Fenerbahçe Spor Kulübü Bilgi Teknolojileri ve İş Geliştirme Koordinatörü Ali Fatih Bayraktar, sekiz ayda hayata geçirdikleri SAP projesinin, kulübün kurumsallaşma hamlesindeki yerini ve kendileri açısından önemini anlattı.
Sevgi Demirkale
Fenerbahçe Spor Kulübü, 2013’te hayata geçirdiği SAP projesi ile Avrupa, Ortadoğu ve Afrika’yı kapsayan EMEA bölgesinde Hızlı Kurulum Kategorisi’nde Bronz Kalite Ödülü’ne layık görüldü. Proje Türkiye ‘de de aynı kategoride “Altın Ödül” ün sahibi olmuştu. SAP, EMEA’da ilk kez bir spor kulübünü ödüllendirdi. Fenerbahçe Spor Kulübü Bilgi Teknolojileri ve İş Geliştirme Koordinatörü Ali Fatih Bayraktar, Türkiye’de de ilk kez bir spor kulübünün bir kurumsal kaynak planlama yazılımını bu kadar kapsamlı bir şekilde hayatta geçirdiğine dikkat çekiyor.
SAP’nin global çözüm ortağı itellegence danışmanlığında hayata geçen proje, sekiz ayda tamamlandı. Bayraktar, projenin, Fenerbahçe’nin 9 branşını ve bağlı 9 şirketini de kapsadığını söylüyor ve sürecin ilerleyişini şöyle anlatıyor: “Fenerbahçe’nin 2013 yılında başlattığı kurumsallaşma atağının önemli bir ayağı olarak görülen proje ile şu anda Fenerbahçe’nin dokuz şirketinin finans altyapısını, insan kaynaklarını, satın almasını SAP’de yönetiyoruz. Futbol A.Ş.’nin mali dönemi Haziran’da, diğer şirketlerin de Ocak’ta başladığı için önce Futbol A.Ş., üç ay gibi rekor sayılacak oldukça kısa bir sürede sistemi kullanmaya başladı. Geriye kalan sekiz şirkette ise Ocak 2014 itibariyle yeni sisteme geçildi.”
Bayraktar, “bir iş dönüşüm projesi” olarak tarif ettiği bu sürecin neden bu kadar hızlı ilerlediğini, “Hedefimiz çok hızlı bir geri dönüş almaktı. Kurumsallaşma hamlesini başlatıyorduk ve çok vaktimiz yoktu. Fenerbahçe Spor Kulübü tüzüğü gereği her üç yılda bir yeni yönetim seçiliyor. Başkanımız ve Yönetim Kurulumuz kurumsallaşma kararını almışken, hızlı davranıp sonuçlarını almak zorundaydık. Bu sadece SAP projesi için değil, bu kapsamda yapılan tüm işler için geçerliydi. Biz sadece farklı bir yerden başlamış olduk” diye açıklıyor.
3 bine yakın iş akışı çıkarıldı
Bayraktar’ın verdiği bilgilere göre Fenerbahçe’nin kurumsallaşmadaki ilk adımı, tüm branş ve şirketler için iş analizi yaratmak oldu. 3 bine yakın iş akışı yazdıklarını söyleyen Bayraktar, iş akışlarının doğru tanımlanmasının kendileri açısından oldukça önemli olduğunu vurguluyor. Kulübün IT takımı, yazılan bu iş akışlarını intranet ortamına taşıdı ve kulübün tüm birimlerinin bu iş akışlarına elektronik ortamda erişebilmesini sağladı.
Yarattıkları bu altyapının SAP kurulumunu hızlandırdığına dikkat çeken Bayraktar, hedeflerinin projeyi şirket mali dönemlerine yetiştirmek olduğunu tekrar vurguluyor. “Ara dönemde geçmek istemiyorduk. Mali dönemin başlangıcına yetiştirmeseydik, proje bir yıl sarkacaktı” açıklamasında bulunuyor.
Peki, projenin Fenerbahçe Spor Kulübü’ne sunduğu faydalar neler oldu? Bayraktar, projenin, birçok noktada konsolidasyon sağladığına dikkat çekiyor ve açıklamasını şöyle sürdürüyor: “Kulüpte farklı farklı yazılımlar kullanıyorduk. Bu yazılımların bazıları eski, bazıları ise yeniydi. Yapıyı hiçbir şekilde konsolide edemiyorduk. Proje ile bu yazılımları tek yapıda birleştirmiş olduk. Bu sayede artık konsolide bütçe yapabiliyor ve tek noktadan anında Yönetim Raporlarımızı hazırlayabiliyoruz.”
“Maç maç bütçe yapabiliyoruz”
Bayraktar’a göre projenin diğer önemli bir faydası da raporlama ve karar alma süreçleri tarafında. Yönetim kanadının projenin faydalarını doğrudan görebilmesi için, Business Objects raporlama platformunu kullanmaya başladıklarını söyleyen Bayraktar, “Bu raporlama ekranı sayesinde futbolcu bilgileri, istatistikleri, bonservis ödemeleri, maçbaşı ve prim ödemeleri, kalan borçlar gibi tüm bilgiler tek ekran üzerinde görülebiliyor. Aynı şekilde maç maç bütçe yapabiliyoruz. Gelecek maçlara yönelik tahmin girerek, bir kazanç tahmininde bulunabiliyoruz. Esnek ve esnek olmayan tüm giderlerimizi tek bir cetvel üzerinde kontrol edebiliyoruz. Geçtiğimiz yıllara göre karşılaştırmalarda bulunabiliyoruz. Sponsorluk sözleşmeleri spor kulüpleri için çok önemli. Tüm sponsorluk sözleşmeleri, barter anlaşmaları sistem üzerinden kontrol edilebiliyor. Bu sayede gelir-gider dengemizi sağlamaya çalışarak, finansımızı yönetebiliyoruz” diye kaydediyor.
Bayraktar’ın verdiği bilgilere göre kulübün organlarından biri olan denetim kurulu da yeni sistem sayesinde kolay bir şekilde raporlara ulaşabiliyor ve böylece güçlü bir denetim sunabiliyorlar. Bayraktar, SAP’nin kulübe birçok noktada disiplin kazandırdığı düşüncesinde. Projenin Fenerbahçe Spor Kulübü Yönetim Kurulu tarafından da oldukça desteklendiğini belirten Bayraktar, “Kurumsallaşmaya büyük faydası oldu” diyerek sözlerini tamamlıyor.