızla ilerleyen bu geminin makinistlerinden olmak bana inanılmaz bir heyecan veriyor. İşini seven, aidiyeti yüksek, dürüst ve çalışkan bir ekiple çalışıyorum. Geminin başarılı bir şekilde ilerlemesini sağlayan bu tayfanın da yanımda olması, bu yolda daha ileri ve zorlu hedeflere ulaşma isteğimi her an arttırıyor. Bu ortamda ekip çalışmasına önem veren ve motivasyonu yüksek bir takım olarak, tüm Evyap çalışanlarına destek vermekten mutluluk duyuyoruz.