Senning, her türden toplantıyı video-konferans çözümü üzerinden gerçekleştirebiliyor. Kullandığı teknolojiler arasında Google Hangouts’tan, kameralar ve projeksiyon cihazları ile kurulan orta düzey sistemlere kadar birçok teknoloji var. Bu nedenle kendisi birçok sisteme ve bu sistemlerin yaratabileceği problemlere aşina. Bir keresinde, kamera ve bilgisayarını kullanarak uzaktan bir sunum gerçekleştirmesi gerekiyordu ve konferans öncesinde donanımların hepsini test etti – görüntüyü ekrana taşıyacağı projektör hariç. Ve sunum başladığında elbette çalışmayan projektör oldu. Senning bundan çıkardığı dersin tüm ekipmanları önceden test etmek olduğunu söylüyor.
Video konferansta katılımcıların üzerindeki baskı, sunumu gerçekleştirenden daha az olabilir. Ancak genellikle sistemlerini son dakikaya kadar kurmama ve test etmeme sorunu uzaktan katılanlarda oluyor. Yanınızda ekipmanın çalışmasını sağlayan bir teknik eleman ile birlikte kurumsal telepresence odasında değilseniz eğer, o zaman yazılımın kurulu olduğundan, eklentilerin yüklü olduğundan ve devre dışı bırakılmadığından, ses ve durdurma seçeneklerinin neler olduğundan, chat özelliklerinin neler olduğundan toplantı başlamadan önce test ettiğinizden emin olun.
İpucu 2: Görüntü de ses de önemlidir
Video konferansa, telepresence odası dışından katılıyorsanız, ortam seslerine ve kameradaki görüntünüze önem verin. Çünkü görüntünüz ve sizin tarafınızdaki sesler hem toplantıya katılanlara hem de sunumu gerçekleştiren kişilere gidiyor.
Bulunduğunuz ortam öncelikle karmaşadan ve ortam hareketliliğinden uzak olmalı. Hatta dışarı açılan bir pencereye de bakıyor olmama ki, video-konferansa katılan kişilerin dışardan geçenlerle dikkatleri dağılmasın. Tümleşik ortak çalışma platform şirketi Polycom’un IT Grup Başkan Yardımcısı ve CIO’su Scott McCool, katıldığı bir video konferansta şirket çalışanlarından birinin eşinin arkada çocuğunun altını değiştirdiğini hatırlıyor. “Neyse ki, resmi olmayan bir toplantıydı ve bu yüzden görmezden gelindi. Ancak böyle bir şeyin üst düzey bir iş toplantısında gerçekleştiğini düşünün…” diyor McCool.
Video konferans yaptığınız ortamdaki ışık yeterli olmalı ki, başkaları yüzünüzü gölgesiz veya aşırı parlama olmadan görebilsin. Kameraların ve ses girişlerinin, siz hareket etseniz bile aktarım sağlayabilecek şekilde konumlandırılmış olması gerekiyor. Üst segment ekipmanlarda bu daha kolay bir şekilde sağlanacağı bir gerçek.
Dizüstü bilgisayarınızın kendi kamerası gibi dar alana odaklanabilen sabit bir kamera ile video-konferans yapıyorsanız, konuşma alanının dışına çıkmamaya özen göstermelisiniz. Altın kural, telekonferansa katılan herkesin görebilmesi ve görülebilmesidir, ki bu en azından konuşan kişi açısından geçerlidir. Kamera açısı da bir diğer önemli noktadır.
McCool, akıllı telefonlarını bardak tutaçlarına yerleştirerek kullanan satış temsilcilerini veya masaüstü kameralarını yüzlerinin alt tarafına yerleştiren ofis çalışanları gördü. McCool’un bu konudaki yorumu, “Yüzü aşağıdan yukarı görüyorsunuz. Bu gerçekten hiç hoş değil” şeklinde.
Kör açılardan kaçınmak için kameraya göz seviyesinden baktığınızdan emin olun. Tıpkı bir toplantıda insanlarla yüz yüze konuşmanız gibi… Hatta bunun için video-konferans boyunca dizüstü bilgisayarınızı kaldırmanız veya yüksekçe bir yere koymanız gerekiyorsa, bunu yapın.
Kıyafetinize de özen göstermeniz gerekiyor. McCool, kamerada sizi güzel gösterecek bir kıyafet seçmenizi tavsiye ediyor. Bu sade bir renkte, üzerinde çok karışık desenleri olmayan bir kıyafet olmalı. Ayrıca aşırı dikkat çekebilecek takılardan da kaçının.
Ses içinse mikrofonunuzun, sesinizin karşı tarafa fazla yüksek veya alçak gitmesine neden olmayacak şekilde yerleştirildiğinden emin olun. Bazen ortam gürültüsünü önlemek için “mute” tuşundan faydalanın. Ayrıca konferansın bitmesinden sonra karşı tarafa özel bir görüntünün veya sesin gitmesinin önüne geçmek için bunu sağlayabilecek tüm donanımlarınızı kapattığınızdan emin olun.
İpucu 3: Etkileşim kurun
Video sunumlarınızın hatırlanabilir olması için, sizi izleyenler ile konuştuğunuzdan emin olun. Onlara vaaz vermiyorsunuz. Nasıl olursa olsun, monoton bir sesle PowerPoint sayfalarından okumamaya çalışın. Sorular sorarak video-konferansa katılan kişilerle etkileşimi sürdürün. Gerektiğinde onlara isimleriyle hitap etmeyi ihmal etmeyin.
Multi medya özellikleri ile herkesi video-konferansa dahil edebilmek için kullandığınız sistemin yazı tahtası gibi farklı fonksiyonlarından yararlanmayı unutmayın. “Konuşan kafa sendromu”ndan kaçınmak için görüntünüzü, grafikler, görseller, konuyla alakalı videolar göstererek zenginleştirmeye çalışın. Konuyla ilgili çekici noktaları takımınız veya konuyla ilgili konuşmacılarla paylaşmaktan çekinmeyin.
Video konferans katılımcıları, özellikle de uzaktan katılım gösteriyorlarsa pozitif bir modda arkadaşlarına yaslanıp oturmaya meyillidirler. Ancak kariyer uzmanları, çalışanlar böyle yaptıklarında kariyerlerinde parlama fırsatını kaçırdıklarını söylüyorlar. Yazılı veya görüntülü olarak soru sorun. Adınızı, hangi departmanda ne iş yaptığınızla birlikte belirtmeyi unutmayın. Araştırmalara katılın. İlgili olabilecek kaynaklar sunun ve genel olarak gözünüz ve kulağınız açık olsun.
İpucu 4: İş etiğini unutmayın
24
