Ortak çalışma konusunda zamandan ve paradan tasarruf sunan video konferans çözümleri, şirketler arasında popülaritesini artırıyor. Hem ofiste olan hem de uzaktan erişim sağlayan çalışanlar için video-konferansların doğru yapılmasının yollarını sunuyoruz.
Mary K. Pratt
Konu video konferans olunca “Manners in a Digital World” kitabının yazarı ve aynı zamanda Emily Post Enstitüsü’nün sözcüsü Daniel Post Senning, bunun kazanmanız gereken, ancak kaybedebileceğiniz bir oyun olduğunu belirtiyor ve ekliyor: “Video konferans araçlarını yürütebilme ve yönetebilme beceriniz profesyonelliğiniz ve kim olduğunuz hakkında bilgi veriyor” diyor. Üstelik bunun teknik araçlara yatkınlığınızla ilgili olmadığına, sosyal becerilerinizle de ilgili olduğuna dikkat çekiyor.
Video konferansta ister ana konuşmacı isterse uzaktan katılımcı olun, davranışlarınız ve yaptığınız yanlışlar, işinizdeki itibarınıza önemli bir etkide bulunabilir. İşinizle ilgili geri dönülemez sonuçlar da doğurabilir.
Her büyüklükten şirketin giderek daha fazla ve daha farklı amaçlarla video konferans çözümlerinden yararlandığı bir dünyada bunu doğru yapabilmek önemli bir konu haline geliyor. IDC’nin video-konferans ve ‘telepresence’ alanındaki 2014 raporu, her büyüklükten şirketin masaüstü ve mobil video ortak çalışma platform araçlarının kullanımında artış yaşandığını ortaya koyuyor. Araştırmaya katılan şirketlerin yüzde 44’ü hali hazırda bir video-konferans çözümünü kullandığını, yüzde 42’si ise yakın zaman içinde veya uzun vadede böyle bir çözümü kullanmaya başlamayı planladığını söyledi. Gigaom Research tarafından 2014’te yayınlanan “Video konferans, ortak çalışmada neden önemli?” başlıklı rapor ise uzaktan çalışanların yüzde 87’sinin video-konferans ile kendilerini, takımlarına ve iş süreçlerine daha bağlı hissettiğini söylüyor.
Senning ve bu alanda uzman kişiler, bazı ufak tefek değişikliklerle birçok kişinin sanal etkileşimlerini daha iyi hale getirebileceklerini söylüyorlar. Video konferansa ister şirketinizin son teknoloji tele-presence odasından katılın, ister arkadaşlarınızla birlikte dizüstü bilgisayarınızdan veya Google Hangouts üzerinden bağlanın ihtiyaç duyabileceğiniz bazı tavsiyelerimiz var. Video-konferans konusunda dört ipucu sunuyoruz size:
İpucu 1: Kullanacağınız araçları çok iyi bilin
iPhone’dan FaceTime yaparak bile olsa bugünlerde herkes bazı video konferans deneyimlerinden geçiyor. Ancak bu araçlara gündelik hayatta kullanıyor olmanız, sorunsuz bir deneyim yaşayacağınızı garantilemiyor. Özellikle de işle ilgili durumlar söz konusu ise…
Kurumlar için binlerce dolara mal olan teleprense odalarında kurulu olan orta segment modüler sistemlerden, Skype, Google Hangouts ya da bulut tabanlı Blue Jeans gibi düşük maliyetli veya ücretsiz servislere kadar çok fazla sayıda video-konferans seçeneği bulunuyor.
Şirketinizin kullandığı bunlardan hangisi olursa olsun, bir katılımcı veya bir konuşmacı olarak kullanılan donanımdaki giriş ve çıkışları, yazılımı ve bağlantı seçeneklerini anladığınızdan emin olmanız gerekiyor. İdeal olan bu bilginin konferans başlamadan 90 dakika önce bir ara kontrol edilmesidir. Çünkü en iyi sistemlerde ya da profesyonellerin en çok kullandıkları sistemlerde bile küçük teknik problemler yaşanabilir.
24
