Çok fazla proje, çok fazla kötü yönetim. Bu birçok IT yöneticisinin çekindiği bir durum. Esasında proje yönetim yazılımı olduğunda dahi, IT projeleri sıklıkla planlanandan daha uzun (çok daha uzun) sürüyor ve maliyeti orijinal bütçeyi aşıyor.
Neden güzel projeler kötü gidiyor? CIO.com düzinelerce IT yöneticisi ve proje müdürüne anket düzenledi ve 12 Yaygın Proje Yönetim Hatası listesiyle geldi; genellikle zaman israfına neden olan ve maliyetli olan bu problemlerden kaçınma yollarını da paylaşıyoruz.
Proje Yönetim Hatası No. 1: Proje yönetimi için doğru insanı atamamak. “Tipik olarak kaynak tahsis etme sırasında çabanın çoğu doğru proje müdürünü bulmaktan ziyade doğru kaynakları bulma üzerine odaklanıyor,” diye açıklıyor teknolojisi çözümleri sağlayıcısı olan Force 3’ün danışmanlık servisleri ve proje yönetim ofisi başkan yardımcısı Sudhir Verma. Aslında sıklıkla “proje müdürleri yetenek takımlarına göre değil uygunluk bazında seçiliyor.” Diğer taraftan yeterince eğitilmemiş ve/veya deneyimsiz bir proje müdürü projeyi tehlikeye atabilir.
Çözüm: Yetenek takımları proje gereksinimleriyle uyumlu olan bir proje müdürü seçin.
Proje Yönetim Hatası No. 2: Takımdaki herkesin projenin arkasında olmasını sağlayamamak. Çoğu kez projeler başarısızlıkla sonuçlanır çünkü departmanlardan, projeden etkilenen ve dahil olan insanlardan yeteri kadar destek almamıştır. Yöneticiler; 1) Herkesin rolünü netleştirmemiştir, 2) Proje başarılı bir biçimde tamamlandığında herkesin elde edebileceği kişisel karşılıkları tanımlamamıştır, 3) Herkesin projeye katkılarının nasıl değerlendirileceğini söylememiştir ve/veya 4) Proje hakkında aciliyet hissi oluşturamamıştır. Bu da ekibi işin her zamanki gibi iyi olacağı düşüncesine sevk etmiştir,” şeklinde konuşuyor etkin iletişim konusunda çalışan eğitimi sağlayan Communispond’un CEO’su Bill Rosenthal.
Çözüm: “Proje müdürü, takımı bir araya toplamakla başlamalı (uzaktaki çalışanlar var olan en iyi teknolojiyle bu toplantıya dahil edilmeli), projeyle ilgili bir sunum yapmalı ve herkesi ateşleyecek şekilde projenin önemini belirtmeli.
Proje Yönetim Hatası No. 3: Yönetim desteği sağlayamamak.
Çözüm: “Organizasyonun daha üst seviyelerindeki birisinin projeyi en başından en sonuna üstlenmesi ve başarısı için kişisel olarak gayret sarf etmesi gerekir,” şeklinde konuşuyor Costa Rican Vacations & Panama Luxury Vacations’ın kurucularından ve pazarlama müdürü Casey Halloran. “Bir projenin başı belirgin olmadığında, işler parçalanma eğilimindedir.”
Proje Yönetim Hatası No. 4: Aynı anda çok sayıda projeyi üretime sokmak. “Çoğu yönetici tüm projeleri aynı anda başlatarak daha fazlasını tamamlayacaklarını düşünür ama gerçekte bu ters etki yapar,” diyor organizasyonlara projelerini daha hızlı tamamlamalarında yardımcı olan Silikon Vadisi firması Realization’un CEO’su Sanjeev Gupta. “Çoklu görev insanları yavaşlatır, kaliteye zarar verir ve hepsinden kötüsü çoklu görev sıralamasının neden olduğu gecikmeler organizasyon çapında katlanarak artar çünkü insanlar diğerlerinin öncelikli görevleri bitirmesi için beklemek zorunda kalır.”